Giải pháp quản lý toà nhà Odoo EAM

Chung cư, tòa nhà cao tầng, trung tâm thương mại hiện đang trở thành xu hướng của ngành bất động sản tại Việt Nam.

Tuy nhiên, thực trạng trong vận hành tòa nhà hiện còn gặp nhiều khó khăn, chưa được giải quyết thỏa đáng. Vậy làm sao để tìm ra giải pháp vận hành tòa nhà một cách hiệu quả? Mang lại lợi nhuận tối đa cho chủ đầu tư cũng như khách hàng của mình?


1. Những khó khăn thường gặp trong việc vận hành toà nhà

a. Khó khăn trong quản lý tài sản, bảo trì của tòa nhà

Bảo trì tòa nhà là hoạt động nằm trong hoạt động quản lý, vận hành tòa nhà. Hoạt động này được tiến hành thường xuyên theo định kỳ nhằm mang lại sự hiệu quả. Đảm bảo được hoạt động này diễn ra thuận lợi và thường xuyên nhất sẽ giúp cho tăng tuổi thọ của toàn bộ tòa nhà cùng các trang thiết bị. Nhờ đó hạn chế được các sự cố hỏng hóc ảnh hưởng tới sinh hoạt của cư dân.

Khối lượng công việc quản lý tài sản, bảo trì toà nhà là vô cùng khổng lồ. Việc lên kế hoạch bảo trì, phân công nhân sự, kiểm soát tiến độ, quản lý chi phí sao cho hiệu quả là một thử thách đối với nhà quản lý.

b. Những khó khăn trong quản lý dữ liệu nhà chung cư

Một khó khăn khác mà các doanh nghiệp quản lý vận hành thường gặp phải chính là những khó khăn trong quản lý dữ liệu nhà toà nhà. Đặc biệt đối với những tòa nhà chung cư lớn thường có nguồn dữ liệu khổng lồ cần quản lý.

Việc có quá nhiều dữ liệu cần quản lý bao gồm dữ liệu tài chính, nhân sự, thông tin khách hàng cư dân…. Tập trung ở những bộ phận phòng ban khác nhau dẫn tới dữ liệu dễ bị phân tán và rải rác nhiều nơi.

Điều này khiến cho doanh nghiệp quản lý vận hành rất khó có thể kiểm soát được những thông tin và dữ liệu trong tòa nhà thống nhất chi tiết, thậm chí còn có thể bỏ lỡ những thông tin quan trọng như khiếu nại, ý kiến của cư dân cùng khách hàng, dẫn tới ban quản lý không kịp thời nắm bắt và xử lý nhanh chóng.

c. Những khó khăn trong việc tổng hợp báo cáo

Việc tổng hợp báo cáo, thống kê trong tòa nhà thường khiến ban quản lý gặp nhiều khó khăn, nhất là khi kiểm soát báo cáo tài chính – kế toán. Báo cáo các khoản thu – chi, doanh thu, lợi nhuận,…. của doanh nghiệp yêu cầu phải cập nhật và tổng hợp theo từng ngày, từng tuần với số lượng không hề nhỏ.


2. Hệ thống quản lý toàn nhà Odoo Enterprise Asset Management (Odoo EAM)

Nhận thấy những khó khăn mà các đơn vị quản lý toà nhà mắc phải và nhu cầu ứng dụng công nghệ vào quản lý không ngừng gia tăng, có nhiều phần mềm đã được cung cấp trên thị trường. Trong số đó, giải pháp quản lý toà nhà Odoo EAM là một phần mềm hiệu quả mà doanh nghiệp cần cân nhắc sử dụng.

Odoo EAM là Hệ thống quản lý tài sản/bảo trì được sử dụng phổ biến tại các công ty lớn nhất thế giới vì tính đa dạng về chức năng, báo cáo và biểu đồ cũng như dễ sử dụng.

Theo kết quả khảo sát, hiệu quả mà Odoo EAM đem lại cho các công ty đã tin dùng như sau:

• Giảm tối thiểu 15% chi phí bảo trì

• Giảm tối thiểu 15% chi phí vật liệu thay thế

• Giảm 40 – 80% số lần sai hỏng

• Giảm thời gian phản hồi khi sai hỏng

a. Những hình thức toà nhà có thể sử dụng Odoo EAM

Hệ thống quản lý toà nhà Odoo EAM được tối ưu cho các hình thức bất động sản như: 

  • Tòa nhà chung cư, chuỗi tòa nhà: Quản lý danh sách căn hộ, mặt bằng, trạng thái căn hộ; Quản lý danh sách khách hàng, cư dân; Quản lý danh sách yêu cầu phát sinh từ các mặt bằng; Quản lý hợp đồng thuê phát sinh theo từng tòa nhà,... 

  • Tòa nhà văn phòng, trung tâm thương mại: Quản lý diện tích mặt bằng trong tòa nhà (diện tích đã thuê, còn trống, người thuê, giá thuê, dịch vụ đi kèm…;

  • Khu phức hợp: Quản lý tập trung toàn bộ cư dân trên một hệ thống duy nhất đối với tất cả các hộ dân trong từng tòa nhà với từng thông tin chi tiết về cư dân; Quản lý tài sản, trang thiết bị vật tư, lên kế hoạch bảo trì, bảo dượng tự động từng tài sản, trang thiết bị…

  • Mô hình văn phòng làm việc chung Co-working: Quản lý nhân viên theo phòng ban, tòa nhà; Quản lý trạng thái mặt bằng số phòng, phòng họp, văn phòng ảo, số ghế; Quản lý phòng thuê ; Quản lý khách hàng thuê...

b. Những tính năng hữu ích của hệ thống quản lý toà nhà Odoo EAM 

- Quản lý mặt bằng tòa nhà: 

  • Quản lý thông tin chi tiết từng mặt bằng, căn hộ trong tòa nhà

  • Quản lý trạng thái của mặt bằng: đã bàn giao, chưa bàn giao, đã vào ở.

  • Theo dõi tình trạng, lịch sử sử dụng mặt bằng tòa nhà.

  • Hỗ trợ xem chi tiết mặt bằng trong tòa nhà dạng lưới hoặc sơ đồ khối

  • Quản lý việc chuyển quyền sử dụng hoặc cho thuê mặt bằng trong tòa nhà.

  • Theo dõi công nợ chi tiết các dịch vụ phát sinh trong mặt bằng.

  • Quản lý danh sách một hoặc nhiều tòa nhà trên phần mềm

- Quản lý khách hàng, cư dân

  • Quản lý thông tin khách hàng mua căn hộ, thuê văn phòng, quản lý hợp đồng.

  • Quản lý tài liệu, biểu mẫu: Hợp đồng, hóa đơn, thông báo nhắc nợ, báo cáo các khoản phí, …

  • Theo dõi lịch sử giao dịch, sử dụng mặt bằng của khách hàng.

  • Quản lý phản hồi của từng khách hàng về dịch vụ của tòa nhà, thái độ phục vụ của nhân viên, các góp ý, thắc mắc về tòa nhà

  • Quản lý thông tin cá nhân chi tiết của mọi cư dân trong tòa nhà, quản lý những hộ dân chưa đăng ký hộ khẩu thường trú.

  • Quản lý việc đóng phí dịch vụ


- Quản lý dịch vụ, bảo trì, sửa chữa trong tòa nhà

  •  Lên kế hoạch bảo trì, sửa chữa các thiết bị trong tòa nhà

  • Quản lý danh sách đơn vị, cán bộ thực hiện việc sửa chữa

  • Quản lý chi phí sửa chữa bảo dưỡng

  • Quản lý lịch làm việc bảo trì, bảo dưỡng, vệ sinh trong tòa nhà

  •  Quản lý dịch vụ điện/nước: thông tin chi tiết dịch vụ điện/nước trên từng mặt bằng; Tính phí điện, nước, vệ sinh…

- Quản lý tài sản, trang thiết bị, hàng hóa trong tòa nhà

  • Quản lý thông tin tài sản: thông tin chung, Nhà cung cấp, đặc tính kỹ thuật ….

  • Quản lý quy trình mua tài sản/ trang thiết bị, hàng hóa; Quá trình thanh lý tài sản/trang thiết bị/ hàng hóa, tái sử dụng giá trị còn lại

  • Quản lý kế hoạch bảo trì: lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng tài sản tự động theo từng thành phần của tài sản/trang thiết bị...

  • Quản lý lịch sử, thời gian quá trình bảo hành, bảo trì các tài sản chung của tòa nhà

  • Hệ thống tự động gửi E-mail, SMS đến ban quản lý, nhắc nhở lịch bảo dưỡng tài sản

  • Quản lý danh sách nhân sự phụ trách, lịch làm việc, quá trình giao đầu mục công việc cho nhân viên kỹ thuật và quá trình xử lý công việc, báo cáo tiến độ thực hiện công việc từ nhân viên kỹ thuật lên hệ thống.

  • Hỗ trợ in phiếu sửa chữa, phiếu bảo trì, phiếu bảo dưỡng, phiếu xác nhận, phiếu báo cáo công việc, in lịch làm việc trực tiếp trên hệ thống.

- Quản lý nhân sự

Quản lý các quy trình bảo trì dựa trên khối lượng công việc, kỹ năng và sự thay đổi nguồn lực của công ty. Mô-đun quản lý nhân sự (Personnel Management Module) cho phép xác định tốt hơn các ưu tiên công việc, mức sử dụng tài nguyên tối ưu, giám sát hiệu suất nhân sự, xác định loại công việc mà nhân sự có khả năng thực hiện, xác định nhu cầu đào tạo nhân viên kỹ thuật, giám sát năng lực nhân sự, thời gian ngừng bảo trì ngắn hơn và lập kế hoạch làm việc hiệu quả.

  • Cho phép sử dụng dễ dàng điều hướng trực quan giữa các lệnh công việc và nhiệm vụ

  • Cung cấp khả năng quản lý nhiệm vụ và công việc phụ thuộc

  • Cho phép so sánh nguồn lực sẵn sàng để sử dụng tài nguyên một cách tối ưu

  • Cho phép lập kế hoạch công việc tự động phù hợp với kế hoạch ca làm việc

  • Cho phép nhân viên lập kế hoạch công việc hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng với lịch trình sẵn có của nhân sự.

- Báo cáo/Phân tích/KPI

Hệ thống phân tích báo cáo của Odoo EAM giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian với các công cụ báo cáo/ biểu đồ nâng cao và hàng trăm mẫu báo cáo. Hệ thống cung cấp hơn 30.000 mẫu báo cáo cho tài sản, vật liệu, mua hàng, biểu đồ và lệnh công việc.

Hệ thống báo cáo/phân tích của Odoo EAm cho phép theo dõi hiệu suất của nhân sự, năng suấtvà tỷ lệ đánh giá lại tài sản, thời gian bảo trì, và chi phí vật liệu, phân tích sai hỏng, phân tích nguyên nhân gốc rễ, tỷ lệ sẵn có của tài sản và các chỉ số hiệu suất chính (KPI).

  • Báo cáo lịch sử tài sản

  • Phân tích nguyên nhân sai hỏng

  • Phân tích hiệu suất nhân sự

  • Báo cáo ca làm việc

  • Báo cáo sử dụng vật liệu

  • Báo cáo chi phí bảo trì

  • MTBF/MTTR (thời gian trung bình giữa các lần sai hỏng/thời gian sửa chữa trung bình) dựa trên tài sản

  • ... và hơn 14.400 biểu đồ/báo cáo

3. Đơn vị nào tư vấn triển khai Odoo EAM 

Hệ thống quản lý tòa nhà Odoo EAM là giải pháp phần mềm tối ưu, toàn diện nhất để đáp ứng nhu cầu quản lý tòa nhà. Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt Odoo EAM sẵn sàng đem đến cho doanh nghiệp một giải pháp hoàn hảo.

Với nhiều năm kinh nghiệp tư vấn và triển khai Odoo ERP cho cho các công ty Malaysia lẫn Việt Nam, Onnet Consulting Group tự tin sẽ giúp cho doanh nghiệp bước vào quá trình chuyển đổi số thành công cùng Odoo.

Tính đến thời điểm hiện tại, Onnet Consulting Group đã triển khai giải pháp quản lý toà nhà thành công Odoo EAM cho các doanh nghiệp hàng đầu như TNT Holdings, Takashima, Saigon Centre... 



Onnet Onnet Consulting Group hiện đang là đối tác Vàng của Odoo tại Việt Nam và được Odoo công nhận là một trong những đối tác sớm nhất trên thế giới và là đối tác đầu tiên trong khu vực châu Á - Thái Bình Dương đủ khả năng triển khai Odoo 14 đến với khách hàng.

Thông tin liên hệ:  

 Tầng 15, toà nhà Silverwings, 137A Nguyễn Văn Cừ, Ngọc Lâm, Long Biên, Hà Nội

 Tầng 5, IMC Building, 62 Trần Quang Khải Phường Đa Kao, Quận 1, TP Hồ Chí Minh

 +84 24 666 39523

 info@on.net.vn 

 https://on.net.vn/

 Onnet Consulting Group - Your Odoo Partner

 Onnet Consulting Group

 Onnet Consulting Group

Giải pháp quản lý toà nhà Odoo EAM
Trần Minh Ngọc 12 tháng 4, 2021
CHIA SẺ BÀI VIẾT NÀY
THẺ PHÂN LOẠI
Những yếu tố nào tạo nên một dự án ERP thành công
Một dự án ERP triển khai thành công dựa trên rất nhiều yếu tố.