Tên công ty: Twerk Vzw
Vị trí: Bỉ
Ngành:F&B
Các ứng dụng chính được triển khai: CRM, Trang web, Kế toán, Sản xuất, Lập hóa đơn, Thương mại điện tử, Mua hàng, Bán hàng, Quản lý kho, Tiếp thị qua email, Sự kiện, Chất lượng
Quy mô công ty: 38
Số lượng người dùng: 14
Tổng quan
Do tốc độ tăng trưởng nhanh trong những năm qua, Twerk phải tìm cách tích hợp tất cả các quy trình kinh doanh như kế toán, hàng tồn kho và bán hàng vào một công cụ duy nhất. Hợp tác với Dynapps, Twerk đã triển khai Odoo và chuyển từ quản lý kho theo cách thủ công sang hệ thống kiểm kê tự động và hoàn thành kiểm kê cuối quý chỉ với 2 giờ thay vì 5 ngày.
Những thách thức
TWERK là một doanh nghiệp nhỏ, có trụ sở tại Herentals, Bỉ. Mục tiêu mà công ty đưa ra rất đơn giản: Đó là làm cho mọi người hạnh phúc. Sô cô la của Twerk không chỉ mang lại hạnh phúc cho những người thưởng thức mà còn cho những người làm ra chúng. Nhân viên của Twerk là những người bị Rối loạn phổ tự kỷ (ASD). Họ phát triển mạnh ở nơi làm việc của Twerk, nơi cung cấp cho họ một nghề nghiệp phù hợp, một mức lương công bằng và các công cụ để sống một cuộc sống có ý nghĩa. Tại TWERK, nhân viên không bị giới hạn bởi ASD. TWERK cũng là đại sứ Fairtrade cho Thành phố Herentals và được chứng nhận là nhà sản xuất 100% Fairtrade.
Ngoài việc sản xuất sô cô la cho những dịp đặc biệt như Ngày lễ tình nhân, Lễ Phục sinh và Giáng sinh, Twerk còn cung cấp dịch vụ làm sô cô la theo yêu cầu bằng kỹ năng và thiết bị của mình, họ có thể in logo và khẩu hiệu, tạo ra sự độc đáo.
Kể từ khi thành lập công ty, Twerk đã có sự phát triển không ngừng. Điều này đồng nghĩa với việc họ đã phải đối mặt và vượt qua rất nhiều thách thức. Tuy nhiên, việc không có hệ thống phần mềm phù hợp khiến Twerk phải đối mặt với sự kém hiệu quả dẫn đến mất thời gian. Trước khi chuyển sang Odoo, công ty đã sử dụng Access và Excel để xử lý đơn hàng và quản lý điều hành. Điều này gây ra nhiều khó khăn vì mọi thứ cần được thực hiện thủ công và không có thông tin nào được tích hợp. Sau những khó khăn đó và kinh doanh có dấu hiệu chậm lại, Twerk quyết định cần phải có một hệ thống mới để đáp ứng yêu cầu của công ty để đạt được một tầm cao mới.
Giải pháp
Sau khi tiến hành tìm hiểu về các hệ thống ERP, công ty quyết định sử dụng Odoo vì họ muốn có một hệ thống ERP mở và họ chỉ tìm được điều đó ở Odoo. Twerk muốn có thể tùy chỉnh giải pháp theo nhu cầu kinh doanh và có một hệ thống cho phép họ tiếp tục mở rộng quy mô kinh doanh của mình. Twerk quyết định làm việc với một đối tác triển khai vì khả năng về CNTT trong nội bộ bị hạn chế. Cuối cùng Twerk quyết định chọn DynApps sau khi xem xét danh sách các đối tác chính thức trên trang web của Odoo.
Bước đầu tiên là thực hiện quy trình kế toán trong Odoo. Trong vòng 3 tháng, bộ phận này đã hoạt động và tất cả các nhân viên đã được thiết lập và đào tạo để sử dụng nó một cách hiệu quả. Việc có nhân viên mắc chứng Tự kỷ không ngăn họ học cách sử dụng hệ thống mới ngay lập tức vì họ nhận thấy Odoo là một hệ thống rất thân thiện với người dùng và họ có thể tin tưởng vào sự chuyên nghiệp của Dyanpps trong việc đào tạo nhân viên.
Sau giai đoạn đầu, Twerk quyết định tiến hàng triển khai thêm CRM và quy trình bán hàng. Trong thời gian chờ đợi, tính năng quản lý kho đã được ra mắt nhưng quá trình này đã mất hơn năm tháng vì phạm vi kinh doanh của Twerk không đạt tiêu chuẩn nên phải triển khai nhiều tích hợp tùy chỉnh.
Trong quá trình triển khai, chắc chắn không tránh khỏi những khó khăn. Một sự thay đổi của ERP đòi hỏi nhiều nỗ lực để thay đổi cách làm việc và quy trình, nhưng nó là cần thiết. Một trong những thách thức công ty không có kiến thức cụ thể về CNTT, vì vậy việc chuyển đổi tư duy là một thách thức thực sự. Bất chấp những nỗ lực đã đặt ra, giờ đây tôi có thể nói rằng các nhân viên đã trở thành một số chuyên gia Odoo.
Một thách thức khác mà Twerk phải đối mặt là ngân sách cần thiết cho toàn bộ hệ thống chuyển đổi ERP. Dynapps đã làm rất tốt và bổ sung thêm tùy chỉnh cho sản xuất và bán hàng, ví dụ: nhiều biến thể sản phẩm và khả năng ghép nối các sản phẩm bán hàng. Khi quá trình triển khai hoàn tất và nhân viên đã sẵn sàng sử dụng, tất cả dữ liệu được nhập thông qua hệ thống thay vì thêm mọi thứ theo cách thủ công, điều này đã tiết kiệm rất nhiều thời gian cho Twerk.
Kết quả
Thời điểm này nhìn lại, Twerk vẫn không thể tin rằng trước đây mình đã phải bỏ ra quá nhiều công sức và thời để quản lý hàng tồn kho bằng cách đếm thủ công vào mỗi buổi sáng và buổi trưa. Với Odoo, Twerk không còn cần phải theo dõi hàng tồn kho đến và đi. Bảng điều khiển tồn kho của Odoo cung cấp một cái nhìn tổng quan về tất cả những thông tin này và hơn thế nữa.
Odoo cũng dễ dàng kết hợp với tất cả các hãng vận chuyển giúp việc giao hàng cho Twerk trở nên dễ dàng. Ở một nơi, họ có thể bán hàng, quản lý kho và đảm bảo giao hàng an toàn, nhanh chóng cho tất cả khách hàng.
Trước khi sử dụng Odoo, quá trình quản lý yêu cầu vào cuối quý mất năm ngày để hoàn thành, giờ với Odoo, nhóm chỉ mất 2 giờ. Odoo đã cho phép Twerk quản lý hiệu quả những khó khăn mà họ phải đối mặt trước đây theo cách có cấu trúc và hiệu quả. Họ đã có thể bình thản khi đối mặt với tốc độ tăng trưởng liên tục, hiện là 30% mỗi năm. Vào năm 2020, Twerk đã sản xuất hơn 19 tấn sô cô la Fairtrade: 200.000 quả trứng Phục sinh, 120.000 bức tượng nhỏ của Thánh Nicolas, 50.000 chiếc bánh quy speculoos, 35.000 thanh bánh hạnh nhân và 5.000 kg pralines ngon nhất của Bỉ.
