Thách thức kinh doanh

Được thành lập vào năm 2010, TH Milk là nhà sản xuất sữa tươi và các sản phẩm từ sữa hàng đầu tại Việt Nam. Là một trong 3 công ty trực thuộc Tập đoàn TH, tổ chức đã đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng, nhân lực và nghiên cứu khoa học để có thể sản xuất các sản phẩm sữa tươi sạch tại Việt Nam. 

Năm 2013, TH Milk được vinh danh trong “Top 15 Doanh nghiệp xuất sắc nhất Việt Nam” và được công nhận là người sáng lập ngành sữa tươi sạch trong nền kinh tế đang phát triển nhanh. 

Công ty đã tuyển dụng 2.000 nhân viên và đạt doanh thu 4.000 tỷ đồng (xấp xỉ 188 triệu đô la Mỹ) vào năm 2013. Doanh thu này dự kiến sẽ tăng lên 15.000 tỷ đồng (xấp xỉ 707 triệu đô la Mỹ) vào năm 2015. Hiện tại là nhà cung cấp cho 30% thị trường Việt Nam, TH Milk đặt mục tiêu chiếm 50% thị phần vào năm 2015. Sản phẩm của TH Milk được bán tại hơn 130.000 cửa hàng trên toàn quốc thông qua 180 nhà phân phối, cũng như trực tiếp thông qua chuỗi cửa hàng bán lẻ TH True Mart.

Để thực hiện tầm nhìn lãnh đạo của mình, TH Milk không chỉ đầu tư vào các cơ sở nghiên cứu và sản xuất mà còn vào hệ thống phân phối trên toàn quốc. 

Là một công ty mới thành lập, TH Milk áp dụng các phương thức phân phối hiện tại trong kênh GT: đội ngũ 1.000 nhân viên bán hàng lưu động của họ sẽ tập trung tại văn phòng của các nhà phân phối mỗi sáng để lấy kế hoạch bán hàng. Sau đó, họ sẽ tỏa ra các cửa hàng bán lẻ với sổ ghi chép trên tay để nhận đơn đặt hàng và phổ biến thông tin. 

Vào cuối ngày, các nhóm bán hàng trở lại với các đơn đặt hàng phải được nhập thủ công tại văn phòng của từng nhà phân phối. TH Milk sau đó sẽ tổng hợp dữ liệu từ 180 văn phòng. Quy trình tẻ nhạt này đã khiến TH Milk thất vọng về khả năng quan sát thị trường và sự tuân thủ của lực lượng bán hàng. Thương hiệu của đối thủ cạnh tranh nào đang có chương trình khuyến mãi? Các sản phẩm mới trên thị trường là gì? Có bao nhiêu nhân viên bán hàng đang tuân theo các quy trình bán hàng đã đặt ra?

Giải pháp

Đứng trước các câu hỏi kể trên, TH Milk đã quyết định thay đổi quy trình bán hàng và phân phối đã lỗi thời của mình bằng cách khai thác công nghệ Đám mây. 

Ban đầu, họ ký hợp đồng với công ty Zed-Sales để sử dụng phần mềm quản lý phân phối và bán hàng của công ty này. Ông Huỳnh Phú Hiền, Giám đốc CNTT của TH Milk cho biết: 

“Nhưng họ đã mất hơn một năm mà vẫn không thể tùy chỉnh phần mềm của họ cho chúng tôi. Zed-Sales cũng được phân cấp; do đó dữ liệu sẽ được lưu trữ tại hệ thống của từng nhà phân phối trước khi gửi đến TH Milk. Điều này đặt ra những lo ngại về tính bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu."

Tại sao là Acumatica?

Năm 2013, TH Milk quyết định đầu tư vào nền tảng Acumatica Cloud ERP vì những lý do sau:

• Một cơ sở dữ liệu duy nhất, được lưu trữ trên đám mây riêng của TH Milk, sẽ cung cấp thông tin tích hợp, theo thời gian thực cho tất cả nhân viên, nhà phân phối và nhân viên bán hàng của TH Milk.
• API mở của Acumatica cho phép TH Milk tích hợp hệ thống mới với hệ thống SAP hiện tại.
• Giao diện thân thiện với người dùng, dựa trên web và có thể tùy chỉnh giúp người dùng dễ dàng chấp nhận.
• Acumatica cho phép số lượng người dùng không giới hạn, vì vậy sự phát triển trong tương lai của mạng lưới phân phối của TH Milk sẽ không bị cản trở bởi các chi phí không lường trước được cho mỗi người dùng.

Với sự hỗ trợ từ một đối tác Vàng của Acumatica, TH Milk đã triển khai phiên bản Enterprise của bộ phần mềm Quản lý phân phối và Tài chính Acumatica lên đám mây riêng của mình.

Khả năng hiển thị thời gian thực

Hệ thống Acumatica của TH Milk đi vào hoạt động vào tháng 9 năm 2013 với 11 nhà phân phối; đến tháng 6 năm 2014, tất cả 180 nhà phân phối đều đã sử dụng. 

1.000 nhân viên bán hàng đã được đào tạo và trang bị máy tính bảng để họ có thể bán hàng từ bất cứ đâu. Với ứng dụng AiM (All-in-Mobile) của đối tác triển khai và tận dụng phạm vi phủ sóng 3G trên toàn quốc, các thiết bị di động đã mang đến khả năng tự động hóa lực lượng bán hàng theo thời gian thực cho các nhân viên bán hàng của TH Milk, được tích hợp hoàn toàn với Acumatica.

Giờ đây, mỗi buổi sáng, nhân viên bán hàng sẽ đồng bộ hóa dữ liệu bán hàng của họ với máy chủ của TH Milk thông qua ứng dụng AiM. Điều này cho phép họ nhận thông tin mới về giá cả, khuyến mại mà không cần mất 30-60 phút để cập nhật thông tin như trước đây. Họ cũng có được thông tin mua hàng cụ thể cho từng cửa hàng, cho phép họ giới thiệu đúng sản phẩm và số lượng cho từng nhà bán lẻ. Sau khi đơn hàng được xác nhận, nhân viên bán hàng sẽ nhập chúng trên ứng dụng AiM. Các đơn đặt hàng ngay lập tức được chuyển đến máy chủ của TH Milk. Thay vì phải đợi đến cuối ngày mới chuyển tiếp đơn hàng, TH Milk giờ đây có thể theo dõi mọi đơn hàng mới theo thời gian thực.

Một lợi ích bổ sung là thông tin tình báo tăng lên: khi nhân viên bán hàng phát hiện sản phẩm của đối thủ cạnh tranh được bán hoặc trưng bày, họ sẽ thông báo cho TH Milk chỉ bằng một cái chạm tay. Bây giờ, với nền tảng Acumatica trên web, , TH Milk biết số lượng sản phẩm mà các nhà bán lẻ đang bán và lượng hàng tồn tại các đại lý và kho của nhà phân phối. Khả năng hiển thị thời gian thực này cho phép lập kế hoạch sản xuất chính xác hơn và giúp tối ưu hóa chi phí hàng tồn kho trên toàn quốc.

Kiểm soát tốt hơn lực lượng bán hàng lưu động

Nhân viên bán hàng cũng tải xuống kế hoạch lộ trình bán hàng hàng ngày của họ thông qua ứng dụng AiM. Với Acumatica, các giám sát bán hàng của TH Milk có thể giám sát trực tuyến các hoạt động của nhân viên bán hàng, xem những cửa hàng nào đã được ghé thăm và xem các đơn đặt hàng đã thực hiện. Điều này cho phép người giám sát xác định nhân viên bán hàng nào cần trợ giúp nhiều hơn để đạt được mục tiêu của họ. 

Anh Hiền nhận thấy giao diện người dùng trên web dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh: 

Bất kỳ người dùng nào cũng có thể sửa đổi màn hình theo sở thích của mình. Chúng tôi cũng có thể sửa đổi các điều khoản cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình, ví dụ: tại TH Milk, chúng tôi mô tả nhân viên bán hàng là “đại diện bán hàng”, v.v. 

Quan trọng nhất, ông Hiền đánh giá cao sự hỗ trợ CNTT tuyệt vời mà đối tác cung cấp, với tổng đài 24/7 và 3 văn phòng tại 3 thành phố lớn trên khắp Việt Nam. Ông Hiển cho biết: 

“Nhà phân phối có thể gọi đến đường dây nóng của đối tác triển khai để khắc phục sự cố và nhân viên của đối tác sẽ đến tận nơi nếu cần.”

Nhìn về phía trước 

TH Milk rất hài lòng với nền tảng dựa trên đám mây của Acumatica và những lợi ích của nó nên hiện đang hợp tác với đối tác của Acumatica để mở rộng hệ thống theo dõi doanh số bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ của mình, TH true marts. 

Điều này sẽ thay thế việc sử dụng phần mềm POS của LS Retail hiện tại, được xây dựng trên Microsoft Dynamics. TH Milk cũng đang khám phá việc sử dụng bộ phần mềm CRM dựa trên web của Acumatica để quản lý mối quan hệ của họ với người tiêu dùng.