Quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management - BPM) hiệu quả là một thách thức rất lớn đối với mọi tổ chức. Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng đó là công việc tiêu tốn một khoản chi phí khổng lồ hoặc chỉ phù hợp với những tổ chức lớn. Tuy nhiên, BPM vẫn quan trọng cho dù quy mô doanh nghiệp của bạn là bao nhiêu.
Quản lý Quy trình nghiệp vụ là gì?
BPM là một lĩnh vực trong hoạt động quản lý doanh nghiệp với trọng tâm là cải thiện hiệu suất doanh nghiệp bằng phương pháp quản lý và tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp.
BPM là một phương pháp được thiết kế để cải thiện các quy trình nghiệp vụ thông qua sự kết hợp của công nghệ và nghiệp vụ, là một mô hình làm việc kết hợp giữa các bộ phận kinh doanh, nghiệp vụ và CNTT cùng nỗ lực để làm cho các quy trình nghiệp vụ hiệu quả và tối ưu hơn.
BPM mang lại giá trị cho doanh nghiệp thông qua cải thiện năng suất tốt hơn, hiệu quả nhân viên cao hơn, dịch vụ khách hàng tốt hơn dẫn tới giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Tất cả lợi ích này là kết quả trực tiếp từ việc cải thiện quy trình làm việc.
BPM có giống nhiệm vụ hay quản lý dự án?
BPM không phải là quản lý nhiệm vụ (tập trung vào các nhiệm vụ riêng lẻ) hay quản lý dự án (xử lý các luồng một lần hoặc không thể đoán trước).
Quản lý công việc là xử lý hoặc tổ chức một tập hợp các hoạt động phát sinh từ một dự án. Những dự án này thường là một lần và không lặp lại. Khi các dự án này được tổ chức tốt như trong công việc xây dựng, một phần mềm quản lý dự án như ‘Microsoft Project’ sẽ được sử dụng. Trello, Asana hoặc Kissflow Project là những công cụ tốt để quản lý các tác vụ trong các dự án đặc biệt.
BPM tập trung nhiều hơn vào các quy trình lặp đi lặp lại và liên tục tuân theo một mô hình có thể dự đoán được hay còn gọi là quản lý quy trình.
Tại sao quản lý quy trình nghiệp vụ lại quan trọng?
Khi không được tổ chức và không được hệ thống hóa, các quy trình nghiệp vụ kém có thể dẫn đến tình trạng hỗn loạn. Ở cấp độ cá nhân, mọi người chỉ nhìn thấy một phần của quy trình và rất ít người có thể nhìn thấy được toàn bộ tác động của quy trình, nơi bắt đầu và kết thúc, dữ liệu quan trọng cần thiết cũng như các điểm nghẽn tiềm ẩn và sự kém hiệu quả.
Các quy trình không được quản lý sẽ gây hại đến hoạt động nghiệp vụ và dẫn đến một hoặc nhiều trường hợp sau:
Lãng phí thời gian
Nhiều lỗi hơn
Tăng trách nhiệm
Thiếu dữ liệu
Nhân viên bỏ việc
Áp dụng quản lý quy trình nghiệp vụ, các tổ chức có thể cải tiến quy trình của mình và đảm bảo cho tất cả các khía cạnh của hoạt động hoạt động một cách tối ưu.
Các bước của vòng đời BPM
Bước 1: Thiết kế
Hầu hết các quy trình bao gồm một biểu mẫu để thu thập dữ liệu và một quy trình làm việc để xử lý nó. Xây dựng biểu mẫu của bạn và xác định ai sẽ phụ trách từng nhiệm vụ trong quy trình làm việc.
Bước 2: Mô hình
Trình bày quy trình trong một bố cục trực quan. Sửa các chi tiết như thời hạn và điều kiện để cung cấp ý tưởng rõ ràng về chuỗi sự kiện và luồng dữ liệu trong suốt quá trình.
Bước 3: Thực hiện
Thực thi quy trình bằng cách thử nghiệm nó trực tiếp với một nhóm nhỏ trước và sau đó mở nó cho tất cả người dùng. Đảm bảo rằng bạn hạn chế quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm.
Bước 4: Theo dõi
Theo dõi quá trình qua quy trình làm việc. Sử dụng các chỉ số phù hợp để xác định tiến độ, đo lường hiệu quả và xác định vị trí tắc nghẽn.
Bước 5: Tối ưu hóa
Khi bạn phân tích, hãy lưu ý bất kỳ thay đổi nào cần thực hiện đối với biểu mẫu hoặc quy trình làm việc của bạn để làm cho chúng hiệu quả hơn. Xem xét các bước cải tiến quy trình kinh doanh.
Các loại quản lý quy trình nghiệp vụ khác nhau là gì?
Hệ thống BPM có thể được phân loại dựa trên mục đích mà chúng phục vụ. Dưới đây là ba loại quản lý quy trình kinh doanh:
BPM tập trung vào tích hợp
Loại hệ thống quản lý quy trình kinh doanh này xử lý các quy trình chủ yếu nhảy giữa các hệ thống hiện có của bạn (ví dụ: HRMS, CRM, ERP) mà không cần nhiều sự tham gia của con người. Hệ thống quản lý quy trình kinh doanh lấy tích hợp làm trung tâm có các trình kết nối rộng rãi và quyền truy cập API để có thể tạo các quy trình diễn ra nhanh chóng.
BPM lấy con người làm trung tâm
BPM lấy con người làm trung tâm dành cho những quy trình chủ yếu do con người thực hiện. Những việc này thường có rất nhiều sự chấp thuận và các nhiệm vụ được thực hiện bởi các cá nhân. Các nền tảng này nổi trội ở giao diện người dùng thân thiện, thông báo dễ dàng và theo dõi nhanh chóng.
BPM tập trung vào tài liệu
Các giải pháp quản lý quy trình kinh doanh này được yêu cầu khi một tài liệu (ví dụ: hợp đồng hoặc thỏa thuận) là trọng tâm của quy trình. Chúng cho phép định tuyến, định dạng, xác minh và ký tài liệu khi các nhiệm vụ được thực hiện theo quy trình làm việc.
Hầu hết các hệ thống quản lý quy trình kinh doanh sẽ có thể kết hợp các yếu tố của mỗi hệ thống này, nhưng mỗi hệ thống thường sẽ có một đặc điểm
Ví dụ về quản lý quy trình nghiệp vụ
Nhân sự
Bạn đã bao giờ cảm thấy quy trình giới thiệu của tổ chức mình quá phức tạp và rối loạn chưa? Có phải bộ phận nhân sự của bạn yêu cầu ứng viên điền vào các mẫu đơn trên giấy khiến họ mệt mỏi? Điều này là do bộ phận nhân sự của bạn thiếu nguyên tắc BPM. Áp dụng quản lý quy trình nghiệp vụ, giúp bạn tự động hóa quy trình nhân sự của mình từ đầu đến cuối, do đó cắt giảm chi phí, thời gian và biểu mẫu giấy tờ. Dưới đây là một số ví dụ về cách quản lý quy trình kinh doanh giúp bộ phận nhân sự của bạn cải thiện quy trình của họ:
Phê duyệt bảng chấm công của nhân viên nhanh hơn
Bắt đầu tuyển dụng mới mà không phức tạp
Tự động giới thiệu nhân viên ngay lập tức.
Việc bán hàng
Trong hầu hết các tổ chức, nhóm bán hàng dành một khoảng thời gian đáng kể để phối hợp với nhóm AR, để có được các hóa đơn bán hàng. Ngay cả một lỗi đánh máy nhỏ trong hóa đơn, cũng có thể khiến mọi thức trở nên phức tạp. Đây là lúc quản lý quy trình nghiệp vụ trở nên cần thiết vì nó tự động hóa quy trình phê duyệt hóa đơn, do đó loại bỏ khả năng xảy ra lỗi thủ công và làm rõ giao tiếp giữa nhân viên bán hàng và nhóm AR. Dưới đây là một số tình huống trong bộ phận bán hàng, nơi quản lý quy trình kinh doanh có thể giúp họ hợp lý hóa các quy trình của mình:
Rút ngắn quy trình công việc chu kỳ bán hàng của bạn
Đúng hẹn với báo giá và hóa đơn
Kế toán - tài chính
Một nhóm kế toán, tài chính luôn bị vây quanh bởi rất nhiều giấy tờ và email mỗi ngày vì bất cứ thứ gì liên quan đến tiền đều phải thông qua họ. Ví dụ: nếu nhóm quản lý tài sản muốn mua 50 máy tính xách tay, họ sẽ gửi báo giá mà nhận được từ nhà cung cấp đến nhóm kế toán, tài chính để phê duyệt. Đây chỉ là một trường hợp. Hãy tưởng tượng, họ nhận được bao nhiêu email và biểu mẫu giấy hàng ngày từ các nhóm khác nhau. Nếu không có một hệ thống tại chỗ, việc quản lý tất cả những thứ này sẽ rất cồng kềnh đối với họ. Hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) giúp họ quản lý tất cả những điều này. Dưới đây là một số lợi ích mà BPM đem đến cho trong bộ phận kế toán tài chính:
Phê duyệt với một cú nhấp chuột cho các yêu cầu
Tùy chỉnh quy trình công việc cho các tình huống
Các tính năng mà mọi công cụ quản lý quy trình nghiệp vụ cần có
Bây giờ bạn đã biết chính xác lý do tại sao hệ thống BPM lại cần thiết, sau đây là danh sách các tính năng mà một hệ thống quản lý quy trình kinh doanh tốt cần phải có.
Công cụ lập sơ đồ quy trình trực quan
Trình thiết kế biểu mẫu kéo và thả
Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò
Hỗ trợ di động
Các tính năng quản trị viên mạnh mẽ
Đăng nhập một lần (SSO)
Tích hợp với các hệ thống phần mềm hiện có
Báo cáo và phân tích
Hiệu suất cho cơ sở người dùng lớn
Các chỉ số về hiệu suất xử lý
Những lợi ích của việc kết hợp quản lý quy trình nghiệp vụ là gì?
Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng BPM trong doanh nghiệp của bạn:
Kiểm soát các quy trình phức tạp và khó sử dụng
Tạo, lập bản đồ, phân tích và cải tiến quy trình kinh doanh
Chạy các hoạt động hàng ngày hiệu quả hơn
Thực hiện các mục tiêu lớn hơn của tổ chức
Tiến tới chuyển đổi số
Cải thiện và tối ưu hóa các hoạt động
Theo dõi chặt chẽ các mục riêng lẻ dựa quy trình làm việc
BPM có đắt không?
Hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) có thể khá phức tạp. Việc cài đặt một giải pháp tại chỗ có thể tốn hơn 250.000 đô la sau khi đã bao gồm chi phí công nghệ và tư vấn. Nhưng Quy trình Kissflow có giá cả phải chăng hơn nhiều chỉ bắt đầu với $ 390 / tháng. Ngoài ra, không có thêm phí hỗ trợ. Hãy chọn một quy trình mà bạn khó có thể tự động hóa và bắt đầu với Kissflow ngay hôm nay.
