Về Haidilao
Kể từ khi thành lập vào năm 1994, thương hiệu Haidilao đã phát triển thành chuỗi nhà hàng lẩu trên toàn cầu. Công ty con của Haidilao, Super Hi International, đã mở rộng 112 nhà hàng tại 12 quốc gia trên thế giới, bao gồm Singapore, Malaysia, Thái Lan, Việt Nam, Indonesia, Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ, Canada, Anh, Úc và UAE. Là một chuỗi nhà hàng quy mô lớn, Haidilao cố gắng dành ưu tiên cao nhất cho việc cải thiện chất lượng và an toàn của các sản phẩm thực phẩm cũng như mang lại dịch vụ ấn tượng cho khách hàng.
Thách thức
Khi Haidilao mở rộng hoạt động kinh doanh trên toàn cầu, đội ngũ của công ty đã nhận thấy sự cần thiết của việc chuyển đổi số sâu hơn trong phương pháp làm việc để vận hành hoạt động kinh doanh trên quy mô lớn hơn. Điều này rất quan trọng không chỉ để cung cấp dịch vụ chuẩn mực một cách nhất quán trong bối cảnh cạnh tranh mà còn là cách đổi mới để đạt được thành công lâu dài.
- Chậm trễ trong việc phát hiện vấn đề: Khi đội ngũ tại các cửa hàng xác định thực phẩm có vấn đề, phải mất nhiều thời gian để liên lạc với nhà cung cấp, xác định nguyên nhân và giải quyết vấn đề, phát sinh thêm chi phí và gây rủi ro cho sự an toàn của khách hàng.
- Chất lượng không đồng nhất: Công thức và tiêu chuẩn sản xuất được lưu dưới dạng tài liệu Excel hoặc Word và in ra để đào tạo. Điều này dẫn đến sự không nhất quán trong trải nghiệm ăn uống do cập nhật chậm trễ.
- Thiếu thông tin: Có nhiều hệ thống phục vụ các mục đích khác nhau, làm cho việc có được cá nhìn toàn diện về doanh nghiệp trở nên khó khăn.
- Đội ngũ phân tán: Khi đội ngũ nhân viên phân tán trên nhiều địa điểm kinh doanh, điều này khiến họ cảm thấy xa cách với công ty, khó khăn trong việc chia sẻ những thông tin thực tế mà họ có được. Điều này cũng khiến đội ngũ quản lý lo lắng thiếu thông tin để cải thiện dịch vụ tốt hơn.
Triển khai Larksuite
Haidilao bắt đầu hành trình số hoá của mình vào năm 2011. Trong khi hầu hết các nhà hàng khác vẫn sử dụng bút và giấy để ghi chép thì các cửa hàng Haidilao bắt đầu sử dụng máy tính bảng để đặt hàng, danh sách chờ, quản lý khách hàng, v.v.
Những thách thức mà các nhà hàng đang phải đối mặt không thể giải quyết bằng cách tuyển thêm một vài nhân sự. Ví dụ, việc bổ sung nhân viên để kiểm tra lỗi thức ăn sẽ không giúp họ loại bỏ hoàn toàn chúng. Chỉ thông qua việc biết và hiểu dữ liệu lỗi thức ăn, chúng tôi mới có thể chọn được những nhà cung cấp đúng và tìm ra lịch trình phân phối tối ưu, đảm bảo rằng thực phẩm luôn luôn tươi mới và chất lượng cao.
100.000 nhân viên, 1 nguồn thông tin duy nhất
Để bắt đầu cho việc thống nhất chất lượng dịch vụ, đầu tiên là đảm bảo rằng mọi nhân viên đều được tiếp cận một hệ thống thông tin giống nhau. Tại Haidilao, các cửa hàng có thể sử dụng Lark Workplace để truy cập vào cùng một bộ tài liệu hướng dẫn, tiêu chuẩn, chính sách của công ty và các tài liệu cần thiết khác, đồng thời đảm bảo rằng thông tin này luôn được cập nhật.
Trong các cuộc trò chuyện hàng ngày của nhân viên và người quản lý trên Lark, nhân viên cửa hàng cũng có thể nhấp vào từ khóa trong tin nhắn văn bản để truy cập thông tin cửa hàng, tiêu chuẩn công thức và quy trình hoạt động. Bằng cách sử dụng Lark Lingo, đội ngũ ở tuyến đầu có thể dễ dàng xác định kiến thức vận hành mà họ cần.
Để đảm bảo rằng mọi nhân viên đều nhìn thấy và ghi nhận các cập nhật quan trọng, Haidilao chia sẻ chúng thông qua Thông báo của Lark để đưa các cập nhật đó đến các nhân viên có liên quan một cách chính xác. Ngoài ra, công ty còn cải thiện khả năng đáp ứng dịch vụ của nhân viên bằng cách tự động hóa hơn 70% hoạt động hỏi đáp thông qua Bộ phận trợ giúp của Lark, giúp nhóm quản trị viên tiết kiệm hơn 60.000 giờ mỗi năm.
Giải quyết vấn đề nhanh chóng
Sau khi thiết lập các tiêu chuẩn thống nhất, thách thức tiếp theo là đảm bảo thực hiện nhất quán từ phía nhân viên cửa hàng. Haidilao giải quyết vấn đề này bằng cách số hóa quy trình trong Lark Base. Điều này giúp các đội thực hiện công việc một cách hiệu quả dựa trên các tiêu chuẩn đã được xác lập mà không phải lo lắng về việc giao tiếp khó khăn qua các bộ phận.
Ví dụ, các nhân viên tại cửa hàng có thể nhanh chóng giải quyết các vấn đề có thể ảnh hưởng đến chất lượng món ăn bằng cách gửi một biểu mẫu. Khi họ nhận thấy có vấn đề với thức ăn, thể ngay lập tức gửi báo cáo bằng thiết bị di động của mình thông qua biểu mẫu của Lark Base. Các vấn đề sau đó sẽ tự động được chuyển đến các đội liên quan để xử lý và giải quyết. Bằng cách sử dụng quy trình làm việc này, Haidilao đã giảm thời gian xử lý lỗi thức ăn từ ít nhất 2-3 ngày xuống còn chỉ 2 giờ, đảm bảo thực hiện mượt mà và duy trì chất lượng thực phẩm mong muốn.
Đưa ra quyết định sáng suốt một cách dễ dàng
Lark giúp đội ngũ tại Haidilao có được những số liệu kinh doanh hằng ngày một cách dễ dàng. Ví dụ, trước đây, bộ phận kế toàn tài chính phải tốn nhiều thời gian để theo dõi các báo cáo doanh thu bị thiếu và đợi đội ngũ IT tổng hợp dữ liệu. Với Lark Base, hiện họ có thể tự động hóa toàn bộ quy trình trên một bảng dữ liệu.
Các quản lý cửa hàng có thể dễ dàng gửi báo cáo doanh thu. Bảng điều khiển sẽ được làm mới tự động dựa trên các con số. Ngoài ra, bộ phận kế toán tài chính cung cấp các quyền truy cập khác nhau trong Lark Base cho quản lý cửa hàng và dự báo doanh số bán hàng cụ thể mà không cần phải tạo ra nhiều biểu đồ.
Tạo sự gắn bó bắt nguồn từ những cuộc trò chuyện cởi mở
Các cửa hàng là nơi diễn ra hoạt động kinh doanh hàng ngày của Haidilao, và các đội ngũ nhận thức rằng chỉ bằng cách lắng nghe và xử lý các thông tin từ hiện trưởng thì công ty mới có thể đưa ra các quyết định đúng đắn. Sử dụng Lark Moments, Haidilao tạo ra các bảng chủ đề nơi tất cả nhân viên, cho dù ở cửa hàng hay văn phòng, đều có thể nêu ý kiến, đề xuất hoặc phản hồi về trải nghiệm của họ.
Một đội ngũ vận hành chuyên dụng được thành lập để theo dõi phản hồi và triển khai những thay đổi được đề xuất. Moments cũng đóng vai trò như văn phòng ảo cho các đội ngũ tại hiện trường, giúp họ chia sẻ những điểm đặc biệt và câu chuyện đáng nhớ về cuộc sống tại Haidilao, ngay cả khi họ không làm việc tại cùng một cửa hàng.
Quá trình chuyển đổi số của Haidilao đã cải thiện khả năng cung cấp dịch vụ chất lượng cao trên tất cả các địa điểm. Bằng cách sử dụng Lark, Haidilao có thể thống nhất các tiêu chuẩn dịch vụ và đảm bảo thực hiện hiệu quả thông qua các quy trình tự động. Với Lark, chuỗi cửa hàng lẩu có thể giảm đáng kể chi phí và rủi ro liên quan đến chất lượng thực phẩm, hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh và cải thiện hoạt động giao tiếp giữa các nhóm phân phối để tiếp tục cung cấp dịch vụ mẫu mực trên toàn thế giới'
Nguồn: Lark
