Quốc gia: Canada
Ngành: Phân phối và bán buôn thực phẩm & đồ uống
Các ứng dụng Odoo được triển khai: Hàng tồn kho, Kế toán, Mã vạch, Bán hàng, Liên hệ, Mua hàng, Thương mại điện tử và Trang web
Hàng tồn kho là tất cả
Khi điều hành một công ty phân phối thực phẩm và đồ uống, quản lý hàng tồn kho giữ vai trò quan trọng. Nhưng nó phức tạp hơn nhiều so với việc bạn chỉ cần đảm bảo rằng mình có nhiều hàng trong kho. Tất cả đều liên quan đến khả năng truy vết nguồn gốc (Traceability). Nếu bạn có thể theo dõi chính xác và dễ dàng Hàng tồn kho mọi lúc, mọi thứ khác sẽ trở nên suôn sẻ, thuận lợi, theo như Aqib Majeed, Giám đốc Tiếp thị của Super Asia Food & Spices.
Không chỉ vậy, với nền tảng CNTT ấn tượng của mình, Aqib nhận ra rằng hiện tại họ đang cần ngay một sự thay đổi trong hệ thống quản lý kho hàng. Để Super Asia Food duy trì chuỗi những thành công của mình, Aqib cần phải có một số tiêu chuẩn cần thiết.
Super Asia Food & Spices ra đời từ đầu những năm 2000 và họ đã phát triển vô cùng mạnh mẽ trong ngành phân phối thực phẩm và đồ uống kể từ thời điểm đó. Khởi đầu chỉ là một công ty phân phối, đặc biệt là phục vụ cho các thương hiệu từ Nam Á – chủ yếu là Pakistan. Tuy nhiên, trong những năm qua, Super Asia Foods & Spices đã có những bước tiến lớn với việc mở rộng phạm vi tiếp cận của mình và ưu tiên hàng đầu hiện tại chính là nâng cao hiệu quả doanh nghiệp.
Nhà phân phối thực phẩm và đồ uống nổi tiếng thế giới này hiện đang cung cấp sản phẩm từ 10 quốc gia trên thế giới và phân phối 15 thương hiệu phổ biến nhất tới tay khách hàng. Ngoài ra, Super Asia Foods & Spices với hơn 200 sản phẩm, họ đã có một bộ sưu tập thương hiệu nội bộ riêng của mình. Điều này, đại diện cho một phần lớn hàng tồn kho của họ. Như Aqib đã đề cập, có thể dễ dàng theo dõi hàng tồn kho là yếu tố quan trọng nhất để các công ty thành công trong ngành phân phối thực phẩm & đồ uống.
Với mục tiêu này, Aqib bắt đầu thử nghiệm với một số hệ thống ERP khác nhau. Thời gian đầu tiên, anh ấy làm việc với QuickBooks, nhưng đã nhanh chóng nhận ra rằng nền tảng này thiếu một số chức năng nhất định trong các lĩnh vực chính mà họ cần. Sau đó, NetSuite được anh ấy nhắm tới nhưng không mang lại hiệu quả như mong đợi. NetSuite chưa đáp ứng được kỳ vọng về một phần mềm linh hoạt và nó có chi phí khá cao.
Bất chấp những “bài học kinh nghiệm ban đầu” đó, Aqib vẫn quyết tâm tìm ra một hệ thống ERP đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của Super Asia Foods & Spices. Mọi thứ Super Asia Foods & Spices sử dụng để quản lý công việc kinh doanh của mình đã tan rã. Do đó, dẫn đến rất nhiều công việc bị lặp đi lặp lại, tốn không ít thời gian và phải thực hiện để các ứng dụng bị ngắt kết nối này có thể “hoạt động” với nhau. Vì vậy, tỷ lệ chính xác thấp khi truy xuất nguồn gốc hàng tồn kho, chỉ từ 60-70%.
Và rồi, Aqib đã tìm ra Odoo.
Ấn tượng ngay lập tức
Ngay lập tức, Aqib đã rất ấn tượng với bộ ứng dụng kinh doanh thân thiện với người dùng tất cả trong một của Odoo. Điều này rất quan trọng vì Aqib đã có khá nhiều danh sách những thách thức mà anh ấy cần đến sự hỗ trợ để giải quyết.
Một trong những vấn đề chính là chuẩn hóa quá trình và quy trình làm việc. Aqib tìm kiếm một hệ thống ERP có thể giúp anh ấy dễ dàng uỷ thác các nhiệm vụ. Điều này cũng sẽ giúp Aqib hiểu ẽo hơn về quy trình làm việc hiện tại, cũng như cung cấp một kế hoạch hợp lý để thu thập thông tin với tốc độ mang lại hiệu quả cao hơn.
Một mối quan tâm khác đã được đề cập là nhu cầu cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc hàng tồn kho. Vì có quá nhiều đơn đặt hàng số lượng lớn đến kho của họ từ nhiều nhà cung cấp, nên nhóm ngày càng gặp nhiều khó khăn trong việc theo dõi mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt là một số nhà cung cấp không quen với việc sử dụng mã vạch. Nhóm của Super Asia Foods cũng đang tìm cách để có được thông tin sản phẩm mà không cần phải vượt qua những “vòng lặp” tốn thời gian do hệ thống phần mềm cũ của họ.
Các ứng dụng khác nhau trước đây, được sử dụng cho các nhiệm vụ quan trọng liên quan đến Bán hàng, Thương mại điện tử và Vận chuyển, là định nghĩa của “không đáng tin cậy”. Việc nhập dữ liệu được yêu cầu lặp đi lặp lại để giữ cho các nền tảng này luôn hoạt động, không chỉ chiếm phần lớn thời gian và hiệu suất công việc, mà còn không mang lại kết quả chính xác. Điều đó dẫn đến việc giảm mức độ hiệu quả, đặc biệt là khi theo dõi Hàng tồn kho.
Mặt khác, với những vấn đề khó khăn này, Aqib nhận ra rằng Odoo sẽ có thể giải quyết tất cả chúng bằng một giải pháp dễ sử dụng và mang lại hiệu quả cao. Với Odoo, mọi thứ đều hiển thị trong cùng một nền tảng. Aqib không còn phải quản lý nhiều cơ sở dữ liệu, cũng như không phải cập nhật nhiều thứ cùng một lúc. Các mô-đun của Odoo được thiết kế riêng để đáp ứng từng nhu cầu công việc khác nhau. Thêm vào đó, tất cả các mô-đun đều được tích hợp. Bằng cách đó, mọi thứ đều chính xác, hiệu quả và dễ dàng hơn bao giờ hết!
Khi Aqib quyết định rằng Odoo là ERP duy nhất có thể xử lý các nhu cầu phức tạp của công ty, thì đó chính là lúc tìm một đối tác phù hợp để hỗ trợ họ trong việc triển khai. Aqib không mất nhiều thời gian để kết nối được với Bista Solution.
Bista mang lại sự rực rỡ
Aqib đã đưa ra một số yêu cầu điều kiện kiên quyết mà đối tác cần để đáp ứng khi tìm kiếm đối tác triển khai Odoo.
Trước hết, đối tác triển khai Odoo cần là người địa phương. Aqib muốn hợp tác với người có thể đến tận nơi để cùng làm việc và thực sự hiểu nhu cầu và yêu cầu về vận hành nhà kho của họ. Họ có thể tận mắt nhìn thấy mọi thứ được quản lý như thế nào và có thể cải thiện được những gì. Khả năng làm việc trực tiếp là một yếu tố quan trọng đối với Aqib. Cách tiếp cận cá nhân này sẽ mang lại lợi ích cho cả hai bên và sẽ mang lại hiệu quả cao hơn so với việc trao đổi qua email.
Một yếu tố khác mà Aqib đang tìm kiếm là: kinh nghiệm. Không chỉ kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh, mà đặc biệt là kinh nghiệm làm việc với Odoo. Anh ấy quản lý thời gian rất chặt chẽ và muốn mọi thứ bắt đầu và đi vào hoạt động trong vòng một tháng. Vì vậy, Aqib cần một đội ngũ chuyên nghiệp để giúp anh ấy đạt được mục tiêu này.
Cuối cùng, và quan trọng nhất, Aqib muốn làm việc với đối tác đáp ứng tốt các yêu cầu của anh ấy. Aqib muốn biết rằng, anh ấy có thể dựa vào đối tác này để liên hệ với với anh ấy hoặc tới thăm nhà kho của họ, để khắc phục bất kỳ vấn đề khẩn cấp có thể phát sinh.
Bista Solution Inc. Là đối tác vàng của Odoo, họ hiểu khá rõ những thông tin chi tiết của hệ thống ERP mã nguồn mở này. Hơn thế nữa, họ khi cần, họ chỉ mấy khoảng 15 phút để liên lạc với Aqib để thảo luận về mọi thứ được yêu cầu. Cả hai bên đã quyết định hợp tác để giúp đội ngũ Super Asia Foods triển khai Odoo vào mô hình kinh doanh của họ.
Thực hiện nhanh chóng, hiệu quả và dễ dàng
Quá trình thực hiện với Super Asia Foods khá đơn giản. Bista đã làm việc cùng với nhóm để tuỳ chỉnh và triển khai Odoo như một nền tảng tất cả trong một để đáp ứng nhu cầu kinh doanh độc đáo của họ. Họ nhanh chóng kết hợp tất cả thông tin Bán hàng, Liên hệ và Mua hàng của họ vào hệ thống tích hợp đầy đủ của Odoo một cách dễ dàng nhất.
Sau đó, các chuyên gia của Bista thiết lập Odoo Inventory. Điều này đã giúp họ theo dõi mọi hoạt động diễn ra trong kho, thông qua việc sử dụng mã vạch, được đặt trên mỗi sản phẩm. Điều này mang lại hiệu quả cao, tăng độ chính xác của việc theo dõi hàng tồn kho.
Bista cũng cung cấp cho Super Asia Foods thông tin sản phẩm tự động. Do vậy, việc thu tập thông tin sản phẩm đơn giản hơn nhiều so với hệ thống trước đây của họ. Với Odoo, họ có thể nhanh chóng và dễ dàng tìm nạp tất cả các loại thông tin chỉ trong một cú nhấp chuột.
Mặc dù, Aqib yêu cầu một thời gian chặt chẽ, nghiêm ngặt và mong muốn “ra mắt” trong vòng một tháng, đội ngũ của Bista từng bước giúp anh ấy đạt được mục tiêu tưởng như không thể này. Aqib đã chọn cách tiếp cận thử Thử và Sai (Trial-and-Error) để triển khai nhanh hơn, thay vì thử nghiệm nhiều thứ trước đó. Anh ấy muốn triển khai Odoo và thực hiện các thay đổi hàng ngày để tối ưu hoá hiệu quả của các quy trình nhà kho nhanh nhất có thể.
“Độ chính xác về Hàng tồn kho của Super Asia trước đây là 60-70%, hiện tại là 90%”
_ Aqib Majeed, Giám đốc Tiếp thị_
Đạt đến tầm cao mới
Nhờ Bisra và việc triển khai Odoo thành công, nhanh chóng một cách ấn tượng, Super Asia Foods đã có thể đạt được những cấp độ thành công mới nhờ vào các quy trình kinh doanh mới và cải tiến cũng như quản lý Hàng tồn kho của họ.
Việc triển khai này cũng làm tăng khả năng hiển thị (visibility) của công ty về hoạt động tổ chức kho hàng. Odoo cũng có thể cung cấp một loạt các quy trình được tiêu chuẩn hóa tương tự trên tất cả các ngành dọc và các nhóm. Ngoài ra, nhờ sử dụng mã vạch một cách xuất sắc, độ chính xác trong việc quản lý hàng tồn kho của họ tăng vọt đáng kinh ngạc. Các nhóm hiện được thông báo và được trang bị đầy đủ để xem các hoạt động trong việc quản lý Hàng tồn kho bất kỳ lúc nào, với các tìm kiếm sản phẩm được đơn giản hoá và cơ sở kiến thức tự động, mạnh mẽ.
Hơn thế nữa, họ đã có thể cải thiện đáng kể kỹ năng quản lý nhà cung cấp của mình. Với các nhà cung cấp và người mua hàng trong cùng một dữ liệu, Super Asia Foods hiện có thể quản lý các nhà cung cấp ở cấp độ cao hơn. Không chỉ vậy, họ còn có quy trình làm việc tự động. Nói về hiệu quả, điều đáng chú ý là, Odoo và Bista đã giúp Super Asia Foods tiết kiệm rất nhiều thời gian thông qua tự động hoá và tích hợp.
Kể từ khi Aqib và nhóm Super Asia Foods đã có thể tối ưu hoá quy trình làm việc theo những cách mới và sáng tạo thông qua việc tích hợp và mở rộng với Odoo. Giờ đây, họ có các mô-đun Bán hàng, Mua hàng, Hàng tồn kho và Thương mại điện tử cùng nhau trong một nền tảng.
Những kế hoạch LỚN cho tương lai
Nhờ việc triển khai Odoo, giờ đây Aqib có các Vị trí Bin (Bin Locations), khả năng truy xuất nguồn gốc, theo dõi lô hàng, tự động hoá và tối ưu hoá lộ trình. Mọi thứ Aqib muốn như một phần của hệ thống quản lý kho hàng đã được đưa vào thực hiện một cách hoàn hảo. Với cốt lõi vẫn còn nguyên vẹn, phần còn lại của quy trình công ty trở nên suôn sẻ và thuận lợi.
Những vẫn còn rất nhiều điều mà Aqib muốn khám phá từ Odoo. Anh ấy dự định tìm hiểu thêm về mô-đun Kế toán và các thẻ phân tích. Aqib cũng muốn tự làm quen với các công cụ khác nhau có sẵn trên Odoo, đặc biệt Tự động hoá tiếp thị. Tuy nhiên, những ứng dụng đó sẽ được tiếp tục triển khai khi công ty đạt đến giai đoạn tăng trưởng.
Hiện tại, Aqib và đội ngũ của Super Asia Foods đang rất phấn khởi với việc mọi thứ trở nên dễ dàng và hiệu quả.
Xem bài viết gốc tại đây
