Gần đây một cuộc thăm dò để xác định các yếu tố mà các chuyên gia ERP thấy là quan trọng nhất đối với các dự án ERP thành công. Dựa trên những phát hiện sau khi nghiên cứu, bản đánh giá các yếu tố quan trọng theo tỷ lệ % người tham gia tìm kiếm yếu tố quan trọng nhất đến thành công dự án đã được công bố. Cùng tìm hiểu ngay dự án ERP là gì? Các yếu tố tác động trực tiếp đến một dự án ERP thành công.
Dự án ERP là gì?
Dự án ERP là gì? Dự án ERP là tổng hợp các quy trình từ nghiên cứu, đánh giá, triển khai và phát triển hệ thống ERP cho doanh nghiệp. Đây là một hệ thống quản lý doanh nghiệp tích hợp, được sử dụng phổ biến trong nhiều ngành công nghiệp trên toàn cầu. Nó giúp tổ chức các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách rõ ràng và hiệu quả hơn.
Dự án ERP tích hợp các quy trình kinh doanh khác nhau của doanh nghiệp, bao gồm: quản lý tài chính, quản lý kho, quản lý sản xuất, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý nhân sự và quản lý dịch vụ khách hàng. Nhờ tính tích hợp, các thông tin trong hệ thống ERP có thể được chia sẻ giữa các phòng ban, giúp tăng tính hiệu quả và giảm thiểu sự trùng lặp công việc.
Bằng cách tích hợp và quản lý các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất, Dự án ERP giúp tăng cường sự đồng bộ và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, giảm thiểu sự phụ thuộc vào các hệ thống khác nhau và tăng cường khả năng điều hành toàn diện của doanh nghiệp.
Do vậy, dự án ERP đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp. Đặc biệt là khi doanh nghiệp có quy mô lớn và hoạt động ở nhiều vị trí khác nhau.
Những yếu tố giúp cho dự án ERP của bạn thành công
Sau khi đã hiểu rõ dự án ERP là gì, chúng ta sẽ cùng xác định tỷ lệ hoàn hảo của một dự án ERP doanh nghiệp thành thành công. Nó bao gồm các chỉ số quan trọng sau:
Chương trình quản lý mạnh mẽ – 6%
Hỗ trợ điều hành và mua vào – 19%
Quản lý và đào tạo thay đổi tổ chức – 13%
Kỳ vọng thực tế – 8%
Tập trung vào các quy trình kinh doanh – 5%
Tất cả những điều trên – 48%
Tin tốt là có vẻ như mọi người trong ngành đều nhận ra tầm quan trọng của các yếu tố trên. Tuy nhiên điều này rõ ràng là nói dễ hơn làm vì đã có rất nhiều dự án ERP đến cuối cùng đã thất bại. Đồng thời, không phải doanh nghiệp sử dụng ERP nào cũng biết đến điều này.
Dưới đây là tổng hợp các yếu tố quan trọng tạo nên một dự án ERP thành công cho doanh nghiệp.
1. Tập trung vào các yêu cầu và quy trình kinh doanh đầu tiên
Thông thường, các công ty bị trói buộc trong các khả năng kĩ thuật hoặc nền tảng của một phần mềm hỗ trợ cụ thể. Không điều gì trong số này thực sự quan trọng. Điều thực sự quan trọng là bạn muốn hệ thống kinh doanh của bạn hoạt động như thế nào và yêu cầu quan trọng nào để khiến nó có thể hoạt động. Một khi đã xác định được điều này, bạn có thể chọn phần mềm ERP phù hợp với nhu cầu kinh doanh độc đáo của bạn một cách hiệu quả hơn.
2. Tập trung đạt được tỷ suất hoàn vốn ERP ROI lành mạnh
Điều này đòi hỏi phải làm nhiều hơn là chỉ phát triển một nghiệp vụ cấp cao để được chấp thuận từ quản lý hoặc ban giám đốc của bạn. Nó cũng đòi hỏi phải thiết lập các biện pháp đo lường chính, thiết lập đường cơ sở và mục tiêu cho các biện pháp đo lường đó, và theo dõi hiệu suất sau khi đi vào hoạt động. Đây củng chính là cách duy nhất để nhận ra lợi ích và vai trò của ERP doanh nghiệp.
3. Quản lý dự án chặt chẽ và cam kết tài nguyên
Doanh nghiệp của bạn chính là chủ thể quyết định thành công hay thất bại của một dự án ERP lớn. Vì vây, bạn nên quản lý một cách phù hợp. Điều này bao gồm việc đảm bảo bạn có một quản lý dự án giỏi, hiểu dự án ERP là gì, nhằm mục đích gì và nên có sự tham gia của những “A-Players” (người làm việc hiệu quả nhất trong tổ chức) đến từ doanh nghiệp của bạn để hỗ trợ và tham gia vào dự án. Thực hiện theo một kế hoạch dự án chặt chẽ và chấp hành nghiêm túc là chìa khóa để đi đến thành công của ERP.
4. Cam kết từ ban giám đốc điều hành công ty
Bất kỳ một dự án không được hỗ trợ từ các quản lý cấp cao của công ty sẽ thất bại. Sự hỗ trợ từ CIO hoặc IT Director là tốt, nhưng nó là không đủ. Cho dù một dự án có chạy tốt đến đâu, nó đều tồn tại những vấn đề. Vì vậy CEO và toàn bộ nhân viên cấp cao phải có mặt để xử lý một trong số các vấn đề này.
5. Dành thời gian lên kế hoạch trước khi bắt đầu
Trong suốt quá trình lựa chọn phần mềm, các nhà cung cấp ERP luôn muốn chốt thỏa thuận càng sớm càng tốt. Bạn cần tìm hiểu dự án ERP là gì và bảo đảm quá trình lựa chọn phần mềm đang thực hiện đúng. Bởi các công ty thường xuyên nhảy vào dự án mà không xác nhận việc nhà cung cấp phần mềm hiểu về các yêu cầu kinh doanh hoặc kế hoạch dự án của họ. Bạn càng dành nhiều thời gian để bảo đảm những điều này sẽ được thực hiện đúng ngay sau khi bắt đầu dự án, bạn sẽ càng mất ít thời gian sửa chữa những sai lầm về sau. Đồng thời, tối ưu chi phí triển khai hơn cho doanh nghiệp.
6. Đào tạo đầy đủ và quản lý thay đổi
Hệ thống ERP liên quan đến những thay đổi lớn đối với con người. Và hệ thống sẽ không giúp được gì cho bạn nếu mọi người không hiểu cách sử dụng nó một cách hiệu quả. Vì vậy, dành thời gian tiền bạc cho việc đào tạo dự án ERP là gì, quản lý thay đổi, thiết kế công việc, .v.v là việc rất quan trọng đối với bất kỳ dự án ERP nào. Tất cả những điều này nên được nằm trong kế hoạch thay đổi hệ thống ERP của bạn.
7. Đảm bảo bạn hiểu tại sao bạn cần triển khai ERP
Đây được cho là yếu tố quan trọng nhất. Dễ dàng nhìn thấy nhiều công ty lớn sử dụng SAP, Oracle và Odoo và có lẽ bạn củng nên như vậy. Nhưng điều khó khăn hơn là xem xét bạn có thực sự cần một hệ thống ERP hay không? Không chừng, việc cải tiến quy trình, thiết kế lại tổ chức, lựa chọn công nghệ tốt sẽ đáp ứng được mục tiêu kinh doanh của bạn với chi phí thấp hơn. Bởi việc hiểu rõ mục tiêu kinh doanh và những gì bạn đang cố gắng đạt được với hệ thống ERP, bạn sẽ đưa quyết định lựa chọn sáng suốt, có thể là ERP, củng có thể không liên quan gì đến ERP.
Các bước chuẩn bị trước khi triển khai Dự án ERP
Bước 1: Đánh giá khả năng và nhu cầu của Doanh nghiệp
Trước khi triển khai và tìm hiểu dự án ERP là gì, doanh nghiệp cần đánh giá khả năng và nhu cầu của mình. Việc này giúp xác định mức độ phù hợp của Dự án ERP với doanh nghiệp và giúp tránh tình trạng triển khai một hệ thống quá phức tạp hoặc quá đơn giản, không đáp ứng được nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Bước 2: Lựa chọn phần mềm ERP phù hợp
Doanh nghiệp cần tập trung vào việc chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín, đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật, hỗ trợ đầy đủ chức năng và tính năng, cũng như phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
Ngoài ra, cần đảm bảo rằng phần mềm ERP được lựa chọn có thể tích hợp với các ứng dụng và hệ thống kinh doanh khác mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Bước 3: Xây dựng kế hoạch triển khai
Kế hoạch triển khai Dự án ERP cần được xây dựng rõ ràng và chi tiết, bao gồm các bước triển khai cụ thể và thời gian hoàn thành. Kế hoạch cần được đánh giá và thẩm định bởi các chuyên gia kỹ thuật và các đối tác liên quan để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của dự án.
Bước 4: Tổ chức nhân sự và tài chính cho dự án ERP
Triển khai dự án đòi hỏi một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, đủ năng lực chuyên môn để thực hiện. Phía doanh nghiệp cần đảm bảo rằng có đội ngũ nhân sự đủ năng lực, hiểu rõ dự án ERP là gì và đào tạo cho các thành viên khác. Đảm bảo tối đa hiệu quả thực hiện và áp dụng ERP cho doanh nghiệp
Bước 5: Chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật cho Dự án ERP
Để triển khai Dự án ERP, doanh nghiệp cần có một hạ tầng kỹ thuật đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật của phần mềm ERP. Việc chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật bao gồm cài đặt phần mềm, cấu hình phần cứng, lập trình và kiểm thử.
Cần đảm bảo rằng hạ tầng kỹ thuật được triển khai đúng kỹ thuật, đáp ứng được các yêu cầu bảo mật và khả năng mở rộng trong tương lai.
Kết luận
Bài viết trên đã đưa ra các thông tin chi tiết về dự án ERP là gì? Yếu tố quan trọng khi triển khai dự án. Có thể thấy, triển khai dự án ERP đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước đó của doanh nghiệp. Việc đánh giá nhu cầu, lựa chọn phần mềm ERP, xây dựng kế hoạch triển khai, tổ chức nhân sự và tài chính, và chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật là rất quan trọng để đảm bảo thành công. Ngoài ra, cần chú ý đến sự tương thích, đào tạo, quản lý rủi ro và đánh giá hiệu quả để đề xuất cải tiến phù hợp. Việc triển khai dự án ERP đúng cách có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cải thiện quản lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Nếu bạn cần tìm hiểu thêm về phần mềm ERP cho doanh nghiệp hãy liên hệ Onnet Consulting - đối tác Vàng của Odoo, đối tác chiến lược Acumatica tại Việt Nam để được đội ngũ chuyên gia tư vấn giải pháp phù hợp.
