Theo nghiên cứu của nhóm Meta Consulting Group, chỉ khoảng 20% số công ty triển khai các giải pháp ERP hiểu được Tổng chi phí trong triển khai của họ. Phần còn lại 80% không hiểu và nhìn nhận đầy đủ các chi phí hỗ trợ đi kèm và chi phí hệ thống hạ tầng. Do đó, những công ty này thường lựa chọn phần mềm rẻ tiền hơn và nghĩ rằng đó là tiết kiệm hơn phần mềm đắt tiền. Trong thực tế, hệ thống thông tin được xem là rẻ tiền tính cả chi phí phần mềm và phần cứng có thể đắt hơn nếu xem xét Tổng chi phí triển khai bởi vì do chi phí bảo trì và các chi phí liên quan đến sửa đổi sản phẩm. Thường thì rất khó dự tính hết được Tổng chi phí, người mua hệ thống thông tin cần phải xem xét cẩn trọng khi ra quyết định lựa chọn hệ thống thông tin nào.
1. Chí phí bản quyền
Chi phí bản quyền là chi phí ban đầu phải trả để được sử dụng phần mềm. Chi phí này thường dựa trên số phân hệ, và số người dùng đồng thời của phần mềm. Chi phí bản quyền ở Việt Nam cho một gói bản quyền thường khoảng từ 300 đến 50.000USD.
Theo quy luật chung, các ứng dụng đóng gói thường rẻ hơn so với phần mềm phải phát triển sửa đổi vì chi phí phát triển phần mềm đóng gói được chia sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn người sử dụng khác.
2. Chí phí triển khai
Đây là chi phí triển khai ERP, nó bao gồm cả chi phí trả cho nhà cung cấp dịch vụ và thời gian tham gia của nhân viên trong công ty bỏ ra để tham gia vào triển khai hệ thống ERP. Với những dự án phức tạp, chi phí triển khai có thể bằng 5 lần chi phí bản quyền. Nhưng ở Việt Nam, nó ít khi cao đến vậy do độ phức tạp đòi hỏi còn thấp.
Dựa trên báo giá của các nhà cung cấp, với các sản phẩm ERP trung bình của Việt Nam chi phí triển khai khoảng từ 6.000 đến 75.000USD, với mức trung bình khoảng 40.000USD tức tương đương 100% chi phí bản quyền và có sự dao động lớn tuỳ theo. Tuy nhiên, các ứng dụng phát triển trong nước chi phí triển khai chỉ vào khoảng 15% chi phí bản quyền nhưng thường các nhà cung cấp báo với giá rất cao.
Đối với các sản phẩm ERP cao cấp của quốc tế thì chi phí triển khai thường cao hơn nhiều lần các sản phẩm ERP phát triển trong nước.
3. Chi phí nâng cấp hệ thống hạ tầng
Chi phí khác bao gồm nâng cấp và thêm mới hệ thống hạ tầng thông tin như bản quyền các hệ thống quản trị dữ liệu, máy chủ ứng dụng, đường truyền băng thông rộng, thiết bị kết nối và các máy tính, máy chủ. Chi phí phụ thuộc vào yêu cầu của công ty đưa ra. Một máy chủ trung bình thường khoảng từ 3000 đến 6000USD. Chi phí thiết lập hệ thống mạng thường khoảng 200 đến 300USD cho một thành phần mạng.
4. Chí phí tư vấn
Có một số dự án thất bại do không lường trước được hết các yếu tố rủi ro như yêu cầu người sử dụng không được làm rõ, không hiểu hết về thời gian và chi phí cần thiết để triển khai, lựa chọn sai các phân hệ, cấu hình hệ thống sai,… Các yếu tố này có thể phòng ngừa trước bởi nhà tư vấn. Nhà tư vấn giúp doanh nghiệp phân tích hệ thống hiện tại, tiếp cận các giải pháp đúng đắn và/hoặc nhìn trước được quá trình triển khai của các nhà cung cấp.
Một nhà tư vấn thường cần thiết hơn khi mua các sản phẩm quốc tế và chi phí khoảng từ 30% đến 70% chi phí bản quyền.
5. Chi phí bảo trì hàng năm
Chi phí bảo trì hàng năm thường được các nhà cung cấp phần mềm tính vào phí dịch vụ hàng năm chi việc sửa chữa các vấn đề phát sinh. Chi phí bảo trì hàng năm thường khoảng từ 8% đến 20% của chi phí bản quyền, nhưng thường là 20%.
6. Chi phí quản lý nội bộ
Một chi phí nữa chiếm khá nhiều là chi phí con người trong doanh nghiệp để duy trì hệ thống ERP, hỗ trợ người sử dụng và giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống ERP. Trung bình, một người IT trong công ty hỗ trợ được 50 người sử dụng, nhưng hệ thống phức tạp thì thì cần nhiều người hỗ trợ hơn cho cùng một số người sử dụng.
Một nhân tố khác liên quan đến chi phí nội bộ là thời gian người sử dụng phải bỏ ra để tham gia vào hệ thống trong quá trình triển khai và giải quyết các vấn đề phát sinh. Ví dụ, nếu công ty sử dụng một phần mềm phát triển và nhân viên của phòng kế toán phải dành thời gian cho việc sửa lỗi, chi phí cho thời gian đó được tính vào Tổng chi phí triển khai.
7. Các nhân tố ảnh hưởng chính đến Tổng chi phí
Sự tồn tại lỗi của phần mềm làm tăng đáng kể Tổng chi phí vì thời gian và công sức để giải quyết lỗi. Nói chung, các ứng dụng đóng gói với số lượng lớn khách hàng sử dụng sẽ ít lỗi hơn các ứng dụng phát triển mới.
Độ phức tạp của phần mềm tăng, Tổng chi phí cũng tăng vì sự phức tạp của ứng dụng sẽ cần nhiều thời gian hỗ trợ của phòng tin học khi phần mềm hoạt động. Ở Mỹ, chi phí hỗ trợ thường chiếm khoảng 40% Tổng chi phí triển khai ERP.
Việc dễ dàng thay đổi phần mềm dựa trên cấu hình hệ thống sẽ giảm Tổng chi phí so với can thiệp vào mã nguồn. Vì can thiệp vào mã nguồn khó hơn và dẫn đến nhiều lỗi hay nhiều vấn đề không lường trước được.
Việc dễ dàng nâng cấp lên phiên bản mới hơn cũng làm giảm chi phí. Mặt khác, các phần mềm phát triển mới khó nâng cấp hơn hoặc phải thay thế bằng một phần mềm khác thay vì việc nâng cấp. Do vậy, Tổng chi phí sẽ cao hơn nếu cần nâng cấp phần mềm nhiều lần vì phải triển khai phần mềm mới.
Thêm vào đó, lựa chọn ứng dụng không phù hợp với quy trình nghiệp vụ của công ty cũng có thể dẫn đến việc tăng chi phí do phải thay thế phần mềm khác, hoặc chi phí liên quan đến việc thay đổi quy trình nghiệp vụ của công ty để phù hợp với phần mềm. Một số ứng dụng phù hợp với ngành này nhưng lại không phù hợp với ngành khác do vậy cần xem xét kỹ lưỡng trong quá trình đánh giá.
Nguồn : Internet
