Quản lý thanh toán trước với Odoo 14

Trong phần Hóa đơn, so với Odoo 13 thì trên Odoo 14 có bổ sung thêm tính năng cut-off giúp cho người dùng có thể thay đổi ngày ghi nhận doanh thu (chỉ áp dụng khi các bút toán đã được vào sổ)

Hiện nay các doanh nghiệp cho phép khách hàng của mình phải trả trước một khoản tiền có thể được tính theo phần trăm của đơn hàng và thanh toán phần còn lại sau khi đã nhận hàng. Chức năng thanh toán trước giúp công ty có thu hút thêm nhiều khách hàng và cơ hội kinh doanh hơn. Khoản trả trước cho một đơn hàng có thể được tính toán theo phần trăm hoặc một khoản cố định tuỳ vào lựa chọn của công ty. Odoo 14 cung cấp tính năng để thiết lập khoản trả trước theo cả hai cách trên. 

Tại Odoo, thanh toán trước sẽ được tạo ra như một sản phẩm riêng biệt và sẽ được dùng khi cần ghi nhận thanh toán. Để thực hiện, người dùng cần xác nhận đơn hàng và trong quá trình tạo hoá đơn, Odoo sẽ có cung cấp tuỳ chọn thanh toán cho người dùng. Để hiểu rõ hơn thì các bạn có thể xem ví dụ dưới đây.

Cách để thiết lập một khoản thanh toán trước 

Bước 1: Ban đầu để kích hoạt thanh toán trước, hãy tạo một đơn hàng từ mô-đun Bán Hàng. 

Chọn Bán hàng -> Các Hoạt động -> Báo giá -> Tạo

Chọn các sản phẩm có sẵn và điền số lượng sản phẩm bán ra. Sau đó click Xác nhận

Bước 2: Xác nhận báo giá sau khi điền đầy đủ thông tin chi tiết. Sau khi báo giá chuyển sang trạng thái Đơn bán hàng, hệ thống hiển thị button Tạo hóa đơn 

Bước 3: Chọn để tạo hóa đơn theo nhu cầu của người dùng. Trong trường hợp trả trước, người dùng có thể sử dụng hai tùy chọn. Đó là điền vào một số tiền cố định hoặc tỷ lệ phần trăm cố định. Cả hai đều được sử dụng trong các doanh nghiệp tuỳ theo các điều khoản và điều kiện thanh toán của họ.

Sau khi hoàn thành, hãy nhấp chuột vào Tạo và Xem hóa đơn.

 

Tại hoá đơn, người dùng có thể kiểm tra được chi tiết khoản trả trước trong giai đoạn đầu đặt hàng. Để thực hiện việc nhận thanh toán trước khi giao hàng, người dùng cần xác nhận hoá đơn từ khách hàng bằng cách kiểm tra bút toán. 

Nếu khách hàng thực hiện thanh toán bằng cách chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng của công ty, người dùng có thể kiểm tra hóa đơn : Chọn Kế toán -> Khách hàng -> Hóa đơn -> Click vào button Ghi nhận thanh toán. Hệ thống hiển thị 

 

Sau khi xác nhận thanh toán, người dùng có thể nhìn thấy hoá đơn được đánh dấu Đã thanh toán màu xanh

 

Người dùng sẽ cần phải chờ thông tin đã nhận hàng của khách hàng để tiến hành tạo hoá đơn nhằm trừ khoản thanh toán trả trước trực tiếp vào tổng tiền đơn hàng. 

Bước 4: Khi khách hàng xác nhận việc giao hàng, người dùng có thể tạo hóa đơn cho khoản tiền còn lại. Người dùng có thể thực hiện việc này bằng cách chọn đơn đặt hàng và tạo hóa đơn giống như đã thực hiện trước đó. Vì khoản thanh toán trước đã được thực hiện nên sẽ có một tùy chọn mới cho người dùng trong khi tạo hóa đơn.

Để tạo hóa đơn cho số tiền còn lại, người dùng có thể chọn tạo hóa đơn thông thường với tùy chọn thanh toán khấu trừ.

Sau khi nhấn Tạo và Xem hoá đơn, một hoá đơn mới sẽ được tạo ra trong đó sẽ có một dòng hoá đơn thể hiện khoản thanh toán trước đó. Khoản khấu trừ được hiển thị với dấu âm ở phía trước. Số tiền cuối cùng của hoá đơn sẽ là tổng số tiền phải thanh toán sau khi đã trừ đi khoản thanh toán trước. 

Người dùng cũng có thể thiết lập khoản tiền cố định thay vì phần trăm cho một thanh toán trả trước. Tính năng thanh toán trước của Odoo có thể được dùng trong những trường hợp như mua ô tô, xe đạp hay một sản phẩm có giá trị cao mà khách hàng cần thanh toán một khoản nhỏ trước. Người dùng có thể cài đặt tùy chọn thanh toán trước trên một hóa đơn nhiều lần tuỳ thuộc vào chính sách và điều khoản hoạt động của công ty.