Đầu tiên, chúng ta phải khẳng định rằng với bất kỳ công cụ, quy trình hoặc thiết bị mới nào được đưa vào sử dụng, công ty cần phải có kế hoạch để đào tạo những người có liên quan để hiểu về cách sử dụng dụng. Nhưng nếu bạn vẫn thắc mắc lý do về tầm quan trọng của việc đào tạo trong dự án ERP thành công.
ERP là gì?
ERP (viết đầy đủ là Enterprise Resource Planning) nghĩa là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp.
Phần mềm ERP hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hoá từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,...
Tại sao đào tạo trong dự án ERP lại quan trọng?
Giảm lỗi
Nếu bạn chỉ để nhân viên của mình "lạc lõng" với một hệ thống ERP mới, họ sẽ không hiểu được mối quan hệ, sự phụ thuộc và quy trình làm việc. Như vậy, chúng có thể sẽ bắt đầu gây ra các lỗi gây tốn kém và mất thời gian để sửa. Tất cả những điều đó có thể tránh được nếu được đào tạo kỹ lưỡng.
Giới thiệu nhanh hơn
Đào tạo tốt giúp nhân viên mới của bạn bắt đầu nhanh hơn. Nếu bạn đã thực hiện bước đầu tiên, hầu hết các nhân viên mới thường sẽ được đào tạo về hệ thống ERP bởi các đồng nghiệp của họ. Giả sử các đồng nghiệp biết cách sử dụng hệ thống một cách hiệu quả thì nhân viên mới có thể nắm rõ nhiều quy trình và phương pháp luận quan trọng của công ty nhanh chóng.
Tiết kiệm thời gian
Một nhân viên được đào tạo đúng cách sẽ được trang bị tốt hơn để sử dụng ERP cho các nhiệm vụ kinh doanh. Họ nhận ra toàn bộ tiềm năng của công cụ và có thể tận dụng nó thay vì mất nhiều thời gian để khác phục các sự cố. Hơn nữa, họ có thể sử dụng công cụ này nhanh hơn so với người chưa được đào tạo và cũng có thể có đề xuất (với tư cách là người dùng cuối) để cải thiện hơn nữa việc triển khai khi ERP được đưa vào sử dụng.
Giảm thiểu rủi ro
Khi tất cả mọi người được đào tạo đúng cách, tất cả nhân viên của bạn sẽ được xử lý cùng một nhiệm vụ với các bước giống nhau. Đảm bảo các thủ tục và quy trình được tuân thủ là một cách để giảm rủi ro và sai sót trong kinh doanh. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường tuân thủ nghiêm ngặt như ngân hàng, tài chính, chính phủ hoặc chăm sóc sức khỏe. Việc đào tạo được lập thành văn bản thích hợp cũng đảm bảo cấp quản lý biết cách thức, thời điểm và địa điểm thực hiện các hành động khắc phục nếu một nhân viên được đào tạo không tuân theo các quy trình được hướng dẫn.
Ngăn ROI thấp
Việc triển khai hệ thống ERP không chỉ đơn thuần là đưa công nghệ vào sử dụng. Thông thường các tổ chức lầm tưởng rằng nhân viên sẽ bắt đầu sử dụng hệ thống ngay sau khi nó được khởi chạy và không cần đào tạo. Với niềm tin này, hệ thống ERP sẽ không được sử dụng nữa. Bất kỳ hệ thống nào không được sử dụng hoặc sử dụng kém đều thể hiện lợi tức đầu tư thấp và do đó sẽ làm giảm lợi ích kinh doanh.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng ta đã thảo luận về tầm quan trọng của đào tạo trong dự án ERP. Chúng ta đã thấy rằng đào tạo là một phần không thể thiếu của quá trình triển khai ERP, và nó có vai trò quyết định đối với sự thành công của dự án.
Để tìm hiểu thêm thông tin, hãy liên hệ chuyên gia của Onnet Consulting để được tư vấn.
