Odoo đã trở thành một trong những phần mềm quản trị doanh nghiệp được săn đón nhiều nhất nhờ giao diện thân thiện và tính năng phong phú. Do Odoo là một phần mềm mã nguồn mở nên nó đã mang lại rất nhiều lợi ích như khả năng tiếp cận đến cộng đồng người dùng và tuỳ chỉnh phạm vi theo yêu cầu đặc biệt của khách hàng. Ngoài ra, Odoo còn tích hợp các phân hệ như bán hàng, mua hàng, kế toán, sản xuất và nhiều mô đun khác lại với nhau.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về hoá đơn chiếu lệ “Pro-forma Invoice”
Hóa đơn chiếu lệ là gì?
Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice) là dự báo về chi phí của một đơn bán hàng trước khi nó được thanh toán. Xuất hoá đơn chiếu lệ nhằm xác nhận cho cam kết của người bán hàng về việc sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ tại mức giá đã thông báo trước cho khách hàng. Hoá đơn chiếu lệ được sử dụng phổ biến trong mua và bán, đặc biệt là khi người mua và người bán chưa từng cộng tác với nhau trước đó. Nó là một loại hóa đơn dùng trong các loại chứng từ xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, nó không được hiểu là một hoá đơn chính thức.
Các hoá đơn kinh doanh sẽ thể hiện được giá thực của sản phẩm và dịch vụ đang được cung cấp bởi công ty, trong khi đó, hoá đơn chiếu lệ sẽ được sử dụng khi khách hàng yêu cầu báo giá một sản phẩm hoặc dịch vụ chưa từng được cung cấp bởi doanh nghiệp của bạn. Chỉ cần sau khi nhận hóa đơn chiếu lệ thì ngay lập tức 2 bên mua và bán có thể bắt đầu tiếp tục đàm phán những điều khoản khác cụ thể hơn có liên quan đến giao dịch.
Cả hai loại hoá đơn này hiển thị giống hết nhau, tuy nhiên hoá đơn chiếu lệ bao gồm các điều kiện có thể không giống với hoá đơn thật, mặc dù vậy, hoá đơn chiếu lệ vẫn giúp cho người dùng biết được hoá đơn thật sự sẽ bao gồm những gì.
Sự khác biệt với đơn báo giá
Điều làm nên sự khác biệt giữa hoá đơn chiếu lệ và hoá đơn truyền thống đó là hoá đơn chiếu lệ dựa trên thoả thuận giữa người bán và người mua. Còn báo giá được gửi đi ngay cả khi khi chưa xác nhận thỏa thuận, vì vậy mà các điệu kiện bán hàng vẫn có thể thay đổi.
Bây giờ chúng ta sẽ cùng thảo luận về mục đích của hóa đơn chiếu lệ
Các hoá đơn này thường đươc sử dụng đối với các hàng hoá nhập khẩu cho mục đích kê khai hải quan
- Đưa ra những thông tin chi tiết về những gì mà khách hàng mong đợi được biết
o Bao gồm ước tính về giá, số lượng sản phẩm, các điều khoản và điều kiện của đơn đặt hàng
- Khách hàng có thể sử dụng hoá đơn chiếu lệ để quyết định có tiếp tục đặt hàng hay không
o Trong một số trường hợp nhất định, việc ước tính về giá là rất khó vì vậy mà nhà cung cấp có thể gửi Hoá đơn chiếu lệ để thể hiện ý tưởng chung về đơn hàng
- Công ty cũng có thể sử dụng hoá đơn chiếu lệ khi điều khoản của hợp đồng bán hàng không quy định khách hàng phải thanh toán toàn bộ đơn hàng khi đã nhận được một số sản phẩm nhất định
- Hoá đơn này giúp cho khách hàng xác định các yếu tố đ biết được giá trị thật của đơn hàng
Cách một hóa đơn chiếu lệ hoạt động trên Odoo
Cách tạo hóa đơn chiếu lệ trên Odoo Enterprise 14 không khác biệt so với trên Odoo 13. Đầu tiên, chúng ta sẽ phải bật tính năng hoá đơn chiếu lệ từ phần cài đặt của mô-đun Bán hàng.
Bán hàng > Cấu hình > Thiết lập > Báo giá & Đơn hàng > Hoá đơn chiếu lệ
Sau khi thiết lập, vào Bán hàng -> Báo giá -> Tạo báo giá. Trong khi tạo báo giá và trước khi xác nhận đơn hàng, người dùng có thể gửi Hoá đơn chiếu lệ đến khách hàng bằng cách nhấn vào nút “ Gửi Hoá đơn chiếu lệ”
Sau khi nhấn vào nút “Gửi hoá đơn chiếu lệ”, hệ thống sẽ mở một cửa sổ cho người dùng thay đổi nội dung email sẽ gửi ra và xem trước hoa đơn chiếu lệ sẽ gửi đến khách hàng
Sau khi chúng ta gửi đi cho khách hàng và nếu khách hàng xác nhận đơn hàng chúng ta có thể tiếp tục đơn hàng như bình thường.
Trên đây là toàn bộ về Hoá đơn chiếu lệ trên Odoo 14.
