Khi một nhân viên mới được tuyển dụng vào một công ty, một hợp đồng được lập giữa người lao động và người sử dụng lao động trong đó nêu rõ các điều khoản cùng điều kiện liên quan đến công việc. Hợp đồng cũng nêu rõ nghĩa vụ, trách nhiệm của cả hai bên và đảm bảo về mặt pháp lý rằng mỗi bên sẽ thực hiện nghĩa vụ của mình trong thỏa thuận. Những hợp đồng này là tài liệu quan trọng để cả nhân viên và công ty thiết lập một cách hợp pháp mối quan hệ làm việc giữa họ.
Quản lý hợp đồng lao động là một nhiệm vụ quan trọng không kém gì việc ký kết hợp đồng. Cần có sự giám sát kỹ lưỡng trong các thủ tục tạo một hợp đồng mới để quản lý cho đến khi nó hết hạn. Điều này đòi hỏi một hệ thống quản lý tự động và mạnh mẽ để xử lý dễ dàng tất cả các hoạt động về hợp đồng. Hệ thống Odoo ERP sẽ hỗ trợ bạn một cách hiệu quả trong việc quản lý tất cả các hợp đồng nhân viên được ghi lại trong cơ sở dữ liệu của bạn.
Mô-đun Nhân viên trong Odoo sẽ theo dõi thông tin công việc, chi tiết liên hệ, cơ cấu lương và lịch trình làm việc của nhân viên. Nó cho phép bạn tạo loại hợp đồng của riêng mình. Odoo làm cho các thủ tục tạo và xử lý hợp đồng dễ dàng hơn đối với người dùng hoặc quản lý nhân sự của một công ty. Để hỗ trợ tất cả các chức năng này, quản lý hợp đồng nhân viên Odoo có nhiều tính năng hấp dẫn giúp hiện đại hóa quy trình làm việc của bạn.
Blog này thảo luận về các tính năng thiết yếu của quản lý hợp đồng nhân viên Odoo và cách nó giúp người dùng tạo và quản lý hợp đồng nhân viên một cách dễ dàng.
Bảng điều khiển dễ sử dụng
Có một bảng điều khiển dễ hiểu sẽ giúp người dùng nhanh chóng thích ứng với tính năng có sẵn trong một mô-đun. Các ký tự hiển thị trong bảng điều khiển Hợp đồng nhân viên trong mô-đun Nhân viên sẽ giúp bạn nắm bắt ý tưởng về các hợp đồng mới và đang thực hiện. Nhân viên có thể sử dụng nút ‘Tạo’ để tạo các hợp đồng mới từ chính trang tổng quan. Bạn sẽ có được một cái nhìn tổng thể về các thông tin quan trọng liên quan đến tất cả các hợp đồng được thực hiện trong mô-đun này.
Các chế độ xem khác nhau trong bảng điều khiển - bảng điều khiển hợp đồng nhân viên của Odoo chứa ba chế độ xem mặc định cho danh sách liên hệ được lưu trong mô-đun Nhân viên.
Trong chế độ xem ‘kanban’, bạn có thể xem tất cả các hợp đồng có sẵn trên trang tổng quan. Chế độ xem 'danh sách' chứa tổng quan chi tiết hơn về các hợp đồng so với chế độ xem 'kanban'. Nó hiển thị tất cả các thông tin quan trọng liên quan đến hợp đồng trong bản xem trước như Tham chiếu hợp đồng, Tên nhân viên, Vị trí công việc, Lịch trình làm việc, Thời hạn Hợp đồng và Công ty.
Điều này bao gồm trạng thái của hợp đồng như mới, đang chạy, hết hạn và danh sách bị hủy bỏ riêng biệt. Bạn có thể dễ dàng có được quyền truy cập vào từng người trong số họ bằng cách chỉ cần nhấp vào hợp đồng tương ứng.
Bộ lọc - Giống như trong bất kỳ mô-đun nào khác trong Odoo, quản lý hợp đồng Nhân viên cũng chứa tùy chọn bộ lọc nâng cao để dễ dàng quá trình tìm kiếm.
Nếu bạn đang tìm kiếm một hợp đồng lao động cụ thể, bạn có thể áp dụng bộ lọc cho các tài liệu có sẵn và Odoo sẽ sắp xếp hợp đồng bắt buộc theo bộ lọc được áp dụng. Ngoài các bộ lọc mặc định, Odoo đảm bảo nhiều bộ lọc tùy chỉnh để thực hiện truy xuất dữ liệu dễ dàng.
Ví dụ: nếu bạn muốn nhận danh sách các hợp đồng hiện đang chạy trong số tất cả các hợp đồng có sẵn trong mô-đun Nhân viên, bạn có thể áp dụng ‘Đang chạy’ làm bộ lọc.
Nó sẽ hiển thị tất cả các hợp đồng đang thực hiện ngay lập tức và bạn có thể chỉnh sửa chúng bằng cách chọn một trong những hợp đồng tương ứng.
Group By - bạn có thể sử dụng tùy chọn này để nhóm các hợp đồng khác nhau theo tùy chọn ‘Group By’ mặc định và tùy chỉnh có sẵn trên chính trang tổng quan. Ví dụ: áp dụng nhóm "Vị trí công việc" theo tùy chọn sẽ giúp bạn có được danh sách các hợp đồng của nhân viên được nhóm lại dựa trên vị trí công việc của họ trong một công ty.
Hệ thống Odoo ERP cho phép bạn thực hiện các hành động này trên hợp đồng theo yêu cầu của bạn.
Đảm bảo quản lý kịp thời các hợp đồng
Việc đảm bảo quản lý kịp thời hợp đồng lao động phù hợp với sự thay đổi chức cụ, vị trí việc làm hoặc cơ cấu tiền lương của người lao động là rất quan trọng. Odoo giúp tổ chức chỉnh sửa các trường cần thiết trong hợp đồng đơn giản hơn. Sau mỗi hoạt động thẩm định, nhân viên có thể sử dụng tùy chọn chỉnh sửa để giữ cho tài liệu được cập nhật. Khi Odoo cung cấp tùy chọn để xem trạng thái của hợp đồng, nhóm quản lý nhân sự của một công ty có thể dễ dàng gia hạn hợp đồng và chuyển thỏa thuận đã gia hạn cho khách hàng.
Các hành động bổ sung trên một hợp đồng
Người dùng có thể dễ dàng lưu trữ, tạo bản sao và xóa hợp đồng trong Odoo.
Ở đầu hợp đồng của một nhân viên được chọn, nút "Hành động" sẽ hiển thị nơi người dùng có thể thực hiện các hành động Lưu trữ, Sao chép hoặc Xóa đối với hợp đồng.
Gửi yêu cầu chữ ký
Các điều khoản và điều kiện quy định trong hợp đồng chỉ có hiệu lực khi cả hai bên cùng ký kết. Odoo dẫn đầu quá trình này một cách đáng kinh ngạc bằng cách tích hợp gửi yêu cầu ký hiệu từ bên đối diện thông qua mô-đun Sign.
Như bạn thấy trong hình, nhấp vào ‘Yêu cầu Chữ ký’ sẽ dẫn bạn đến một thư yêu cầu.
Bạn có thể định cấu hình tài liệu để ký, nhân viên chịu trách nhiệm, vai trò của nhân viên và chủ đề của thư trong các trường tương ứng. Bạn có thể gửi thư này cho người có ký hiệu bạn cần trong tài liệu bằng cách nhấp vào tùy chọn 'Gửi'
Tạo liên kết mô phỏng
Sử dụng liên kết ‘Tạo mô phỏng’, nút ngay bên cạnh ‘Yêu cầu chữ ký’, bạn có thể gửi đề nghị cập nhật cho nhân viên.
Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện chứa thông tin cần thiết về công việc như chức danh, ngân sách của nhân viên và mẫu hợp đồng của nhân viên tương ứng.
Odoo sẽ tự động tạo liên kết mô phỏng và bạn có thể gửi ưu đãi này cho nhân viên.
Tin nhắn trực tiếp và lên lịch hoạt động
Tính năng này của Odoo cho phép bạn gửi tin nhắn trực tiếp và lên lịch cuộc hẹn với nhân viên một cách dễ dàng.
Bạn không cần phải mở các mô-đun khác để thực hiện các hoạt động này vì Odoo cung cấp các tùy chọn này theo mọi hợp đồng.
Các tính năng mà chúng tôi đã thảo luận trong blog này sẽ giúp bạn quản lý hợp đồng một cách xuất sắc bằng cách sử dụng Odoo.
Nguồn: Cybrosys.com
