Trong khi giao tiếp tốt là chìa khóa cho các giải pháp tốt hơn thì việc giao tiếp bị gián đoạn giữa các nhóm gây ra chi phí đắt đỏ cho tổ chức. Đây là lúc các công cụ cộng tác doanh nghiệp xuất hiện, hoạt động như một cổng thông tin để kết nối các thành viên trong nhóm trên toàn cầu. Những công cụ cộng tác này thường kết hợp ở một nền tảng, xây dựng các giải pháp sử dụng trên thế giới.
Về Google Suite: Với hai công cụ chính để giao tiếp bao gồm Google Hangouts Meet và Google Hangouts Chat nâng cao nền tảng cộng tác cho mọi người.
Một ví dụ khác là Lark: Đây là một công cụ tự hào với vô số cải tiến cho giao tiếp và cộng tác trong doanh nghiệp.
Tổng quan
Lark là một công cụ mới hơn nhiều so với Google Suite. Được phát hành vào tháng 4 năm 2019, Lark liên tục bổ sung các tính năng mới cho trò chuyện và tài liệu, chẳng hạn như nhắc lại thông báo và các khối dễ sử dụng trong tài liệu. Trong phạm vi bài đăng blog này, hãy cùng Onnet Consulting so sánh ngắn gọn Lark với Google Suite để tìm ra sự khác biệt giữa hai sản phẩm này, cũng như giá trị mà chúng cung cấp cho các doanh nghiệp. Bây giờ hãy khám phá các công cụ chi tiết hơn.
Định giá
Rõ ràng rằng Google Suite không có phiên bản Freemium trong khi Lark có. Lark cung cấp một phiên bản miễn phí với đầy đủ các chức năng! Nếu bạn bắt đầu với một nhóm nhỏ và không muốn chi quá nhiều tiền, Lark chắc chắn sẽ là lựa chọn tốt hơn. Và các gói cao hơn cho những doanh nghiệp muốn trải nghiệm các tính năng nâng cao về tự động hóa quy trình làm việc, quản lý nhóm và hỗ trợ.
Quá trình Onboarding
Quá trình onboarding trong Lark và Google Hangouts Chat (công cụ chính để giao tiếp trong Google Suite) khá giống nhau. Cả hai công cụ chào đón người dùng mới với một vài phương thức chứa thông tin cơ bản để khởi động trải nghiệm trò chuyện nhóm hoặc để giới thiệu các tính năng chính.
Lark là một đối thủ cạnh tranh "đáng gườm" để xếp hạng công cụ cộng tác tốt nhất tại nơi làm việc trong việc kết nối các nhóm làm việc từ xa lại với nhau. Quá trình đăng ký Lark khá đơn giản. Với Lark, bạn có thể:
- Tham gia/bắt đầu một nhóm
- Kiểm tra tin nhắn riêng tư
- Viết bài đầu tiên của bạn
- Kiểm tra hộp thư của bạn
- Nói chuyện với bot
- Đăng ký lịch công khai
- Kiểm tra thông báo
- Xem các tập tin được truy cập gần đây
- Bắt đầu cuộc gọi điện video
- Làm cho cuộc trò chuyện của bạn trở nên sống động hơn bằng cách thêm các biểu tượng cảm xúc …
Khi nói đến giao tiếp, Google Hangouts Chat rất đơn giản. Các nhóm của bạn được kết nối tốt hơn với thông tin được truyền nhanh chóng. Với Hangouts Chat, bạn có thể:
- Loại bỏ chức năng trò chuyện và video khỏi Gmail
- Mời mọi người
- Mời bot vào cuộc trò chuyện
- Trò chuyện với một nhóm người cùng một lúc
- Chia sẻ nhanh tệp từ Google Drive
- Giảm phiền nhiễu và cải thiện sự tập trung bằng cách định cấu hình cài đặt
- Bắt đầu hangout với một liên hệ hoặc khách hàng tiềm năng từ Copper CRM …
Nhắn tin
Lark và Hangouts Chat có nhiều tính năng tương tự nhau. Cả hai công cụ đều có không gian dành riêng cho các cuộc hội thoại nhóm. Lark sử dụng Nhóm (bao gồm các nhóm Trò chuyện và Chủ đề). Hangouts Chat sử dụng phòng và chuỗi tin nhắn. Cả hai đều có sẵn chương trình trò chuyện và phản ứng biểu tượng cảm xúc . Bạn cũng có thể gửi tin nhắn riêng tư trực tiếp trong các cuộc trò chuyện nhóm.
Về sự khác biệt, Lark và Google Suite có những điểm sau:
Khi tạo nhóm trong Lark, chúng có thể ở chế độ riêng tư hoặc công khai. Trong Hangouts Chat, các phòng được đặt ở chế độ riêng tư theo mặc định. Vấn đề ở đây là khi nhóm hoặc phòng ở chế độ riêng tư, không ai có thể xem hoặc tham gia trừ khi được mời.
Trong Lark, bạn có thể đặt các cuộc hội thoại thành một chuỗi dưới dạng cài đặt. Tuy nhiên, trong Hangouts Chat, giao tiếp hoàn toàn dựa trên chuỗi và khi bạn bắt đầu trò chuyện, bạn đang giao tiếp trong một chuỗi mà bạn có thể không biết.
Hangouts Chat có tính năng Trả lời thông minh mà bạn sẽ được cung cấp các đề xuất để trả lời. Tuy nhiên, nếu muốn trả lời tự động trong Lark, bạn cần tạo một bot tùy chỉnh và thêm bot đó vào cuộc trò chuyện.
Lark cung cấp các tính năng nâng cao như lịch sử trò chuyện và ghim các tin nhắn quan trọng. Điều này cho phép các thành viên mới được thêm vào một nhóm trò chuyện có thể xem lịch sử tin nhắn và thông tin ghim.
Ngoài ra, các cuộc trò chuyện có thể được đặt để tự động dịch sang tiếng Anh, tiếng Trung hoặc tiếng Nhật. Điều này cho phép bạn trò chuyện trong thời gian thực với các nhóm khác ngôn ngữ mà vẫn hiểu nhau một cách dễ dàng.
Như bạn thấy, các tính năng nhắn tin trong cả hai công cụ có phần khác nhau, vì vậy hãy cân nhắc kỹ nhu cầu của bạn khi quyết định ứng dụng nào phù hợp nhất với nhóm của bạn.
Tìm kiếm
Không có giới hạn nào đối với Lark, cho dù đó là gói miễn phí hay gói trả phí. Tuy nhiên, trong Hangouts Chat, các tùy chọn tìm kiếm nâng cao chỉ khả dụng trong G Suite Business và Enterprise.
Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi so sánh tìm kiếm:
Trong cả hai công cụ, bạn có thể chỉ định kết quả trong một người và nhóm hoặc loại tệp cụ thể. Hơn nữa, trong Lark, bạn có thể tìm kiếm trong một khoảng thời gian cụ thể và trong các tài liệu có sẵn trên nền tảng. Vì vậy, nếu bạn quên tiêu đề của tài liệu, chỉ cần nhập một đoạn văn bản vào hộp tìm kiếm để tìm nó. Ngoài ra, bạn có thể tìm kiếm trên nội dung của công ty mình từ Lark Cloud đến Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Lịch, v.v. Chức năng này chỉ khả dụng cho các gói cao hơn của Google Suite.
Tài liệu và lưu trữ đám mây
Chúng tôi biết tầm quan trọng của tài liệu và lưu trữ tệp đối với bất kỳ ứng dụng cộng tác nhóm nào. Cả Google Suite và Lark đều hỗ trợ Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và các công cụ cộng tác khác cũng như Drive để lưu trữ. Bạn có thể làm việc với mọi người trong thời gian thực, chỉnh sửa, nhận xét hoặc trò chuyện trong một tài liệu với nhóm hoặc những người bên ngoài công ty của bạn. Bạn cũng có thể theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu của mình và hoàn tác mọi thứ bạn chọn. Đặc biệt là khi các phiên bản trước được giữ vô thời hạn.
Tuy nhiên, Lark và Google Suite có nhiều điều khác biệt về tính năng tài liệu và lưu trữ đám mây. Google Suite là bộ ứng dụng văn phòng được sử dụng nhiều nhất hiện có và cung cấp nhiều chức năng hơn. Tuy nhiên, Lark nâng cao hơn bằng cách sử dụng Markdown. Nó cũng hỗ trợ nhiều phần chèn linh hoạt như Thăm dò ý kiến, Video, Thẻ nhóm và các trang tính có thể đếm được trong tài liệu ! Google Suite hỗ trợ nhiều loại tệp hơn như định dạng .odt, .rtf, .txt hoặc .html tạm thời không khả dụng trong Lark. Lark cung cấp dung lượng lưu trữ 10GB/người dùng trong gói miễn phí và 100GB/người dùng trong các gói cao hơn, trong khi Google Suite chỉ cung cấp 30GB/người dùng trong gói cơ bản.
Nền tảng
Cả Lark và Google Suite đều tương thích trên tất cả các nền tảng như Mac OS, Windows, trình duyệt, Android và iOS. Giao diện người dùng trên máy tính để bàn có vẻ giống nhau và bạn được phép thực hiện nhiều việc như trò chuyện với người khác, mời mọi người, viết bài đăng, kiểm tra lịch của bạn, chọn thời gian giới hạn cho trạng thái Không làm phiền, v.v.
Là một ứng dụng mới ra mắt vào năm 2019, Lark có trải nghiệm di động tốt hơn nhiều, đặc biệt là khi xem xét quyền truy cập vào một số chương trình nhỏ như Tự động hóa. Mặt khác, Google Suite vẫn còn một số việc phải làm để làm cho ứng dụng Drive dành cho macOS đáp ứng các tiêu chuẩn của họ. Và đối với các ứng dụng iOS, đôi khi phải mất khá nhiều thời gian để cập nhật nó.
Tích hợp
Nói tóm lại, Lark và Google Suite hiện chỉ cung cấp một số ứng dụng bên thứ ba cần thiết nhất như Asana, nhưng cả hai đều cung cấp nhiều bot cho nền tảng nhắn tin. Vì vậy, nếu bạn bắt đầu sử dụng nền tảng nhắn tin, chỉ cần đảm bảo rằng nó có thể kết nối với các ứng dụng bên thứ ba cần thiết nhất của bạn hoặc bạn sẽ cần tự xây dựng một bot tùy chỉnh. Đối với hồ sơ, không giống như Google Suite, Lark có tính năng quản lý OKR tích hợp, có thể giúp quy trình làm việc của bạn mượt mà hơn so với các tích hợp của bên thứ ba.
Bảo mật
Cả Lark và Google Suite đều coi trọng vấn đề bảo mật của khách hàng. Họ nỗ lực để giữ cho dữ liệu được bảo mật, an toàn và riêng tư, đồng thời bao gồm nhiều chứng nhận và quy định tuân thủ của ứng dụng. Lark thậm chí còn mở rộng Trò chuyện bí mật để đảm bảo môi trường giao tiếp riêng tư và an toàn nhất.
Lark vs Google Suite: bạn nên chọn công cụ nào?
Các công cụ cộng tác nhóm là phải có đối với bất kỳ loại hình tổ chức nào. Dù là loại hình tổ chức nhỏ, vừa hay lớn, mọi người đều rất cần phải tương tác với nhau trong các dự án và nhiệm vụ đa dạng để hoàn thành trong thời gian biểu.
Lark và Google Suite đều mang lại trải nghiệm giao tiếp đặc biệt cho người dùng và cả hai đều có những ưu và nhược điểm riêng trong việc mở rộng cộng tác nhóm. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn không chắc nên chọn công cụ cộng tác nhóm nào, thì Onnet Consulting khuyến khích dùng thử Lark — một công cụ cộng tác nhóm đơn giản được hỗ trợ bởi AI. Nó cung cấp lịch sử tin nhắn không giới hạn để phù hợp hơn với nhu cầu của khách hàng, đồng thời với các cuộc gọi thoại và cuộc gọi video và âm thanh chất lượng cao được tích hợp sẵn. Cuối cùng, nó là một giải pháp hợp lý hơn Google Suite. Onnet Consulting hiện tại là đối tác chính thức của Lark tại Việt Nam, cùng trải nghiệm những tính năng hữu ích và tối ưu hóa năng suất làm việc của doanh nghiệp.
Nguồn: Lark vs Google Suite
