Phần mềm BPM là gì?
Quản lý quy trình nghiệp vụ là một khái niệm đề cập tới sự kết hợp của việc mô hình hóa (modeling), tự động hóa (automation), thực thi (execution), kiểm soát (control), đo lường (measurement) và tối ưu hóa (optimization) các luồng hoạt động kinh doanh, hỗ trợ những mục tiêu, kết quả then chốt của doanh nghiệp.
Phần mềm Quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management Software- BPMS) là một công cụ tự động hóa quy trình cho phép bạn phân tích các quy trình của từ đầu đến cuối và giúp bạn làm việc trên các khuôn khổ cho nhiều tình huống có thể xảy ra.
BPMS giám sát các luồng hoạt động hiện có, giúp đơn giản hóa chúng bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và điều chỉnh chúng phù hợp với mục tiêu tổ chức của bạn. Bằng cách vạch ra các quy trình hàng ngày của bạn, BPMS giúp bạn phát hiện ra các nút thắt hoạt động và loại bỏ chúng, giúp các quy trình của bạn được kết nối và hiệu quả hơn.
Các tính năng cần có trong Phần mềm BPM
Trước khi xác định đâu là phần mềm BPM tốt nhất cho bạn, bạn nên hiểu phần mềm đó sẽ cung cấp những tính năng nào.
Công cụ lập sơ đồ quy trình trực quan:
Phần mềm BPM tốt nhất cho phép người dùng thiết kế quy trình công việc một cách dễ dàng mà không cần biết cách viết code. Điều này giảm bớt áp lực cho nhóm CNTT và đặt quyền kiểm soát vào tay người dùng cuối.
Trình thiết kế biểu mẫu kéo và thả
Với các trình thiết kế biểu mẫu, bạn có thể chọn giữa các trình tạo đơn giản và phức tạp. Trong khi lựa chọn, hãy ghi nhớ hai khía cạnh. Đầu tiên, người dùng cuối sẽ cảm thấy thoải mái với điều gì? Thứ hai, bạn có thể thấy trước việc nhận được giá trị từ nó khi các quy trình trở nên phức tạp hơn không?
Tính di động:
Hệ thống BPM không đi kèm với các ứng dụng dành cho thiết bị di động sẽ giúp việc phê duyệt khi đang di chuyển trở nên thuận lợi, điều đó giúp cho các quy trình không bị chậm trễ.
Báo cáo và phân tích:
Một yếu tố làm cho việc triển khai BPM vượt trội hơn nhiều so với số hóa đơn thuần là khả năng phân tích và báo cáo mạnh mẽ. Chúng rất quan trọng để có được cái nhìn sâu sắc về cách các quy trình đang hoạt động và những cải tiến nào là cần thiết.
Tích hợp dễ dàng:
Khả năng tích hợp với phần mềm khác là rất quan trọng trong phần mềm BPM. Nếu phần mềm BPM sử dụng không thể tích hợp, điều đó có nghĩa là sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức để chuyển dữ liệu qua lại giữa các ứng dụng.
Quản lý trường hợp thích ứng
Không phải tất cả công việc được thực hiện trong các tổ chức đều được xác định và cấu trúc tốt như các quy trình. Có một lượng lớn công việc không thể quản lý được bằng phương pháp BPM thông thường. Khi phần mềm BPM bao gồm các tính năng quản lý trường hợp thích ứng, nó cung cấp một giải pháp toàn diện hơn.
Quản lý dữ liệu và tài liệu:
Các doanh nghiệp ngày nay đang hoạt động với tốc độ cực nhanh. Việc quản khối lượng dữ liệu và tài liệu rất khó khăn. Một hệ thống BPM tốt có thể quản lý dữ liệu và tài liệu một cách hiệu quả.
Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò:
Bảo mật dữ liệu là một mối quan tâm đáng kể đối với các tổ chức. Chọn phần mềm BPM hỗ trợ kiểm soát truy cập chi tiết vào dữ liệu. Hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu bí mật dựa trên vai trò là một cách hiệu quả để đảm bảo rằng tính bảo mật.
Khả năng cộng tác:
Bất kể tính chất công việc như thế nào, luôn cần có sự giao tiếp hiệu quả giữa những người thực hiện nhiệm vụ. Để có năng suất tối ưu, các cuộc trò chuyện xung quanh công việc đều diễn ra trên cùng một nền tảng thống nhất. Việc chuyển đổi giữa các ứng dụng giao tiếp rất hỗn loạn và tốn nhiều thời gian.
Tích hợp quản lý dự án:
Các doanh nghiệp cũng thực hiện các hoạt động một lần, không thể được phân loại là các quy trình. Đôi khi, ngay cả các dự án cũng cần tinh giản và tối ưu hóa. Việc chọn một phần mềm BPM giải quyết được khả năng này và bao gồm khả năng quản lý các dự án một cách hiệu quả sẽ rất có giá trị.
Đánh giá phần mềm BPM
Trước khi đưa ra quyết định chọn phần mềm BPM, hãy tự trả lời các câu hỏi sau:
Nhu cầu BPM của bạn là gì? Bạn hy vọng đạt được những mục tiêu kinh doanh nào?
Ngân sách của bạn là bao nhiêu?
Bạn cần loại lưu trữ nào – tại chỗ hay đám mây?
Bạn thích loại mô hình cấp phép nào hơn – mã nguồn mở, phiên bản giới hạn miễn phí hay phiên bản trả phí đầy đủ?
Phần mềm có giá bao nhiêu? Các chi phí ẩn là gì?
Những điểm mà khách hàng hiện tại đang gặp phải, nếu có?
Khách hàng hiện tại đang kiếm được loại ROI nào?
Người dùng cuối có kiến thức công nghệ ở mức độ nào?
Phần mềm BPM có thể mở rộng quy mô không?
Nó có thể tuân thủ các quy định của ngành không?
Có yêu cầu đào tạo bao nhiêu trước khi sử dụng phần mềm?
Khả năng hỗ trợ sản phẩm là gì?
Kết luận
Việc lựa chọn đúng phần mềm BPM là điều không hề dễ dàng khi trên thị trường có rất nhiều sản phẩm. Lựa chọn sai không chỉ đồng nghĩa với việc lãng phí tiền bạc mà cả thời giãn lẫn công sức.
Nếu bạn đang không biết lựa chọn BPMS nào cho doanh nghiệp của mình, đâu mới là phần mềm phù hợp thì bài viết này hy vọng đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích.
