Định nghĩa về workflow
Workflow (luồng công việc) là một sơ đồ miêu tả thứ tự thực hiện từng công việc, từng sự kiện.
Sơ đồ này giúp cho nhà quản trị thấy được chính xác công việc được thực hiện như thế nào hay có thể dùng nó để thiết kế một trình tự công việc khoa học và mang lại hiệu quả cao.
Workflow có thể dùng được ở nhiều lĩnh vực và được sử dụng ở nhiều công việc khác nhau. Ví dụ như bạn có thể dùng để thiết kế trình tự công việc phải làm cho một dự án xây dựng chẳng hạn.
Các loại hình workflow
Dưới đây là ba loại hình workflow mà bạn có thể sử dụng trong doanh nghiệp của mình:
Process Workflow
Case Workflow
Project Workflow
- Process Workflow là một tập hợp các nhiệm vụ có thể dự đoán được và lặp đi lặp lại. Điều này có nghĩa là bạn biết chính xác những gì phải thực hiện và cách thức nó diễn ra như thế nào ngay khi nhận yêu cầu công việc.
Process Workflow cho các quy trình kinh doanh được thiết kế để xử lý số lượng mục không giới hạn. Quy trình phê duyệt yêu cầu mua hàng là một ví dụ. Quy trình làm việc được đặt với một số biến thể ngay khi bắt đầu và bạn có thể xử lý bất kỳ số lượng mục nào trong một quy trình làm việc.
- Case Workflow trái ngược với Proces Workflow, đó là bạn không biết được các nhiêm vụ phải thực hiện khi nhận yêu cầu công việc. Khi nhiều thông tin được thu thập, hướng đi sẽ trở nên rõ ràng hơn. Các yêu cầu hỗ trợ vấn đề IT hay hỗ trợ giải quyết quyền lợi bảo hiểm y tế... chính là những ví dụ điển hình sử dụng Case workflow.
Một điểm giống Process Workflow của Case Workflow là có thể xử lý bất kỳ số lượng mục nào, nhưng chúng dựa vào con người hoặc một bot thông minh để xác định con đường tốt nhất.
- Project Workflow giống với Process Workflow khi người khởi tạo có thể biết trước được các yêu cầu công việc cần thực hiện tuy nhiên nội dung hay thứ tự công việc linh hoạt hơn thay vì tuân theo trình tự cụ thể. Một ví dụ cụ thể là việc giới thiệu một phiên bản website mới, bạn có thể dự đoán với độ chính xác trình tự các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án.
Tuy nhiên, mỗi project workflow chỉ phù hợp cho một yêu cầu công việc cụ thế. Ví dụ đối với một dự án website khác với yêu cầu khác thì project workflow cũ chưa chắc đã phù hợp.
Đâu không phải là workflow?
Bạn không có quy trình làm việc nếu dữ liệu không di chuyển. Ví dụ: nếu bạn quản lý danh sách các công việc không liên quan (dắt chó đi dạo, đi đến cửa hàng tạp hóa, lấy đồ giặt hấp), bạn không có workflow mà là quản lý công việc. Để được coi là một workflow, các nhiệm vụ phải được liên kết theo cách mà chúng tạo thành một phần của một cái gì đó lớn hơn.
Workflow và Process có phải là một?
Không phải. Workflow chỉ mô tả trình tự của nhiệm vụ còn Process là một thuật ngữ rộn bao gồm dữ liệu, biểu mẫu, báo cáo và thông báo cần thiết...mục để là để thực hiện một yêu cầu công việc từ đầu đến cuối theo đúng mục tiêu, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Quy trình làm việc tự động và thủ công
Trong quy trình làm việc thủ công, một con người chịu trách nhiệm từng hạng mục từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Ví dụ: khi một nhân viên điền vào một yêu cầu hoàn tiền, cô ấy phải gửi yêu cầu qua email cho người quản lý để phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, cô ấy phải gửi nó qua email cho bộ phận kế toán.
Bộ phận tài chính phải vào phần mềm và lên lịch thanh toán sau đó gửi email cho nhân viên báo là đã hoàn tất.
Trong quy trình làm việc tự động, khi một người hoàn thành một nhiệm vụ, cô ấy không cần chuyển dữ liệu cho nhiệm vụ tiếp theo. Quy trình làm việc được lập trình để xử lý điều này. Hệ thống quản lý luồng công việc bao gồm thông báo, thời hạn và lời nhắc.
Trong cùng một ví dụ về yêu cầu hoàn tiền, nhân viên có thể điền vào biểu mẫu và nhấn nút gửi. Nó sẽ tự động kích hoạt thông báo để người quản lý xem xét và nhấp vào Phê duyệt.
Điều này sẽ tự động đưa yêu cầu đến bộ phận kế toán để xử lý, thực hiện các khoản thanh toán và gửi email tự động cho nhân viên.
Theo dõi các mục dễ dàng hơn nhiều trong workflow tự động. Để theo dõi các mục trong workflow thủ công, bạn phải cập nhật bảng tính theo cách thủ công hoặc gửi nhiều tin nhắn, email để cập nhật trạng thái.
Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc có nhiều lợi ích khác bao gồm:
Loại bỏ các nhiệm vụ thừa
Nâng cao hiệu quả
Đơn giản hóa việc ủy quyền nhiệm vụ
Giảm thời gian xử lý
Mang lại khả năng hiển thị lớn hơn
Thiết lập trách nhiệm giải trình
Làm thế nào để tạo và quản lý quy trình làm việc tự động?
Để tự động hóa quy trình công việc của mình, bạn sẽ cần sử dụng phần mềm quản lý quy trình làm việc. Phần mềm quản lý quy trình làm việc sẽ cho phép bạn có một cái nhìn trực quan về quy trình làm việc bao gồm tất cả các nhiệm vụ có điều kiện và các trường hợp ngoại lệ. Một phần mềm sẽ cho phép bạn tạo một biểu mẫu mạnh mẽ sẽ hoạt động như một hệ thống chứa tất cả dữ liệu cần thiết để xử lý một cách chính xác.
Sau đó, phần mềm sẽ tự động chạy các quy trình công việc. Người dùng sẽ có thể điền vào biểu mẫu ban đầu và phần mềm sẽ đảm nhận việc chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác cho đến khi hoàn thành.
Quản lý quy trình làm việc với Kissflow
Nếu bạn đang tìm kiếm môt phần mềm giúp mình xây dựng và quản lý quy trình làm việc hiệu quả đang có trên thị trường thì đó chính là Kissflow. Kissflow là một phần mềm tự động hóa quy trình làm việc phù hợp phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay với mức phí hợp lý. Bên cạnh sở hữu một giao diện trực quan, cho phép bất cứ ai trong tổ chức cũng có thể dễ dàng theo dõi và tự động hóa quy trình làm việc của họ. Kissflow còn là một giải pháp hữu hiệu, có thể tùy chỉnh quy trình theo nhu cầu của chính doanh nghiệp để dòng công việc được vận hành một cách liền mạch.
Hãy thử khám phá tính năng quản lý workflow của Kissflow bằng cách liên hệ với chúng tôi qua hotline +84 24 666 39523. Hơn 10,000 doanh nghiệp toàn cầu đã lựa chọn Kissflow Digital Workplace - Nền tảng quản trị doanh nghiệp tự động để làm việc hiệu quả và thông minh hơn.
Nguồn: Kissflow.com
