Các nhà cung cấp ERP truyền thống xác định các vai trò khác nhau trong việc phân tích hoạt động kinh doanh: Nhà quản lý dự án, Nhà phân tích kinh doanh cấp thấp, Nhà phân tích kinh doanh cấp cao, Nhân viên kiểm tra, Người đào tạo, v.v… Nhưng lắm thầy thối ma!
Việc đưa ra quyết định đúng luôn liên quan đến sự cân đối giữa những nhu cầu kinh doanh cụ thể và các tính năng hiện có của sản phẩm. Nếu phân chia vai trò của nhà phân tích kinh doanh và chuyên gia sản phẩm, bạn có thể đưa ra những quyết định không hiệu quả.
Odoo là sản phẩm dễ sử dụng hơn nhiều so với các hệ thống ERP truyền thống. Odoo cho phép một người hiểu cả doanh nghiệp và sản phẩm – điều mà các đối thủ cạnh tranh không thể làm được.
Odoo: Người lãnh đạo dự án
Người lãnh đạo dự án là người ra quyết định chính của dự án. Tuy nhiên, những Người lãnh đạo dự án có nhiều vai trò – họ cùng lúc phải đóng vai trò nhà quản lý dự án, nhà phân tích kinh doanh và chuyên gia sản phẩm.
Với tư cách nhà quản lý dự án, chúng tôi dẫn dắt dự án bằng cách:
Xác định kế hoạch dự án và tuân theo nó
Tập trung vào các mục tiêu chính
Giới thiệu SPoC (Điểm liên lạc duy nhất) vào dự án
Sử dụng đúng nguồn lực và lường trước rủi ro
Với tư cách là nhà phân tích kinh doanh và chuyên gia sản phẩm, chúng tôi giữ mọi thứ đơn giản bằng cách:
Quyết định cách thực hiện các nhu cầu cụ thể
Thách thức các nhu cầu của khách hàng và quản lý những kỳ vọng của họ
Thiết lập cấu hình Odoo
Chuyển dữ liệu cần thiết
Viết các đặc điểm kỹ thuật (nếu có yêu cầu phát triển)
Người lãnh đạo dự án Odoo phải được khách hàng coi là đầu mối liên lạc chính trong quá trình thực hiện của họ.
Odoo: Giám đốc dự án
Trong các dự án lớn hơn hoặc có môi trường chính trị cao, Giám đốc dự án được chỉ định ngoài Người lãnh đạo dự án. Trong khi Người lãnh đạo dự án tập trung vào việc triển khai, Giám đốc dự án giúp trình bày dự án và quản lý các kỳ vọng của lãnh đạo, với góc nhìn cao hơn về dự án.
Vai trò của họ là giữ cho những người ra quyết định nắm được thông tin và cam kết với dự án bằng cách:
Báo cáo tiến độ dự án cho ban chỉ đạo
Theo dõi hiệu quả của dự án
Đưa ra các giải pháp để khắc phục sự kém hiệu quả về cách xử lý dự án (ở cả hai phía)
Trái ngược với Người lãnh đạo dự án, Giám đốc dự án không làm việc toàn thời gian cho một dự án nhưng theo từ đầu đến cuối. Trong các dự án nhỏ hơn, vai trò này thường do Người lãnh đạo dự án trực tiếp thực hiện.
Đối với một công ty giao dịch công chúng lớn, chúng tôi có sứ mệnh triển khai ERP toàn diện cho hơn 3.000 người dùng trong sự hợp nhất phức tạp giữa hai công ty.
Chúng tôi bắt đầu bằng cách làm theo cách quản lý dự án của họ. Là một công ty dịch vụ giàu kinh nghiệm, họ muốn dạy chúng tôi cách làm mọi việc. Nhưng sau vài tháng, dự án bắt đầu trượt dốc.
Tôi đã đề xuất một cách tiếp cận mới cho ban chỉ đạo, chặt chẽ hơn với phương pháp của chúng tôi. Chúng tôi đã thay đổi cơ chế để thực hiện theo cách của Odoo:
Làm việc bằng SPoC và cung cấp bản demo hằng tuần (chỉ một người quyết định, không cần thêm ủy ban).
Thách thức mọi yêu cầu để xem liệu nó có thể bị loại bỏ hoặc được thực hiện theo cách khác (càng bám sát môi trường tiêu chuẩn càng tốt).
Nói Không! với các yêu cầu tiêu tốn thời gian không hợp lý.
Bỏ qua hầu hết các thành viên trong nhóm dự án để đưa những người ra quyết định tham gia trực tiếp (tránh lãng phí thời gian trong các chu kỳ xác nhận).
Ban đầu, khách hàng rất thất vọng (dù sao thì chúng tôi, một đội trẻ, đã thử thách cách quản lý dự án của một công ty lớn và giàu kinh nghiệm), nhưng khi dự án tiến triển, các lãnh đạo rất vui và chúng tôi đã hoàn thành đúng thời hạn!
Odoo: Chuyên gia ứng dụng
Đối với các ứng dụng chính (quản lý, kiểm kê, tiếp thị, sản xuất, trang web), người am hiểu nhất về ứng dụng sẽ đóng vai trò là Chuyên gia ứng dụng Odoo. Họ đã phát triển kiến thức chức năng sâu sắc về các tính năng Odoo cụ thể của ngành và đã có được kinh nghiệm kinh doanh vững chắc.
Odoo: Nhà phát triển
Không phải tất cả dự án đều yêu cầu nhà phát triển. Hầu hết các công ty nhỏ (<50 người dùng) đều sử dụng Odoo và không yêu cầu phát triển tùy chỉnh. Họ sẽ tham gia nếu và chỉ khi doanh nghiệp yêu cầu phát triển.
Khách hàng: Điểm liên lạc duy nhất (SPoC)
Để thực hiện nhanh chóng, đơn giản và hợp lý nhất có thể, chúng tôi cũng cần có một đồng minh mạnh mẽ ở phía khách hàng. Để làm như vậy, Nhà quản lý dự án Odoo sẽ cần một hồ sơ tương đương trước mặt họ.
Với tư cách là nhà quản lý dự án, SPoC làm việc chặt chẽ với Nhà quản lý dự án Odoo bằng cách:
Theo dõi dự án
Trở thành đại sứ thuyết phục người dùng cuối (Quản lý thay đổi)
Đảm bảo kế hoạch dự án phù hợp với chương trình làm việc và các ràng buộc của công ty
Hoạt động với tư cách là “siêu người dùng chính”, SPoC có hiểu biết toàn diện về các yêu cầu của dự án bằng cách:
Thu thập và đánh giá các yêu cầu của dự án
Đào tạo người dùng cuối với sự hỗ trợ của Nhà quản lý dự án (một đồng nghiệp nắm rõ các quy trình nội bộ của công ty bạn là người đào tạo tốt nhất)
Trở thành chuyên gia nội bộ của Odoo và đảm bảo mức độ hỗ trợ đầu tiên cho đồng nghiệp của họ
Khi chia sẻ trách nhiệm về sự thành công của dự án với Người lãnh đạo dự án, chúng tôi mong muốn SPoC sẽ tham gia vào từng bước của dự án. Do đó, chúng ta cần SPoC để:
Sẵn sàng cho dự án
Có quyền ra quyết định
Khách hàng: Vai trò phụ
Trong các dự án lớn, các vai trò phụ có thể được xác định như sau:
Ban chỉ đạo: một ủy ban (bao gồm những người ra quyết định của khách hàng và Giám đốc dự án của Odoo) quyết định về các ưu tiên, phương pháp của dự án và theo dõi sự thành công của dự án
Người dùng chính: ngoài SPoC, người dùng chính đóng vai trò là chuyên gia trong miền cụ thể của họ và sẽ giúp SPoC xác định các yêu cầu. Họ cũng kiểm tra và đánh giá các sản phẩm phân phối
Nhà tài trợ: thường là Giám đốc điều hành hoặc Giám đốc tài chính, người trả tiền cho dự án và người có mục tiêu cấp cao. Họ cũng thường là một phần của Ban chỉ đạo
Hai năm trước, tôi đã bắt đầu hai dự án với hai công ty sản xuất có nguồn cung ứng giống nhau và cùng một chủ. Khi bắt đầu dự án, chúng tôi có hai SPoC: người thứ nhất là giám đốc vận hành của một trong hai công ty, và người thứ hai là CEO của tập đoàn.
Việc triển khai đầu tiên diễn ra rất thuật lợi. Trong vài tháng, chúng tôi đã đi vào sản xuất toàn bộ quy mô. Đó là nhờ sự hợp tác tốt với SPoC. Ngược lại, việc triển khai thứ hai rất khó quản lý do không có sẵn CEO (hoạt động như SPoC).
Chúng tôi đã quyết định thay đổi SPoC, nhưng CEO không tin tưởng người mới này. Mọi quyết định đều phải được CEO xác nhận, điều đó khiến quá trình này kéo dài thêm nhiều ngày. Các cuộc thảo luận với SPoC mới rất tốt, nhưng anh ta không có thẩm quyền. Dự án dã trở thành một cơn ác mộng và phải mất nhiều tháng để triển khai giai đoạn đầu tiên.
Sau khi bắt đầu sản xuất lần đầu tiên, chúng tôi quyết định thay đổi SPoC một lần nữa. Người chịu trách nhiệm triển khai ở công ty thứ nhất nhận trách nhiệm thực hiện ở công ty thứ hai cho các giai đoạn tiếp theo. CEO tin tưởng vào các quyết định mà anh ta sẽ đưa ra và không cần xác nhận. Mọi thứ bắt đầu tiến triển nhanh hơn nhiều. Chỉ bằng cách cải thiện quy trình ra quyết định, chúng tôi đã tăng hiệu quả.
