Nhà cung cấp hoặc người bán là chìa khóa thành công cho doanh nghiệp. Nhà cung cấp sẽ cung cấp cho bạn vật liệu, phụ tùng và dịch vụ hiệu quả hơn, bạn có thể phục vụ khách hàng của mình tốt hơn và nhanh hơn. Việc tối ưu hóa quản lý nhà cung cấp cũng có thể giúp bạn giảm chi phí hoạt động, dự báo hàng tồn kho và lô hàng chính xác hơn và giảm rủi ro biến động giá. Tuy nhiên, khi mạng lưới nhà cung cấp ngày càng mở rộng ra toàn cầu, chúng trở nên phức tạp hơn, đòi hỏi nhiều hệ thống và EDI khác nhau để quản lý. Từ đó, người mua khó có thể nhìn thấy những tương tác này vì không có nhiều thông tin chi tiết về những gì đang diễn ra ở phía sau. Nếu không có sự minh bạch, các công nghệ được triển khai có thể không hiệu quả và các nhóm vẫn cần phải xử lý một số quy trình theo cách thủ công, dẫn đến sự không thống nhất, lãng phí tài nguyên và bỏ lỡ cơ hội. Điều mà các doanh nghiệp sản xuất cần là một cửa sổ vào hệ thống có thể nhìn thấy được để hợp lý hóa các quy trình và làm việc hiệu quả hơn với các nhà cung cấp: một cổng thông tin nhà cung cấp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá năm trường hợp sử dụng chính sau đây mà cổng thông tin nhà cung cấp có thể giúp giải quyết để tăng hiệu quả cho cả
nhóm nội bộ và nhà cung cấp.
Cách xây dựng một cổng thông tin Nhà cung cấp
Cổng thông tin nhà cung cấp hiệu quả sẽ hoạt động trên các hệ thống hiện có của bạn như một cửa sổ để xem những gì đang diễn ra ở phía sau. Để đạt được điều này, hãy xây dựng cổng thông tin nhà cung cấp của bạn bằng một giải pháp linh hoạt, như nền tảng trải nghiệm kỹ thuật số (DXP).
DXP là phần mềm doanh nghiệp cung cấp nền tảng cho các công ty cung cấp trải nghiệm kỹ thuật số được kết nối theo ngữ cảnh trên nhiều điểm chạm cho toàn bộ hành trình của khách hàng. DXP cung cấp các khả năng sẵn sàng sử dụng để hỗ trợ và đẩy nhanh quá trình biên soạn, quản lý và tối ưu hóa trải nghiệm kỹ thuật số, bao gồm:
- Quản lý tài sản kỹ thuật số
- Khả năng thương mại
- Cá nhân hóa Tìm kiếm và điều hướng
- Quản lý nhiều trang web
- Khả năng đám mây
- Kiểm soát truy cập và bảo vệ quyền riêng tư
Nhưng điều khiến DXP trở nên khác biệt là khả năng tích hợp với các công nghệ khác và hoạt động như một giao diện để đưa dữ liệu có liên quan vào. Vì vậy, bạn không chỉ có thể sử dụng DXP để xây dựng cổng thông tin nhà cung cấp nhanh hơn mà còn có thể giúp bạn hợp nhất dữ liệu từ các hệ thống bên ngoài để cung cấp khả năng hiển thị vào các quy trình chung trực tiếp từ cổng thông tin nhà cung cấp.
1. Đơn giản hóa quy trình tham gia
Việc lựa chọn và đưa cổng thông tin nhà cung cấp phù hợp vào hoạt động là rất quan trọng đối với thành công của chuỗi cung ứng. Nhưng quá trình này có thể rất tốn thời gian, đôi khi mất tới sáu tháng trong các tổ chức lớn. Thay vì sử dụng các cuộc họp trực tiếp, điện thoại, email hoặc fax để tìm và đào tạo các nhà cung cấp mới, bạn có thể sử dụng công nghệ để loại bỏ tình trạng kém hiệu quả và mang lại trải nghiệm hướng dẫn tốt hơn.
Sau đây là cách cổng thông tin nhà cung cấp đưa hướng dẫn dễ dàng hơn cho các nhà cung cấp và nhóm hỗ trợ của bạn:
- Xác thực và phê duyệt các nhà cung cấp: Các nhà cung cấp tiềm năng trước tiên có thể đăng ký thông qua một biểu mẫu và điền tất cả các thông tin cần thiết về giá cả, sản phẩm và quy định của họ. Họ có thể tự động xác thực số thuế và dữ liệu nhà cung cấp quan trọng khác bằng quy trình làm việc tùy chỉnh. Ví dụ: bạn có thể tự động phát hiện gian lận và kiểm tra các nhà cung cấp so với các chính sách hành vi bị cấm trong kinh doanh của Liên hợp quốc và các cơ sở dữ liệu nhà cung cấp bị cấm khác.
- Xác định hành trình từng bước dựa trên các phân khúc và vai trò của người dùng: Mỗi hướng dẫn không phải là phù hợp với trải nghiệm của tất cả người dùng. Doanh nghiệp có thể làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau. Trong các tổ chức nhà cung cấp, có nhiều nhóm và vai trò người dùng khác nhau cần có quá trình hướng dẫn chuyên biệt. Sử dụng một nền tảng có thể mô hình hóa các nhóm người dùng dựa trên tiêu chí phân khúc, chẳng hạn như loại công việc, loại nhà cung cấp, mức độ ưu tiên, v.v. Việc phân khúc các nhóm người dùng cho phép bạn thiết lập các mức truy cập khác nhau thông qua các vai trò và quyền. Sau khi xác định các phân khúc này, bạn cũng có thể thiết lập quy trình hướng dẫn cụ thể cho từng phân khúc. Trong các quy trình này, bạn có thể phác thảo tất cả các bước cần thiết và trình tự của chúng, đảm bảo chúng phù hợp với nhu cầu riêng của từng phân khúc. Một phần của quy trình đó có thể bao gồm thiết kế trải nghiệm hướng dẫn yêu cầu người quản lý bán hàng chấp nhận chính sách bảo mật hoặc tham gia đào tạo bắt buộc. Bạn thậm chí có thể cần thiết kế trải nghiệm hướng dẫn trong đó người quản lý phải ký xác nhận trước khi chuyển toàn bộ tài khoản sang bước tiếp theo.
- Trang bị cho nhà cung cấp thông tin họ cần: Các hành trình và khả năng phân khúc cũng có thể được sử dụng để biên tập nội dung, hướng dẫn nhà cung cấp đến đúng nguồn lực (video, bản demo, hướng dẫn sử dụng, học trực tuyến và nội dung khác) trong quá trình hướng dẫn. Ví dụ: bạn có thể thiết kế quy trình hướng dẫn cho nhóm tài chính của nhà cung cấp, hướng dẫn họ qua các video hướng dẫn về cách theo dõi và giám sát tình trạng hóa đơn và thanh toán. Hoặc bạn có thể tạo một trải nghiệm hướng dẫn riêng với tài liệu giải thích cách quản lý hàng tồn kho có thể sử dụng dữ liệu hàng tồn kho theo thời gian thực để đưa ra quyết định sáng suốt. Ngoài ra, hãy hợp nhất các câu hỏi thường gặp, liên kết thường truy cập, quyền truy cập vào cơ sở kiến thức và tài liệu quan trọng trong bảng thông tin được cá nhân hóa. Tất cả những điều này sẽ giúp nhà cung cấp hiểu được quy trình mua hàng của bạn mà không cần người đại diện hướng dẫn.
Thay vì chỉ thúc đẩy nhà cung cấp vào quy trình bán hàng ngay từ đầu, hãy đảm bảo rằng họ có các công cụ và nguồn lực để tự học cách kinh doanh trên nền tảng. Hướng dẫn đúng cách là bước đầu tiên để thiết lập mối quan hệ đối tác lâu dài với nhà cung cấp của bạn.
2. Cung cấp một vị trí duy nhất để giao tiếp và cộng tác
Theo Gartner, vấn đề kinh doanh hàng đầu mà các cổng thông tin nhà cung cấp giải quyết là giao tiếp không hiệu quả với các nhà cung cấp. Đặc biệt là với mạng lưới nhà cung cấp ngày càng mở rộng, việc cung cấp thông tin chính xác và cập nhật cho họ có thể gặp khó khăn. Là một giải pháp duy nhất mà các nhà cung cấp có thể tin tưởng, bạn có thể tận dụng cổng thông tin để:
- Lưu trữ và quản lý các tài liệu quan trọng, như hợp đồng, chứng nhận thuế và kinh doanh, bảng giá, thông số kỹ thuật sản phẩm, chính sách trả hàng và bảo hành, và các thỏa thuận tuân thủ. Vì việc quản lý tài liệu được đơn giản hóa thông qua một nền tảng đóng vai trò là nguồn thông tin duy nhất, nên các nhà cung cấp sẽ không bị nhầm lẫn về nơi tải lên tài liệu. Ngoài ra, các nhóm nội bộ có thể tìm kiếm và duyệt qua các tài liệu đã tải lên hiệu quả hơn.
- Giao tiếp với nhà cung cấp trước khi dữ liệu được nhập vào hệ thống
phụ trợ. Ví dụ, bạn có thể thương lượng giá cả và hợp đồng với
nhà cung cấp trước khi hoàn thiện thông tin đó vào ERP của mình. Hoặc, đối với nhà phân phối và đại lý bán lại, bạn có thể điều chỉnh thông tin sản phẩm và mô tả từ nhà cung cấp trước khi họ nhập PIM của bạn. - Giải quyết vấn đề mà không cần sử dụng điện thoại hoặc email. Ví dụ, nếu nhà cung cấp của bạn cần điều chỉnh hóa đơn, họ có thể trực tiếp chỉnh sửa hoặc để lại bình luận trên cổng thông tin nhà cung cấp, loại bỏ nhu cầu gọi điện thoại hoặc trao đổi qua email.
- Đổi mới và hợp tác chặt chẽ hơn với các nhà cung cấp. Ví dụ:
- Các nhà sản xuất có thể tổ chức các cuộc thảo luận về sản phẩm và kỹ thuật cho các bộ phận mới bằng cách sử dụng các công cụ nhắn tin, bảng tin và
bình luận. - Các công ty hậu cần có thể thu thập phản hồi và ý tưởng từ các nhà cung cấp của họ để cải thiện quy trình.
- Các tổ chức chăm sóc sức khỏe có thể đàm phán các đơn đặt hàng tùy chỉnh cho vật tư và thiết bị y tế, vật tư phòng thí nghiệm, thiết bị bảo vệ
và chiết khấu cho các giao dịch mua số lượng lớn.
- Các nhà sản xuất có thể tổ chức các cuộc thảo luận về sản phẩm và kỹ thuật cho các bộ phận mới bằng cách sử dụng các công cụ nhắn tin, bảng tin và
3. Trao quyền cho nhà cung cấp với khả năng tự phục vụ
Với cổng thông tin nhà cung cấp, bạn có thể cung cấp cho nhà cung cấp chức năng tự phục vụ giúp họ có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ một cách tự chủ để xử lý nhiều công việc mang tính chiến lược hơn.
Nhưng tự phục vụ không chỉ giúp các quy trình trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn đối với nhà cung cấp và người mua, nó còn giúp thực thi tính tuân thủ và độ chính xác. Một hệ thống kỹ thuật số đảm bảo mọi yếu tố tuân thủ được theo dõi và kiểm tra trong suốt quá trình để không phát sinh vấn đề pháp lý nào sau này. Và vì nhà cung cấp phải nhập ít thông tin theo cách thủ công hơn, nên các hệ thống kỹ thuật số có thể hạn chế lỗi của con người dẫn đến sự chậm trễ thanh toán hoặc tranh chấp.
Nhà cung cấp cần chức năng tự phục vụ nào? Nhà cung cấp cần có khả năng:
- Quản lý tài khoản của riêng họ: Sau khi được cấp quyền truy cập sau khi đăng ký, nhà cung cấp sẽ có thể chỉnh sửa và kiểm soát tài khoản của riêng mình mà không cần liên hệ với nhóm hỗ trợ của bạn. Điều này sẽ đặc biệt hữu ích khi nhà cung cấp có người dùng mới tham gia hoặc rời đi. Việc chỉ định vai trò quản trị cho phép một người nào đó trong nhóm nhà cung cấp quản lý quyền, tài khoản và mật khẩu của người dùng.
- Truy cập cổng thông tin trên nhiều thiết bị và kênh: Nhà cung cấp có thể không phải lúc nào cũng ở bàn làm việc hoặc máy tính của mình. Nếu họ ở nhà máy hoặc tại công trường, họ sẽ cần truy cập vào cổng thông tin trên
một loại thiết bị khác. Cổng thông tin nhà cung cấp cho phép truy cập đa kênh 24/7 trên mọi thiết bị, bất kể nhà cung cấp ở đâu. - Truy cập và tìm thông tin có liên quan một cách nhanh chóng: Bạn có thể sử dụng công nghệ theo nhiều cách để giúp nhà cung cấp điều hướng thành công các nguồn lực có sẵn và thúc đẩy chuỗi cung ứng. Thêm vào đó, cho phép nhà cung cấp tìm thông tin như đơn đặt hàng, hóa đơn và thanh toán nhanh chóng giúp giảm gánh nặng hỗ trợ cho nhân viên bằng các công cụ như:
- Cơ sở kiến thức và câu hỏi thường gặp: Hợp nhất các câu hỏi và chủ đề thường gặp xung quanh các quy tắc tương tác trong cơ sở kiến thức hoặc trang Câu hỏi thường gặp và cho phép nhà cung cấp dễ dàng tìm kiếm và lọc các phản hồi theo nhu cầu của họ.
- Kết quả tìm kiếm và khuyến nghị được điều chỉnh: Hiển thị các kết quả tìm kiếm có liên quan bằng cách tận dụng các khả năng phân khúc. Bạn có thể hiển thị một số kết quả dựa trên chức năng công việc, loại nhà cung cấp, lịch sử tìm kiếm trước đó, vị trí, v.v. Bằng cách cung cấp nhiều câu trả lời được cá nhân hóa hơn, nhà cung cấp sẽ có thể nhận được tất cả thông tin họ cần mà không cần liên hệ với nhóm hỗ trợ. Ví dụ: đối với nhà cung cấp chủ yếu bán chip bán dẫn cho nhà sản xuất điện thoại thông minh, bạn có thể ưu tiên nội dung và kết quả tìm kiếm liên quan đến chất bán dẫn.
- Các công cụ hiện đại như Applied AI/ML cũng giúp dễ dàng nhắm mục tiêu kết quả tìm kiếm và nội dung dựa trên hành vi tìm kiếm của người dùng có vai trò hoặc phân khúc tương tự.
- Liên kết các tài liệu và thông tin liên quan: Thay vì các nhà cung cấp cần tìm kiếm tài liệu trong email hoặc hệ thống bên ngoài, một cổng thông tin nhà cung cấp phải có thể biên soạn và liên kết các thông tin liên quan với nhau. Ví dụ: nếu nhà cung cấp đang xem một đơn hàng cụ thể, họ cũng phải
có thể dễ dàng truy cập vào hóa đơn liên quan và bất kỳ thông tin liên lạc liên quan nào khác. - Diễn đàn cộng đồng: Cung cấp cho nhà cung cấp khả năng đăng câu hỏi
và tìm kiếm qua các vấn đề đã được trả lời. Diễn đàn không chỉ cho phép nhà cung cấp của bạn tương tác với tổ chức của bạn mà còn cho bạn khả năng hiển thị những thách thức và câu hỏi mà họ có thể gặp phải. Ví dụ: nếu nhiều nhà cung cấp đang đăng về cách truy cập dự đoán dự báo, bạn có thể muốn thay đổi nơi hiển thị thông tin này hoặc điều chỉnh quy trình tích hợp để làm nổi bật tính năng này tốt hơn.
4. Số hóa và tự động hóa quy trình của nhà cung cấp
Nếu không có một giao diện duy nhất để tương tác với nhà cung cấp, bạn có thể phải sử dụng các quy trình thủ công để xử lý các tác vụ như mua sắm và thanh toán. Một DXP mạnh mẽ tích hợp các công cụ quan trọng, bao gồm ERP và CRM của bạn, cho phép bạn số hóa và tự động hóa các quy trình này đồng thời cải thiện tính minh bạch tổng thể.
Một cách hiệu quả để tự động hóa là xây dựng các quy trình công việc được thiết kế riêng cho mạng lưới nhà cung cấp độc đáo. Các quy trình công việc này có thể truyền thông tin đến các hệ thống khác nhau mà không phải rời khỏi cổng thông tin nhà cung cấp. Ví dụ: bạn có thể xây dựng các quy trình công việc để:
- Ghi lại phản hồi đơn đặt hàng và theo dõi trạng thái của chúng để xem
chúng đã được chấp nhận hay từ chối. Ví dụ, bạn có thể tạo một quy trình làm việc để theo dõi tiến trình của đơn đặt hàng, thiết lập SLA để kích hoạt lời nhắc tự động cho nhà cung cấp nếu không có phản hồi trong vòng năm ngày làm việc. Nếu năm ngày làm việc tiếp theo trôi qua, hệ thống có thể tự động tạo lại và chuyển hướng đơn đặt hàng đến một nhà cung cấp thay thế. - Cho phép nhà cung cấp có thể nhìn thấy những thay đổi bắt buộc đối với
hóa đơn. Nếu bạn từ chối hóa đơn hoặc cần sửa đổi, nhà cung cấp có thể xem những gì cần thay đổi và thực hiện các cập nhật cần thiết mà không cần rời khỏi cổng thông tin nhà cung cấp. - Tự động chia các đơn hàng cần được thực hiện bởi các nhà cung cấp khác nhau. Khi gửi đơn đặt hàng cần được chú ý từ nhiều nhà cung cấp, bạn có thể thiết lập quy trình làm việc để dễ dàng chia đơn hàng thành các đơn hàng phụ để thực hiện độc lập.
5. Giám sát và cải thiện hiệu suất của nhà cung cấp
Bạn có biết nhà cung cấp nào đang hoạt động tốt không - những nhà cung cấp mà bạn muốn tiếp tục hợp tác?
Một DXP mạnh mẽ có thể giúp bạn đưa ra thông tin về hiệu suất của nhà cung cấp để giúp bạn đưa ra quyết định chiến lược về việc nên hợp tác với nhà cung cấp nào bằng cách:
- Xác định SLA và cung cấp số liệu cho quy trình công việc, như đã đề cập trong trường hợp sử dụng trước đó. Nếu nhà cung cấp không đáp ứng được các SLA hoặc mục tiêu đã thiết lập, bạn có thể quyết định duy trì quan hệ đối tác hay tìm kiếm nhà cung cấp thay thế có khả năng phù hợp với các SLA đã đặt ra.
- Hiển thị thông tin từ EDI, như thời gian hoàn thành và độ chính xác. Sử dụng thông tin EDI tích hợp cho phép bạn xác định và ưu tiên các nhà cung cấp đáng tin cậy để hợp tác liên tục.
- Tích hợp với các hệ thống phân tích phụ trợ. Cổng thông tin nhà cung cấp
của bạn có thể kết nối với BI hiện có hoặc các công cụ phân tích khác, cung cấp giao diện thống nhất để hiển thị số liệu và báo cáo.
- Các nhà cung cấp của bạn cũng có thể cung cấp phản hồi về cổng thông tin của bạn và cách cải thiện để phục vụ họ tốt hơn:
- Khuyến khích sự tham gia của nhà cung cấp và xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với các nhà cung cấp của bạn bằng cách tạo cơ hội cho họ chia sẻ những hiểu biết và yêu cầu của họ.
- Thu thập phản hồi và nắm bắt các đề xuất cải tiến thông qua biểu mẫu khảo sát. Cuối cùng, cổng thông tin nhà cung cấp của bạn sẽ chỉ thành công khi các nhà cung cấp của bạn thấy nó.
Kết Luận
Để thực hiện năm trường hợp này, doanh nghiệp sẽ cần một DXP mạnh mẽ có thể cung cấp cả thồng tin chi tiết cần thiết về các hệ thống phụ trợ và khả năng hợp lý hóa các quy trình trong các hệ thống đó. Với Liferay DXP, bạn có được một nền tảng cho phép bạn xây dựng một cổng thông tin nhà cung cấp phù hợp với mạng lưới nhà cung cấp độc đáo của mình. Sử dụng khả năng xây dựng trang web mạnh mẽ và kiến trúc linh hoạt của Liferay DXP để tạo giao diện nằm trên các hệ thống hiện có để tăng khả năng hiển thị quan trọng vào các tương tác với nhà cung cấp. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và triển khai DXP với cổng thông tin nhà cung cấp mạnh mẽ!
Source: Liferay
