Elton Group là nhà cung cấp các sản phẩm kiến trúc nội thất có trụ sở đặt tại Melbourne (Úc), doanh nghiệp của họ đã bắt đầu hơn 70 năm trước! Họ lựa chọn sản phẩm theo tiêu chí quan trọng nhất: bền vững với môi trường. Các sản phẩm phải được sản xuất theo các phương pháp sản xuất và nguồn cung ứng sinh thái tốt nhất. Ví dụ: gỗ là tài nguyên có thể tái tạo và Elton Group cho rằng trách nhiệm của họ là đảm bảo việc bảo vệ và sử dụng rừng một cách khôn ngoan để sẵn sàng cho các thế hệ tiếp theo.
Câu chuyện thành công này được WillowIT, đối tác Úc của chúng tôi chia sẻ. WillowIT đã làm việc cùng Elton Group để thay thế hệ thống kế toán hiện tại (MYOB) của họ cùng các trang tính Excel. Giovanni Fariselli, giám đốc công nghệ của Elton Group, giải thích về dự án.
Những thách thức
Tập đoàn Elton đang điều hành doanh nghiệp với phần mềm kế toán cơ bản, dành cho một người dùng. Các bảng tính Excel (cùng những vấn đề cố hữu của nó) lấp đầy các khoảng trống và tài liệu văn phòng viết tay kín sổ hồ sơ. Elton Group muốn thay thế các hệ thống độc lập này bằng một gói tích hợp cung cấp nền tảng vững chắc cho việc mở rộng trong tương lai.
Để kiểm soát chặt chẽ hơn, từ khía cạnh quy trình làm việc cũng như tài chính, cần phải tích hợp một số lĩnh vực kinh doanh.
Công ty có phương pháp phức tạp nhằm giữ hàng tồn theo các đơn vị đo lường khác nhau, điều này luôn dẫn đến những thỏa hiệp trong quá khứ, khiến khả năng quản lý kho hàng kém.
Luôn có nhu cầu giao tiếp với khách hàng tốt hơn, như gửi email khi hàng đã được giao, nhưng điều này không thể thực hiện được trong phần mềm cũ của chúng tôi.
Với triển vọng cần tăng gấp đôi số nhân viên hiện có để duy trì giải pháp hiện tại, chúng tôi biết mình phải thực hiện một bước chuyển mình.
“Odoo đang giúp chúng tôi quản lý quy trình sản xuất mà hệ thống cũ không thể thực hiện được, trừ khi chúng tôi tăng gấp đôi số người làm việc tại văn phòng. Odoo buộc chúng tôi phải cung cấp cho công ty một cấu trúc tốt hơn, xác định các quy trình sẽ giúp Elton Group duy trì cùng với sự phát triển của doanh nghiệp.” – Giovanni Fariselli, CTO
Các giải pháp
Sau một số phân tích kinh doanh, WillowIT đã tư vấn cho Elton Group sử dụng các mô-đun cụ thể của Odoo: CRM, Hàng tồn & kho, Bán hàng, Mua hàng, Tài chính. Ngoài ra, WillowIT còn thêm một số mô-đun tùy chỉnh.
Bán hàng – sử dụng CRM thông qua báo giá và bán hàng.
Mua hàng – xử lý các yêu cầu mua hàng.
Hàng tồn & kho – quản lý mức tồn kho, biên nhận và giao hàng.
Tài chính
Odoo có một số tính năng chính như: mã nguồn mở, hỗ trợ tốt, dựa trên đám mây, tích hợp trên tất cả lĩnh vực chính của doanh nghiệp chúng tôi, bao gồm CMS (hệ thống quản trị nội dung) và thương mại điện tử, khả năng mở rộng mà chúng tôi sẽ phải thực hiện để đáp ứng một số yêu cầu xử lý sản phẩm đơn chiếc.
Quy trình công việc của chúng tôi từ đặt lại hàng thông qua biên nhận và giao hàng được hệ thống xử lý hoàn toàn, và chúng tôi đã sử dụng các tính năng tiêu chuẩn của Odoo để hợp lý hóa các khu vực quản trị và bán hàng khác.
Câu chuyện thành công của Elton Group
Có một giải pháp như Odoo trong các quy trình hàng ngày đã mang lại những thay đổi lớn cho chúng tôi.
Odoo đã cho chúng tôi cái nhìn 360 độ về công việc từ khi bắt đầu bán hàng đến lúc giao hàng và theo dõi hồ sơ.
CRM (quản lý quan hệ khách hàng) của chúng tôi hiện được tích hợp hoàn toàn với các báo giá khách hàng, và các nhóm bán hàng có quyền truy cập vào toàn bộ lịch sử khách hàng giúp dịch vụ tốt hơn.
Với Odoo, và một số công việc tùy chỉnh từ WillowIT, giờ đây chúng tôi có thể xử lý các đơn vị hàng hoá phức tạp của mình từ mua hàng đến giao hàng và lấy hàng.
Ban quản lý rất vui vì giờ đây họ nhận được dữ liệu phân tích bán hàng được cập nhật từ bất kỳ nơi nào có thể truy cập vào trình duyệt web.
Odoo, với sự trợ giúp của WillowIT, hiện đang cung cấp thông tin và quyền kiểm soát mà chúng tôi cần để phát triển doanh nghiệp với chi phí nhỏ hơn và sự tự tin cao hơn.
Odoo buộc chúng tôi phải có một cấu trúc tốt hơn, xác định các quy trình sẽ giúp Elton Group theo kịp sự phát triển của doanh nghiệp.
(Bài viết được dựa trên nội dung tại đây)
