Thách Thức
Được thành lập vào năm 2007, Design Studio sản xuất và xuất khẩu trang phục phụ nữ chất lượng, thời thượng từ Sri Lanka cho các thị trường Vương quốc Anh và Châu Âu. Họ thiết kế và sản xuất danh mục đầu tư lớn gồm áo cánh, váy, quần dài và áo khoác ngoài.
Vào năm 2008, công ty bắt đầu hoạt động với cơ sở sản xuất hàng đầu tại Ethawa, Kurunegala, Sri Lanka, và 750 công nhân. Năm năm sau, họ đã ra mắt quần áo D2 mở rộng đội ngũ nhân viên lên 1.500 nhân viên. Năm 2021, công ty đã ra mắt một cơ sở sản xuất mới có tên Mila Fashion ở Welioya với 800 nhân viên khác. Cuối năm nay, Design Studio đã mở hai đơn vị sản xuất bổ sung 400 nhân viên nữa và hiện đang chuyển sang sản xuất tại Morocco.
Năm địa điểm sản xuất của Design Studio trải rộng khắp Sri Lanka với hơn 7 triệu sản phẩm hàng năm. Trang phục thời trang của Design Studio được bán tại các nhà bán lẻ số lượng lớn nổi tiếng như Primark và Sainsbury, và trực tuyến qua NEXT , ASOS, và Top Shop của họ.
Nhiệm vụ của công ty là "xây dựng một danh mục quần áo độc lạ, cố gắng vượt qua các đối thủ cạnh tranh về chất lượng, đổi mới và giá trị, nâng cao hình ảnh của chúng tôi trong ngành trên toàn thế giới."
Khi Covid tấn công, nhu cầu của khách hàng giảm, Studio Design dành thời gian để nâng cấp phần mềm nhân sự của mình và thay thế Homegrown ERP. Hệ thống homegrown không thể được nâng cấp và cản trở các hoạt động với các chức năng sản xuất, hàng tồn kho và báo cáo bị gián đoạn.
Devin Samayamanthri, Tham mưu trưởng cho biết: "Chúng tôi đã gặp vấn đề làm chậm quá trình sản xuất. Chúng tôi cũng thiếu một giải pháp báo cáo tốt để đưa ra quyết định quan trọng cho doanh nghiệp".
Bởi vì phần mềm tự phát triển của họ khiến thông tin không được liền mạch nên Design Studio phải dựa vào bảng tính. Khi doanh nghiệp phát triển, nhóm tài chính liên tục thêm nhân sự vào nhập và xuất dữ liệu thủ công gây ra sự chậm trễ trong các lỗi nhập thông tin và dữ liệu. Tất cả các trao đổi đều phải thông qua email gây khó khăn trong việc theo dõi và quản lý thông tin một cách hiệu quả.
"Trong hệ thống trước đó, chúng tôi không có báo cáo hàng tồn kho hoặc quy trình kiểm kê thích hợp," Devin nói. "Mỗi báo cáo được tạo ra bằng tay và điều đó đã khiến chúng tôi gặp rất nhiều lỗi. Doanh nghiệp không thể theo dõi hàng tồn kho trong thời gian thực, đặc biệt là quản lý lịch trình sản xuất, đơn đặt hàng và hàng hóa được chuyển đi."
Design Studio không có một hệ thống theo dõi chính xác các đơn đặt hàng trong quá trình sản xuất, và số lượng hàng tồn kho được thực hiện thủ công, điều này khiến cho việc giải đáp và cập nhật khách hàng về trạng thái của các đơn đặt hàng trở nên khó khăn. Mô -đun tài chính đã bị ngắt kết nối và yêu cầu nhiều bước để thực hiện ngay cả các nhiệm vụ đơn giản nhất.
Khi doanh nghiệp tiếp tục mở rộng và khối lượng giao dịch tăng lên, "quản lý thông tin thậm chí còn trở nên khó hơn vì vậy chúng tôi phải liên tục tuyển thêm nhiều nhân viên," Devin nói. "Đôi khi phải mất một tuần hoặc vài ngày để cập nhật tài chính, hóa đơn đã trễ và các lô hàng bị hoãn khiến công việc trở nên khó khăn."
Ngoài ra, "từ góc độ CNTT, hệ thống trước đó có khá nhiều rủi ro rất khó để duy trì. Hơn nữa, có nhiều mối quan tâm bảo mật liên quan đến sản phẩm kế thừa", Harini Perera, người đứng đầu phân tích CNTT & kinh doanh nói.
Nhu cầu chính: Giải pháp sản xuất mạnh mẽ
Ngành công nghiệp may mặc liên tục thay đổi, đối mặt với xu hướng thời trang không ngừng phát triển và tăng kỳ vọng của nhà bán lẻ omnichannel. Để hoàn thành sứ mệnh của mình với tư cách là nhà sản xuất và nhà lãnh đạo công nghiệp tiên tiến, Design Studio biết rằng họ cần một giải pháp quản lý kinh doanh SaaS tích hợp để kết nối các hệ thống và quy trình kinh doanh khác nhau. Được biết đến như Project Nova, Design Studio bắt tay vào một dự án số hóa lớn để nâng cấp các ứng dụng CNTT, Sản xuất và Nhân sự.
"Một yếu tố quan trọng đối với chúng tôi là hệ thống mới phải là một giải pháp thân thiện với hệ sinh thái của Microsoft vì chúng tôi là một cửa hàng của Microsoft trong IT," Harini nói.
Devin cho biết thêm, "Nó cũng cần phải dựa trên đám mây để có thể truy cập được cho tất cả người dùng của chúng tôi. Vì số lượng người dùng thay đổi thường xuyên dựa trên nhu cầu, chúng tôi cũng cần một giải pháp với mô hình định giá của người dùng không giới hạn thay vì tính phí cấp phép cá nhân. "
Design Studio đã xem xét Microsoft Dynamics, SAP và Oracle Netsuite và chọn Acumatica vì nền tảng tích hợp duy nhất với mô hình định giá người dùng không giới hạn. Mô hình giá của Acumatica cho phép công ty tiếp tục mở rộng nhanh chóng mà không cần phải đau đầu về chi phí công nghệ.
Giải Pháp
Đối với Design Studio, sự lựa chọn ERP là "nhiệm vụ tối ưu", Devin nói. "Khi thế giới đã chuyển từ các giải pháp bespoke on - premises, cồng kềnh, nguyên khối và không tích hợp tốt, với các hệ thống ERP dựa trên đám mây, Acumatica có mọi thứ chúng tôi đang tìm kiếm", ông nói. "Nó được quản lý đầy đủ với hỗ trợ 24 giờ, dễ dàng tích hợp với hệ thống nhân sự & bảng lương của chúng tôi, và điện thoại di động và máy tính bảng có thể được sử dụng tại nhà máy."
Ông cũng chỉ ra các lý do Design Studio đã chọn Acumatica bao gồm:
- Acumatica là một giải pháp được quản lý đầy đủ với nhiều cấp độ hỗ trợ
- Acumatica's Open University cung cấp các tài liệu đào tạo miễn phí cho nhân viên để tận dụng tối đa việc thực hiện và sử dụng ứng dụng liên tục ứng dụng của họ
- Mô hình định giá người dùng không giới hạn thật lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa vì nó dựa trên khối lượng giao dịch thay vì giấy phép người dùng được đặt tên hoặc vĩnh viễn
- Không giống như các ứng dụng ERP khác, Acumatica siêu trực quan và tập trung vào người dùng, có nghĩa là bạn không cần một lượng lớn Đội ngũ chuyên gia ERP in-house để hoàn thành công việc.
Harini đã khen ngợi các API mở của Acumatica, cho phép công ty tích hợp với nhân sự và toàn bộ hệ sinh thái ứng dụng Microsoft của công ty thông qua Active Directory. Vì công ty muốn tạo ra một nền văn hóa dựa trên dữ liệu, "cấu trúc API mở sẽ là một bổ sung tuyệt vời cho chúng tôi khi sử dụng BI và AI."
Trong khi việc triển khai ERP khác của công ty mất hai đến ba năm, Harini rất ấn tượng với việc Design Studio triển khai Acumatica nhanh như thế nào. "Đó là một quá trình chuyển đổi nhanh chóng, chỉ mất sáu tháng. Thật tuyệt vời khi làm việc với Acumatica, họ đã giúp chúng tôi chuyển từ ERP bespoke sang Acumatica mà không có bất kỳ vấn đề lớn nào".
Thành Quả
Cải thiện khả năng hiển thị dữ liệu
Design Studio tăng đáng kể khả năng hiển thị dữ liệu và truy cập được cải thiện mọi khía cạnh của hàng tồn kho và sản xuất. "Với Acumatica, chúng tôi có thể theo dõi hàng tồn kho trong thời gian thực khi biết vị trí của từng mục", Devin nói. "Cho dù đó là trong luồng sản xuất, trong các cửa hàng nguyên liệu thô hay đang được vận chuyển."
"Theo dõi và nắm bắt hàng tồn kho thời gian thực, vị trí được đặt trong các nhà máy là rất quan trọng đối với chúng tôi", ông nói thêm. "Khách hàng muốn biết nơi sản phẩm trong vòng đời sản xuất và thay đổi nguyên liệu thô hoặc trang trí, vì vậy thông tin chi tiết và kịp thời giúp cho Design Studio đáp ứng nhu cầu của khách hàng."
Ngoài ra, biết những vật liệu còn lại hoặc có sẵn giúp Design Studio bổ sung nguyên liệu thô. Hơn nữa, nó rút ngắn thời gian sản xuất mang lại sự hài lòng của khách hàng. Những thông tin đó không có sẵn trước đây.
"Chúng tôi có thể nhận báo cáo nhanh hơn cho khách hàng. Điều này cải thiện mối quan hệ khách hàng", ông nói. "Với hàng tồn kho và chi phí chính xác, chúng tôi có thể thấy các vật liệu được phân bổ cho các đơn đặt hàng và kiểu dáng cũng như vị trí của nó trong quá trình này. Chúng ta cũng có thể thấy các mặt hàng được vận chuyển khi nào ."
Dữ liệu được kết nối trong một nền tảng duy nhất
Nền tảng tích hợp, Acumatica đã loại bỏ thao tác dữ liệu Excel để các giám đốc điều hành hiểu các khía cạnh khác nhau trong hoạt động kinh doanh của nó. Acumatica cũng giúp nâng cao hiệu quả tài chính của công ty. Acumatica hợp nhất tức thì dữ liệu từ tất cả các trang web sản xuất và bộ phận tiết kiệm thời gian khi các giám đốc điều hành cần các báo cáo.
Thông thường, phải mất nhiều ngày để có được một báo cáo. Acumatica cũng cải thiện khả năng nắm bắt lỗi của công ty.
"Bây giờ mọi thứ đã được tích hợp ", Devin nói," Trước kia chỉ có một số ít người có thể xác định nếu thiếu một cái gì đó hay nếu có sự khác biệt, và thậm chí sau đó, chúng tôi thường bỏ lỡ nó nữa. Bây giờ chúng tôi không còn bỏ lỡ nữa bởi chúng tôi có số lượng hàng tồn kho chính xác để có thể dựa vào. "
Bảng điều khiển của Acumatica cho phép các giám đốc điều hành xem ngay các chỉ số hiệu suất chính, vì vậy họ không còn yêu cầu nhóm tài chính tạo ra các báo cáo. Giám đốc điều hành xem xét báo cáo trong thời gian thực để họ có thể đưa ra quyết định sáng suốt nhanh hơn. Các báo cáo không còn được gửi qua lại qua email vì tất cả các dữ liệu được quản lý bên trong Acumatica, tài liệu của mọi người được quản lý cùng một trang.
"Acumatica có báo cáo ngay trong ứng dụndụng, chúng tôi có được những gì chúng tôi muốn nhanh hơn so với việc sử dụng Excel và cố gắng tìm kiếm thông tin", Devin nói.
Luồng làm việc tự động
Các quy trình làm việc tự động của Acumatica cũng đã tiết kiệm thời gian của Design Studio. "Với các luồng làm việc tích hợp ở Acumatica, chúng tôi đã có thể nhận được từ các ghi chú nhận được hàng hóa (GRN) vào hóa đơn tài chính và các khoản thanh toán; mọi thứ được kết nối. Theo cách đó, rất nhiều công việc lặp đi lặp lại đã giảm", Devin nói.
Nhóm cũng thích làm việc với các quy trình công việc tích hợp và tự động với các mô -đun Acumatica khác nhau. Các quy trình kinh doanh được sắp xếp hợp lý loại bỏ các mục trùng lặp và yêu cầu thêm nhân viên nhập dữ liệu.
Quyền truy cập không giới hạn
Tất cả những người cần truy cập vào Acumatica đều có quyền truy cập, điều này rất quan trọng vì số lượng nhân viên của Design Studio dao động thường xuyên, Devin nói. Vì Acumatica không phải mất phí cấp phép cho mỗi người dùng, đây là một giải pháp hợp lý cho họ và các doanh nghiệp tầm trung đang phát triển khác trong ngành công nghiệp thời trang và may mặc.
Truy cập không giới hạn có nghĩa là Design Studio
không phải lo lắng về chi phí mỗi người dùng leo thang. Hơn nữa, công ty không phải lo lắng hoặc giới hạn số lượng nhân viên truy cập nền tảng, đặc biệt là khi mở các nhà máy mới với hàng trăm nhân viên và người dùng mới. Thiết kế và điều hướng trực quan của Acumatica giúp mọi người dùng dễ dàng học hệ thống với thời gian đào tạo ngắn, ngay cả đối với những người không có chuyên môn kỹ thuật. Devin thấy dễ dàng giúp nhân viên học công cụ quản lý kinh doanh mới vì " Open University của Acumatica cung cấp tài liệu đào tạo tuyệt vời có thể truy cập được cho mọi người."
Kết nối liền mạch với các ứng dụng và mô -đun khác
Harini thích cách mô-đun Fixed Asset của Acumatica theo dõi tài sản của Design Studio.
"Ứng dụng Fixed Asset giúp chúng tôi quản lý chi phí của mình và biết chính xác các tài sản này ở mỗi tổ chức hoặc chi nhánh. Vì vậy, điều này khá hữu ích cho chúng tôi", cô nói. "Acumatica đã làm cho hoạt động kinh doanh của chúng tôi trở nên dễ dàng cho các dịch vụ CNTT. Acumatica đã trở thành một giải pháp kinh doanh quan trọng của chúng tôi. Nó cũng kết nối liền mạch với nhân sự của chúng tôi và các hệ thống quan trọng khác."
Harini nói thêm, Acumatica cho phép Design Studio cung cấp cho nhân viên sản xuất điện thoại thông minh và máy tính bảng để thực hiện công việc của họ hiệu quả hơn.
Acumatica cung cấp nền tảng cho sự tăng trưởng trong tương lai
Harini và Devin mong muốn xây dựng các báo cáo và bảng điều khiển mới và tiếp tục hợp lý hóa các quy trình sản xuất và vận hành bổ sung khi mở rộng.
"Acumatica là một nền tảng tuyệt vời với API mở, một nền tảng SaaS đáng tin cậy và nó rất có giá trị với doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc của chúng tôi," Harini nói. "Tôi đánh giá cao Acumatica cho bất kỳ ai muốn một giải pháp tương tự trong lĩnh vực sản xuất. Acumatica đã giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian cho các báo cáo bằng cách sử dụng bảng điều khiển. Chúng tôi dự đoán các lợi ích bổ sung với tầm nhìn được cải thiện trong toàn công ty."
"Chúng tôi muốn bộ phận CNTT được trang bị cho tương lai khi chúng tôi tiếp tục chuyển đổi kỹ thuật số ", cô nói thêm. "Giống như trong thời trang, lợi ích Acumatica sẽ mang lại cho chúng tôi trong tương lai là vô tận."
Nguồn: Acumatica
