Đoàn kết và chinh phục

Không giống như các công ty công nghệ truyền thống, Xiaomi cung cấp nhiều loại sản phẩm và dịch vụ, bao gồm điện tử tiêu dùng, phần mềm và mặt hàng gia dụng. Tuy nhiên, những dòng sản phẩm đa dạng này dẫn đến việc sử dụng nhiều công cụ cộng tác riêng lẻ trong công ty. 

Ví dụ: các nhóm khác nhau đã sử dụng các công cụ giao tiếp khác nhau, dựa vào email và các công cụ quản lý tài liệu  để điều phối các dự án. Hệ thống bị phân mảnh này cản trở năng suất và hiệu quả trong tổ chức. Đội ngũ của Xiaomi cũng bị sa lầy bởi việc phải đăng nhập và kiểm tra nhiều hệ thống nội bộ với các kênh thông báo riêng biệt, dẫn đến năng suất làm việc bị giảm sút. 

Để đảm bảo sự tích hợp và cộng tác suôn sẻ giữa các đơn vị kinh doanh khác nhau của mình, Xiaomi cần một giải pháp nơi làm việc thống nhất cho phép trao đổi thông tin hiệu quả, quy trình làm việc hợp lý, và truy cập nhanh vào kiến ​​thức và thông tin. Bằng cách sử dụng một công cụ duy nhất phù hợp với chiến lược kinh doanh của Xiaomi, công ty có thể tăng năng suất và thúc đẩy sự đổi mới trong tổ chức

 Lark trở thành trung tâm hợp nhất cho sự cộng tác nội bộ của Xiaomi

Không đơn thuần là một công cụ giao tiếp

Trước đây, nhân viên đã sử dụng phần mềm trò chuyện cá nhân để giao tiếp tại nơi làm việc, phần mềm này yêu cầu họ thêm đồng nghiệp của mình làm "bạn bè" trước khi có thể giao tiếp với họ. Rất khó để nhân viên kết nối với các đồng nghiệp từ các bộ phận khác nhau và các cuộc trò chuyện thường bị lạc trong nhiều nhóm trò chuyện.

Tính năng liên hệ của Lark giúp người dùng tại Xiaomi dễ dàng tìm thấy và kết nối với các bên liên quan trong tổ chức, đồng thời tổ chức các cuộc trò chuyện có liên quan theo chuỗi.

Ngoài những thách thức về giao tiếp, Xiaomi còn phải vật lộn với luồng thông tin không hiệu quả, vì hầu hết các tài liệu được lưu trữ trong máy tính của từng nhân viên. Điều này gây khó khăn cho việc xác định vị trí tài liệu, theo dõi các bản sửa đổi, chia sẻ chúng với các cấp độ cho phép phù hợp,...

Với Lark Docs, đội ngũ tại Xiaomi đã có thể hợp lý hóa hoạt động giao tiếp và cải thiện năng suất của họ. Vì tất cả các Tài liệu của đều nằm trên đám mây nên chúng luôn là phiên bản mới nhất, loại bỏ sự nhầm lẫn do nhiều phiên bản tạo ra. Chúng cũng có thể dễ dàng truy cập và tìm kiếm trên tất cả các thiết bị. Chức năng bình luận cho phép họ trao đổi thông tin nhanh chóng và theo dõi trong thời gian thực, với các thông báo được gửi trực tiếp đến cuộc trò chuyện của họ.

Lark đã cải thiện khả năng quản lý tài liệu và đạt được kết quả kinh doanh tốt hơn bằng cách hợp lý hóa quy trình giao tiếp của họ bằng một công cụ duy nhất.

Chi phí ẩn của các cuộc họp

Các cuộc họp là một chi phí quản lý đáng kể đối với Xiaomi và thường lãng phí thời gian quý báu lẽ ra có thể dành cho các hoạt động có giá trị hơn. Nhiều cuộc họp diễn ra một chiều, thiếu phản hồi hoặc ý kiến ​​đóng góp từ những người tham dự, khiến chúng không hiệu quả.

Ngoài ra, nhân viên thường dành nhiều thời gian hơn để định dạng bản trình bày trong PowerPoint hơn là tập trung vào nội dung. Chia sẻ các tệp bản trình bày lớn cũng là một thách thức.

Rất nhiều cuộc họp không hiệu quả như vậy có thể cản trở sự đổi mới, góp phần khiến nhân viên kiệt sức và thậm chí tăng tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên. Để giải quyết vấn đề này, Xiaomi đã sử dụng Lark Docs để hợp lý hóa các cuộc họp và cải thiện năng suất. "

Lark giúp mọi người thống nhất quan điểm trong các cuộc họp, bất kể múi giờ hay địa điểm. Chỉ trong một cuộc họp online, công ty đã có thể giảm 5% thời gian họp, tương đương với việc tăng thêm 5% thời gian làm việc hiệu quả trở lại với từng nhân viên." - Wang Chuan, Đồng sáng lập, Phó chủ tịch 

Rất thường xuyên, việc mời quá nhiều người đến các cuộc họp có thể không hiệu quả và lãng phí thời gian. Khi các cuộc họp trở nên quá đông người, những cuộc tranh luận phong phú thường được thay thế bằng những bình luận nông cạn và mọi người có thể ít sẵn sàng chia sẻ ý kiến ​​của mình hơn. 

Sử dụng phương pháp SamePage Meeting của Lark, Xiaomi đã tiến hành một brainstorm với 90 người để tạo hình đại diện mới cho trợ lý kỹ thuật số AI của họ, Xiao Ai. Kết quả? 200 nhận xét trong một cuộc họp kéo dài một giờ, với hơn năm nhóm chủ đề được tạo sau đó.

Lark Docs giúp biến các cuộc họp của Xiaomi thành các phiên làm việc hiệu quả bằng cách cho phép toàn bộ nhóm cộng tác trên cùng một tài liệu trong thời gian thực, tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng đóng góp của mọi người đều được đánh giá cao.

Điều hướng sự khác biệt múi giờ trong một nơi làm việc toàn cầu

Vì đội ngũ của Xiaomi trải rộng trên nhiều châu lục và múi giờ nên thường rất khó để tìm được thời gian gặp mặt phù hợp với tất cả mọi người. Để giải quyết những thách thức do chênh lệch múi giờ, Xiaomi sử dụng Lark Calendar để tạo điều kiện phối hợp và liên lạc với các nhóm địa phương.

Tuy nhiên, do khoảng thời gian trùng lặp giữa các khu vực rất hẹp nên cơ hội cho các cuộc họp đồng bộ là rất hiếm. Để giải quyết thách thức này, Xiaomi đã áp dụng việc sử dụng các cuộc họp không đồng bộ. Thay vì lên lịch các cuộc họp ở các múi giờ khác nhau, các trưởng nhóm gửi Lark Doc với thông tin dự án và tất cả các bên liên quan có thể cộng tác trên cùng một tài liệu một cách không đồng bộ. Điều này cho phép các thành viên trong nhóm làm việc trên dự án một cách thuận tiện và tránh phải lên lịch các cuộc họp theo múi giờ.

• Trưởng dự án gửi tin nhắn nhóm và Lark Doc để mọi người nhập thông tin đầu vào của họ

• Mọi người đóng góp vào thời gian riêng của họ trước thời hạn quy định

Lark hỗ trợ hơn 100 bản dịch ngôn ngữ, cho phép bạn làm việc thoải mái bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của mình.

Cách tiếp cận này cho phép các cuộc họp chỉ được sử dụng khi cần thiết nhất, giúp mọi người có thêm thời gian để đóng góp bằng ngôn ngữ ưa thích của họ và cho phép truy cập thông tin ngay cả khi mọi người không thể gặp nhau cùng một lúc.

Kết luận

Tóm lại, Lark đã chứng tỏ là một nguồn tài nguyên quý giá cho Xiaomi trong việc thiết lập một môi trường làm việc kết hợp cho phép cộng tác và giao tiếp hiệu quả bất kể vị trí của các thành viên trong nhóm. 

Thông qua khả năng tổ chức các cuộc họp hiệu quả hơn, hỗ trợ cộng tác xuyên biên giới tốt hơn và cung cấp các giải pháp hợp nhất tại nơi làm việc, Lark đã giúp Xiaomi vượt qua những thách thức khi làm việc với một nhóm phân tán và đã góp phần vào thành công của công ty. Nếu bạn đang muốn cải thiện khả năng cộng tác và giao tiếp trong tổ chức của mình, chúng tôi thực sự khuyên bạn nên dùng thử Lark.

Xem bài viết gốc tại đây