Tên công ty: QoQa
Quốc gia: Thụy Sĩ
Ngành: Thương mại điện tử
Các ứng dụng chính được triển khai: Kế toán, Bán hàng, Mua hàng, Hàng tồn kho, Nguồn nhân lực, Trình kết nối với trang web
Quy mô công ty: 170
Số lượng người dùng: 100
Tổng quan
QoQa là một doanh nghiệp Thụy Sĩ có tốc độ phát triển đáng kinh ngạc. Họ cần một hệ thống ERP hiện đại nhằm quản lý dịch vụ sau bán hàng, bán hàng, mua hàng, kế toán và logistics của mình.
Để có được điều đó, QoQa đã liên hệ với Camptocamp - đối tác Odoo. Chỉ trong vòng 18 tháng giải pháp của QoQa đã được triển khai thành công và mang lại kết quả tích cực về tự động hóa công quy trình hoạt động, quản lý nhân tài trong công ty và tiết kiệm thời gian.
Những thách thức và yêu cầu
Công ty thương mại điện tử QoQa được thành lập vào năm 2005 bởi Pascal Meyer tại khu vực nói tiếng Pháp ở Thụy Sĩ. Hiện tại, doanh thu của công ty đã vượt quá 137 triệu USD. Cộng đồng có khoảng 700.000 thành viên và đang không ngừng phát triển. Các trang web mới đã được tích hợp như Qwine, Qsport, Qooking, Qids, Qlock, Qwinegrandcru và Qbeer.
Trước khi biết đến Odoo, QoQa đã sử dụng Microsoft Office Suite, với công cụ chính là Excel. Mọi bộ phận trong công ty đều sử dụng Excel, bao gồm cả Quản lý hàng tồn kho. Trong khi bộ phận chăm sóc khách hàng sử dụng một công cụ bên ngoài có tên là OTRS.
Lý do QoQa quyết định chuyển sang hệ thống ERP mới là vì ở hệ thống cũ khả năng kết nối giữa các bộ phận trong công ty không được đảm bảo. QoQa cần một giải pháp "tất cả trong một" để thông tin được tập trung và không bị phân tán trên nhiều phần mềm khác nhau. Đây được xem là một khoản đầu tư cần thiết để hỗ trợ sự phát triển của công ty.
Ngoài ra công ty cũng mong muốn cơ cấu lại quy trình hoạt động và tăng hiệu quả kinh doanh. QoQa cần một giải pháp ERP có thể giúp họ quản lý dịch vụ sau bán hàng, bán hàng, mua hàng, kế toán và logistics. Ngay từ 2013, QoQa đã bắt tay vào việc tìm kiếm được một đối tác phát triển giàu kinh nghiệm và một phần mềm chất lượng để giúp mình đạt được mục đích trên.
Giải pháp
Sau khi tìm hiểu kỹ lưỡng, cuối cùng QoQa đã quyết định cộng tác với Camptocamp - Một đối tác của Odoo. Công ty thương mại điện tử này đã rất ấn tượng với phương pháp và cách tiếp cận của Camptocamp. Thay vì đưa ra giải pháp cho QoQa, Camptocamp nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tìm hiểu phương pháp làm việc và xây dựng giải pháp đó hơn là đưa cho họ một đề nghị chi tiết được tính toán đến từng xu.
Sau khi được chọn, Camptocamp bắt đầu giai đoạn triển khai bằng cách dành một tuần để theo dõi hoạt động của QoQa. Sau đó, một giải pháp Odoo đã được xây dựng dựa trên quy trình làm việc và nhu cầu kinh doanh đã quan sát được. Dự án bắt đầu vào năm 2013 trên Odoo phiên bản 7 (lúc đó được gọi là OpenERP). Các module Odoo đã được triển khai: Bán hàng, Mua hàng, Kiểm kê, Kế toán, Bộ phận trợ giúp, Nhân sự và Trình kết nối.
Bán hàng: Quy trình bán hàng tiêu chuẩn của Odoo được áp dụng từ đơn đặt hàng đến giao hàng và lập hóa đơn. Điều chỉnh duy nhất được thực hiện là tự động hóa việc xác nhận và tạo các tài liệu. Module bán hàng được triển khai thành công để hỗ trợ quản lý khối lượng hàng bán ra ngày một nhiều của công ty.
Mua hàng: Mua hàng là một trường hợp khá đặc biệt do mô hình kinh doanh của QoQa. QoQa xử lý thủ công quy trình mua hàng của Odoo. Các lợi ích được liên kết với việc theo dõi các giao dịch mua và luồng đầu vào.
Hàng tồn kho: Mô hình kinh doanh của QoQa đòi hỏi cao về khả năng quản lý kho hàng. Hầu hết các sản phẩm nằm trong khu vực giao nhau và rời khỏi Kho vài giờ hoặc vài ngày sau khi nhận hàng. Với Odoo Inventory, QoQa có thể xử lý tất cả nhờ 3 chiến lược có sẵn trong Odoo: Wave, Patch và Cluster.
Kế toán: Phiên bản kế toán được bản địa hóa theo tiêu chuẩn riêng tại Thụy Sĩ được cài đặt và giúp QoQa vận hành công việc hằng ngày. Một tính năng quan trọng được đề cập trong OCA là xử lý hàng nghìn hóa đơn. Do số lượng bán hàng trên trang web Thương mại điện tử, hàng nghìn hóa đơn được tạo hàng ngày. Việc đối chiếu hóa đơn với các khoản thanh toán được thực hiện hàng ngày trên quy mô lớn nhờ tính năng xử lý OCA.
Helpdesk: Điểm quan trọng đối với Thương mại điện tử của QoQa là việc xử lý các yêu cầu sau bán hàng của khách hàng. Module Odoo Helpdesk hỗ trợ QoQa với quy trình gửi email, hoàn tiền và trả hàng được vận hành trơn tru.
Trình kết nối: Các module kết nối OCA là một phần thiết yếu trong quá trình tự động hóa các đơn đặt hàng từ giao diện người dùng do QoQa tự phát triển cho Odoo. Nó có khả năng mở rộng cao và hỗ trợ sự phát triển liên tục của QoQa.
Hiệu quả đạt được
Khả năng đồng bộ hóa giữa tất cả các ứng dụng Odoo đã giúp QoQa tiết kiệm rất nhiều thời gian. Tự động hóa đã đưa QoQa lên một tầm cao mới về chất lượng dịch vụ khách hàng và tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc.
Kết nối giữa nền tảng thương mại điện tử của QoQa và Odoo giúp khách hàng tự chủ thực hiện một số thao tác thay vì phải nhờ đến sự hỗ trợ của nhân viên QoQa như trước đây. Ví dụ: khách hàng có thể sửa đổi hoặc hủy đơn đặt hàng của họ mà không cần liên hệ với bộ phận CSKH. Hơn nữa, trình kết nối có thể cung cấp thông tin liên quan đến lượng hàng, logistics và các hoạt động hỗ trợ.
Năm 2018, QoQa đạt doanh thu 90 triệu và và họ thừa nhận rằng hệ thống Odoo ERP chính là cánh tay phải giúp họ đã được điều đó. Gaëtan Sauser giải thích: "Chúng tôi thường tung ra những content chất lượng trên mạng xã hội giúp lượng truy cập vào website tăng đột biến vì vậy một hệ thống quản lý hiệu quả là vô cùng cần thiết."
Điều mà QoQa đánh giá cao nhất về Odoo là giao diện thân thiện với người dùng và dễ sử dụng. Lịch sử ghi chú nội bộ và giao tiếp giữa khách hàng là một tính năng mà nhân viên QoQa thực sự coi trọng. Trước đây, thông tin nằm rải rác trên nhiều nền tảng khác nhau và việc tìm kiếm thông tin này thường tiêu tốn rất nhiều thời gian.
Xem bài viết gốc tại đây!
