Tổ chức: Distance Learning University
Quốc gia: Thụy Sĩ
Ngành: Giáo dục
Đối tác triển khai: Pesol, Brain-tec (salaryApp)
Người quản lý tài khoản Odoo: Carlos Weishäupl
Các ứng dụng đã triển khai: Quản lý dữ liệu khách hàng, Gửi thư hàng loạt, Nghỉ phép, Bảng chấm công, Kế toán & Tài chính, Tài sản, Danh sách học viên, Khảo sát, Hướng dẫn nhân viên, Hợp đồng, Chi phí
Quy mô công ty: 486 (nhân viên và giáo viên)
Số lượng người dùng: 2440 (97 nhân viên, 1954 sinh viên, 389 giáo viên)
Loại triển khai: Tại chỗ
Về Distance Learning University
Distance Learning University Institute là học viện duy nhất được công nhận là trường đại học đào tạo từ xa ở Thụy Sĩ, họ cung cấp một loạt các khóa học đào tạo từ xa. Cấu trúc của các khóa học phù hợp với Tiến trình Bologna và bằng cấp tương đương với các trường đại học Thụy Sĩ truyền thống. Câu chuyện thành công đằng sau Distance University Institute bắt đầu từ hơn 20 năm trước. Từ năm 1992, họ đã cung cấp các chương trình cấp bằng từ xa ở cấp đại học trên khắp cả nước. Hơn 1.900 sinh viên từ Thụy Sĩ và quốc tế đăng ký các chương trình cấp bằng được giảng dạy bằng tiếng Đức, tiếng Pháp hoặc tiếng Anh.
Tìm hiểu thêm thông tin tại trang: https://unidistance.ch/
Tổng thể phân tán
Trước khi sử dụng Odoo, trường đã sử dụng nhiều phần mềm khác nhau để quản lý các nguồn lực và con người. Các hoạt động kế toán sử dụng Sage, Blue Office để xử lý các đơn nghỉ phép và bảng chấm công, Jedox áp dụng cho hoạt động kinh doanh và báo cáo ngân sách. Các ứng dụng trong Microsoft Office như Outlook, Word và Excel cũng được học viện sử dụng để quản lý dữ liệu và danh sách học viên. Vì mỗi khóa học khác nhau lại có những người khác nhau chịu trách nhiệm, do đó phương pháp lưu trữ dữ liệu trong Excel không đồng nhất và thay đổi theo từng khóa học.
Distance Learning University cần một hệ thống ERP (hoạch định tài nguyên doanh nghiệp) mới để tập trung tất cả dữ liệu của họ và có thể dễ dàng chia sẻ thông tin giữa các ứng dụng khác nhau. Trong quá trình nghiên cứu, học viện đã tìm thấy Odoo và nhận ra đó là giải pháp đáp ứng được nhu cầu của họ. Với sự giúp đỡ của các đối tác Odoo là Pesol và Brain-tec, trường đã bắt đầu quá trình triển khai.
Cuộc sống với Odoo
Điều Distance Learning University đánh giá cao nhất về Odoo là khả năng tùy biến. Sử dụng các ứng dụng Odoo tiêu chuẩn và tùy chỉnh chúng là cốt lõi trong việc sử dụng Odoo của học viện.
Nền tảng Odoo đã cho phép học viện kết nối với các công nghệ cần thiết khác nhau để vận hành hoạt động. Dưới đây là một số phần mềm mã nguồn mở và đóng mà họ có thể kết nối: Moodle (Mã nguồn mở), Signal Sign On (Switch - phần mềm Thụy Sĩ) và Mail Server (Microsoft 365).
Học viện cũng có thể phát triển một số ứng dụng web chất lượng cao và thân thiện với người dùng (Frontend/Backend) đáp ứng nhu cầu của người dùng. Dưới đây là một số ứng dụng: ứng dụng Biểu mẫu đăng ký/Ghi danh, ứng dụng dành cho giáo viên, ứng dụng dành cho sinh viên và ứng dụng đánh giá (dựa trên Khảo sát).
“Nhờ Odoo, chúng tôi đã bước vào kỷ nguyên số. Tất cả quy trình học tập, hành chính và quản lý tài chính của chúng tôi đều có sẵn trực tuyến và trên toàn thế giới. Do đó, chúng tôi có thể tối ưu hóa việc quản lý các nguồn lực và làm cho môi trường làm việc của chúng tôi linh hoạt hơn.” – Stéphane Pannatier, giám đốc hành chính tại Distance Learning University
Các đối tác của Odoo, Pesol và Redcor, đã thành lập một nhóm tuyệt vời để đảm bảo rằng các nhu cầu của University Institute Thụy Sĩ được đáp ứng.
Cộng đồng OCA (Odoo Community Association) cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc triển khai thực hiện. Họ hỗ trợ bản địa hóa (Swiss Localization) cho tương tác kế toán và ngân hàng, phát triển một trình xây dựng để báo cáo dữ liệu tài chính và ngân sách linh hoạt và xác thực theo cấp độ nhằm quản lý quy trình công việc liên quan đến các lĩnh vực như chi phí và lập hóa đơn.
Việc có một phần mềm dành riêng cho nhu cầu của trường đã cho phép Distance Learning University hoạt động theo cách thức cởi mở và duy trì hoạt động chức năng chéo, thống nhất.
“Thách thức chính mà tôi phải đối mặt kể từ khi bắt đầu với Distance Learning University (OpenErp 6.1 vào thời điểm đó) là chuyển đổi một dự án ‘kiểu Frankenstein’ không có định hướng rõ ràng thành một giải pháp thân thiện với người dùng và độc đáo. Trong quý tới, chúng tôi sẽ cung cấp Odoo 13, một điểm khởi đầu và cơ hội mới để giám sát, mở rộng và cải thiện tất cả dịch vụ mà chúng tôi cung cấp cho nhân viên, giáo viên và sinh viên nhờ công cụ tuyệt vời này.” – Pedro Evaristo Gonzalez Sanchez (Chuyên gia Odoo & Trưởng nhóm quản lý phần mềm)
(Bài viết được dựa trên nội dung tại đây)
