Về Belcco
Kể từ năm 1993, Belcco đã cung cấp dịch vụ vệ sinh và bảo trì tại Bỉ. Công ty cung cấp các Dịch vụ về Cơ sở vật chất, chẳng hạn như dịch vụ dọn dẹp tiêu chuẩn, lau cửa sổ và người chăm sóc. Belcco là chi nhánh Cơ sở của XLG, một tập đoàn cũng cung cấp các dịch vụ trong các tòa nhà, ngành công nghiệp và dịch vụ trong nước (Titres-Services).
Một kế hoạch tốt thiếu các công cụ phù hợp
Với hơn 800 nhân viên và nhiều toà nhà đang hoạt động, một phần không thể thiếu trong công việc nội bộ của Belcco đang được lên kế hoạch. Điều này đảm bảo đúng người đúng nơi và đúng thời điểm. Trước khi triển khai Odoo, Belcco đã làm việc với nhiều trang tính Excel để tập hợp cũng như theo dõi sản phẩm, giờ phục vụ và nhân viên.
Vì các trang tính Excel không được kết nối, Belcco gặp phải một số khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin và cần rất nhiều thời gian khi cố gắng xác định dữ liệu. Ngoài ra, công ty nhận thấy việc thiếu các công cụ hợp tác (collaboration tools) của Excel rất khó làm việc. Thông tin cho “giờ làm việc của nhân viên” nằm trong một bảng excel, trong khi “giờ làm việc” nằm trên một bảng khác. Việc không thể tích hợp hai trang tính này đã làm cho phương pháp hợp nhất dữ liệu rất chậm và khó khăn.
Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, Belcco quyết định đã đến lúc phải thay đổi và triển khai giải pháp Odoo, với sự giúp đỡ từ Đối tác Odoo là Sneldev. Một trong những ứng dụng đầu tiên mà Belcco nhanh chóng sử dụng là ứng dụng Projects. Ứng dụng này đã giúp công ty theo dõi nhân viên khi làm việc tại chỗ. Nó cho phép họ khớp số giờ làm việc của nhân viên để được trả lương và cả những hoá đơn được gửi cho khách hàng. Ngày nay, rất nhiều các bảng chấm công đều được quản lý trong Odoo.
Ngành Công nghiệp tẩy rửa cần sử dụng nhiều sản phẩm. Trong Belcco, một số sản phẩm này được lập hoá đơn và những sản phẩm khác thì không. Để quản lý việc bán, giao hàng và hàng tồn kho của tất cả các sản phẩm này, công ty sử dụng ứng dụng Bán hàng, Mua hàng và Dự trữ của Odoo. Cho dù có thể lập hoá đơn hay không, chi phí và lợi nhuận của mỗi sản phẩm hiện được liên kết với một dự án, trong đó Belcco có thể xem dự án nào có lợi nhuận cao nhất.
Với Sneldev, các tính năng tùy chỉnh đã đưuocj thêm vào để tuỳ chỉnh giải pháp của Belcco cho ngành của họ. Một trong những tính năng đã được thêm vào là “Kiểm tra Làm sạch”. Điều này cho phép công ty tiến hành kiểm tra trong Odoo. Một tính năng tuỳ chỉnh khác đang được phát triển là danh sách việc cần làm hàng ngày cho tất cả nhân viên. Điều này sẽ cung cấp cho người làm một danh sách các nhiệm vụ của họ trong ngày, hiện trực tiếp trên điện thoại thông minh của họ và họ đồng thời có thể cho biết khi nào hoàn thành công việc.
Quản lý kho thích ứng trong suốt COVID-19
Với cuộc khủng hoảng của đại dịch, Belcco phải đối mặt với sự gia tăng nhu cầu từ khách hàng yêu cầu các dụng cụ khử trùng, chẳng hạn như gel hydroalcoholic, dụng cụ phân phối, plexiglass, khẩu trang, găng tay bảo hộ, v.v. ngày càng khó tìm kiếm trong đại dịch. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến Belcco mà còn ảnh hưởng đến tất cả các doanh nghiệp XLG.
Thay vì hoạt động như các đơn vị kinh doanh riêng biệt, tất cả các công ty quyết định tập trung nguồn hàng của họ giữa tất cả các địa điểm. Nhờ có Odoo, Belcco đã có thể tạo một ứng dụng trực tuyến cho phép tất cả các đơn vị kinh doanh xem giá cả và số lượng của kho hàng, đồng thời họ cũng có thể đặt hàng trực tuyến.
Trong vòng 2 tháng, Belcco đã có thể quản lý hàng nghìn đơn đặt hàng, trong khi trước đây họ chỉ quản lý một trăm đơn hàng. Nhờ chức năng Đặt hàng và Đơn đặt hàng trong Odoo, công ty có thể dễ dàng theo dõi tất cả các giao dịch đối với kho hàng tập trung.
Ngày nay, Odoo là nền tảng duy nhất được Belcco áp dụng để quản lý thông tin. Công ty coi Odoo không chỉ là một công cụ quản lý và dựa vào phần mềm với quy tắc vàng này: Nếu nó không có trong Odoo, nó không tồn tại.
Odoo cho phép mọi người có cái nhìn tổng quan rõ ràng về nhiệm vụ của họ. Vào cuối ngày, việc có thể nhìn thấy những gì được và chưa được làm đảm bảo sự yên tâm cho mọi người.
