Sử dụng các sản phẩm phần mềm khác nhau để quản lý hoạt động là nhu cầu cấp bách trong thế giới cạnh tranh khốc liệt ngày nay và đối với các trường học, trung tâm giáo dục cũng không ngoại lệ.
Các trung tâm giáo dục đang thay đổi phương pháp trường học cũ sang các giải pháp thời đại mới bằng cách sử dụng phần mềm ERP.
Hệ thống ERP là một ứng dụng Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp cho các trường học bao gồm một bộ công cụ và chương trình có khả năng quản lý hành chính hiệu quả. Nó tiết kiệm thời gian, loại bỏ giấy tờ không cần thiết và đối chiếu mọi thứ tại một nơi mà hiệu trưởng, nhân viên giảng dạy và hành chính, phụ huynh và học sinh có thể theo dõi.
Nhưng một câu hỏi lớn đặt ra là làm thế nào để lựa chọn một hệ thống ERP cho trường học của bạn?
Lựa chọn hệ thống ERP có thể khá quan trọng, do đó, bạn có thể tham khảo các lưu ý dưới đây để biết đâu là những điều kiện cần thiết của một hệ thống ERP tốt.
1. Hiệu quả chi phí
Việc xác định trước chi phí của một hệ thống ERP luôn cần được cân nhắc đầu tiên. Đối với điều này, cần phải nhận thức được giá cơ sở và chi phí thực sự của ứng dụng ERP cho trường học.
Chi phí thực sự bị ảnh hưởng bởi tổng chi phí sở hữu (TCO) cho tất cả các yêu cầu tùy chỉnh trong một thời gian dài. Chi phí thực sự của bạn có thể khác nhau tùy theo tổng số người dùng, cách triển khai phần mềm và liệu phần mềm có bất kỳ nhu cầu bảo trì nào không. Cuối cùng, bạn cần xác định xem ROI có cao hơn TCO hay không.
2. Tính khả dụng trực tuyến hoặc ngoại tuyến
Mô hình ngoại tuyến của hệ thống ERP sẽ có lợi hơn nếu trường học của bạn không có truy cập internet suốt ngày đêm. Trong khi đó, mô hình trực tuyến hữu ích hơn vì nó cho phép người dùng truy cập công cụ từ mọi nơi, mọi lúc và đóng vai trò là một lựa chọn tuyệt vời để hỗ trợ các lớp học trực tuyến.
3. Năng lực công nghệ
Trước khi lựa chọn, điều không thể thiếu là kiểm tra khả năng của hệ thống, liệu nó có được phát triển bằng công nghệ mới nhất hay không và có thể đáp ứng nhu cầu của tổ chức bạn hay không. Yếu tố quan trọng nhất là kiểm tra xem phần mềm có thể được tùy chỉnh theo sở thích của bạn hay không.
4. Thân thiện với người dùng
Phần mềm đám mây ERP tốt nhất là phần mềm được sử dụng bởi nhân viên nhà trường, phụ huynh và học sinh. Nên nó càng dễ sử dụng và thân thiện với người dùng bao nhiêu sẽ càng tối ưu được hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và thời gian bấy nhiêu.
5. Khả năng mở rộng
Khi sử dụng công cụ ERP cho trường học, khả năng mở rộng phải luôn được cân nhắc. Điều này là do nếu trường học/ tổ chức giáo dục quyết định mở rộng, thì phần mềm ERP đó vẫn có thể đáp ứng được yêu cầu mà không cần tìm kiếm nhà cung cấp hay phần mềm mới.
6. Hỗ trợ khách hàng & đào tạo
Điều cần thiết là xác minh xem nhà cung cấp phần mềm có cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo dưới dạng SOP, phần Câu hỏi thường gặp, video đào tạo, đào tạo trực tiếp hoặc cộng đồng người dùng hay không.
Cơ sở đào tạo và hỗ trợ khách hàng là hai tính năng thiết yếu hữu ích cho giáo viên, phụ huynh và học sinh khi làm việc với phần mềm mới được cài đặt.
7. Cập nhật tự động & thường xuyên
Một yếu tố quan trọng khác định hướng cho việc lựa chọn hệ thống ERP là phần mềm có được cập nhật và nâng cấp tự động, thường xuyên để ngang tầm với các đối thủ hay không. Đồng thời, giúp doanh nghiệp thích ứng được với những biến đổi không ngừng của thị trường.
8. Năng lực của đơn vị triển khai
Việc lựa chọn nhà cung cấp ERP cũng quan trọng không kém để đảm bảo rằng ứng dụng ERP mà bạn quyết định cài đặt cho trường học của mình mang lại hiệu suất tốt nhất. Xem xét đánh giá của khách hàng và uy tín của nhà cung cấp sẽ luôn giúp bạn quyết định tốt hơn.
Kết luận
Cuối cùng, việc lựa chọn hệ thống ERP là một bước quan trọng có thể đóng vai trò quan trọng trong việc xác định trường học của bạn sẽ được hưởng lợi như thế nào từ phần mềm ERP.
Từ những điểm đã thảo luận ở trên, bạn đã hiểu rằng một giải pháp ERP cho trường học cần được phát triển và triển khai với công nghệ hiện đại nhất, có khả năng mở rộng, cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng đáng khen ngợi và được cập nhật thường xuyên. Khả năng truy cập trực tuyến của một ứng dụng ERP thực sự là một thuộc tính chiến thắng vì nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiến hành các lớp học trực tuyến. Ngoài điều này, ROI phải lớn hơn tổng chi phí sở hữu và tổng thể công cụ phải thân thiện với người dùng.
