ERP là hệ thống phần mềm quản lý tài nguyên doanh nghiệp giúp tối ưu hoá các hoạt động kinh doanh của một tổ chức. Tuy nhiên, việc sử dụng ERP để đạt hiệu quả cao nhất là thách thức đối với các doanh nghiệp. Trong bài viết này, Onnet Consulting sẽ hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP chi tiết và gợi ý một số giải pháp ERP cho doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu ngay.
Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm ERP?
Không ít doanh nghiệp khi bắt đầu tìm hiểu ERP hay hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP sẽ thắc mắc nó có cần thiết hay không? Trong khi doanh nghiệp chưa sử dụng nó vẫn hoạt động ổn. Nhưng thực tế thống kê cho thấy, doanh nghiệp khi sử dụng ERP sẽ tối ưu được rất nhiều về mặt vận hành, chi phí... Cụ thể:
Tăng tính chính xác và đồng bộ trong quản lý dữ liệu và thông tin: ERP cho phép các thông tin về tài chính, sản xuất, tồn kho và các hoạt động khác của doanh nghiệp được cập nhật và truy cập một cách chính xác và đồng bộ.
Giảm thiểu thời gian và chi phí trong quá trình quản lý và xử lý thông tin: ERP giúp tổ chức quản lý thông tin một cách hiệu quả, giảm thiểu thời gian và chi phí trong quá trình xử lý thông tin.
Tăng cường tính linh hoạt và năng suất của doanh nghiệp: ERP cho phép tổ chức điều chỉnh các quy trình kinh doanh và sản xuất theo nhu cầu thực tế, từ đó tăng cường tính linh hoạt và năng suất của doanh nghiệp.
Cải thiện khả năng đưa ra quyết định kinh doanh chính xác và nhanh chóng: ERP cung cấp các dữ liệu và báo cáo phân tích kinh doanh cho phép tổ chức đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và nhanh chóng.
Tăng cường tính minh bạch và độ chính xác trong quản lý tài chính và nguồn lực: ERP giúp tổ chức quản lý tài chính và nguồn lực một cách chính xác và minh bạch hơn, từ đó giảm thiểu rủi ro và tăng cường sự tin tưởng của các đối tác và khách hàng.
Giúp quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả và có tổ chức: ERP cung cấp một cái nhìn toàn diện về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp quản lý và điều hành một cách hiệu quả và có tổ chức hơn.
Doanh nghiệp cần làm gì trước khi tìm hiểu hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP
Để triển khai và tối ưu chi phí khi ứng dụng ERP, doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin sau:
Hiểu bản chất của việc triển khai ERP
Trước khi bắt tay vào một dự án triển khai ERP, doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất của việc này là gì? Để xác định nó có thực sự cần thiết hay không, nó đòi hỏi những yếu tố gì?... Từ đó biết cách tối ưu sao cho phù hợp, hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.
Xác định rõ mục tiêu cấp cao của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần phải xác định rõ các yêu cầu và mục tiêu cho dự án ERP. Bao gồm:
+ Vấn đề doanh nghiệp mong muốn ERP giải quyết
+ Kết quả mà doanh nghiệp hướng tới khi ứng dụng ERP
Thành lập nhóm quản lý dự án ERP nội bộ
Việc thành lập một nhóm quản lý dự án ERP chuyên biệt là yếu tố quan trọng quyết định dự án ERP thành công. Nhóm này sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc: giám sát dự án, điều phối và đảm bảo thông tin trao đổi mạch lạc. Đồng thời, hướng dẫn cách sử dụng hệ thống ERP cho toàn công ty ở giai đoạn ứng dụng thực tế.
Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp giải pháp phù hợp
ERP có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả vận hành và quản trị doanh nghiệp. Nên việc lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp ERP chất lượng là điều quan trọng. Doanh nghiệp có thể dựa trên các yếu tố sau để đánh giá chất lượng nhà cung cấp:
+ Hồ sơ doanh nghiệp
+ Dự án đã triển khai
+ Chất lượng giải pháp cung cấp
Thiết lập ngân sách phù hợp
Ngân sách hay chính là chi phí đầu tư cho dự án ERP của doanh nghiệp là yếu tố không thể bỏ qua trong quá trình chuẩn bị. Nó được phân bổ dựa trên tình hình thực tế và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xem xét có đủ khả năng tài chính để triển khai hay không?
Tối ưu hóa quy trình kinh doanh
Rất nhiều doanh nghiệp triển khai ERP thất bại hoặc kéo dài dẫn đến tốn kém chi phí do chưa có quy trình kinh doanh cụ thể đã bắt tay vào triển khai ERP. Nên doanh nghiệp nên dành thời gian tối ưu quy trình kinh doanh trước khi bắt đầu để tối ưu chi phí và giá trị mà nó mang lại cho doanh nghiệp.
Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm ERP chi tiết từ A đến Z
Dưới đây sẽ là các bước hướng dẫn sử dụng ERP chi tiết, ngắn gọn, dễ hiệu cho doanh nghiệp.
Bước 1: Triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp
Phần triển khai và thiết lập ERP cho doanh nghiệp sẽ do bên đơn vị cung cấp giải pháp ERP thực hiện đối với doanh nghiệp sử dụng giải pháp ERP tùy chỉnh, nâng cao. Đơn vị cung cấp chịu trách nhiệm đồng hành, hướng dẫn doanh nghiệp thiết lập trên quy mô tổng thể.
Bước 2: Đào tạo tính năng, các module trong ERP
Để sử dụng ERP đạt hiệu quả cao nhất, nhân viên cần được đào tạo về phần mềm ERP và quy trình mới. Điều này giúp nhân viên có thể sử dụng phần mềm ERP một cách hiệu quả và nắm bắt được quy trình làm việc mới. Để đảm bảo đào tạo được thực hiện đầy đủ và hiệu quả, cần xây dựng kế hoạch đào tạo thường xuyên để đào tạo nhân viên liên tục.
Bước 3: Tùy chỉnh và phân quyền cho từng phòng ban, cá nhân
Tùy chỉnh và phân quyền trong phần mềm ERP là yếu tố quan trọng giúp sử dụng phần mềm đạt hiệu quả cao nhất. Bởi mỗi doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh khác nhau sẽ có đặc thù riêng. Việc tùy chỉnh này giúp gia tăng tính phù hợp và hiệu quả của ERP với doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, các add-on và module giúp tăng tính linh hoạt và ứng dụng của phần mềm ERP. Giúp rút ngắn thời gian và tăng năng suất làm việc.
Bước 4: Cập nhập dữ liệu doanh nghiệp lên ERP
Bước tiếp theo, doanh nghiệp sẽ cần đẩy đồng bộ toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp lên ERP để bắt đầu việc thực hiện quản trị tổng thể doanh nghiệp trên phần mềm ERP.
Bước 5: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh trong quá trình sử dụng
Việc theo dõi, đánh giá và điều chỉnh trong quá trình sử dụng phần mềm ERP doanh nghiệp là điều cần thiết. Bởi thực tế, trong khi ứng dụng ERP vào doanh nghiệp sẽ có nhiều module, tính năng cần tối ưu để tăng năng suất và hiệu quả hơn, tùy theo mục tiêu kinh doanh từng giai đoạn của doanh nghiệp.
Gợi ý một số giải pháp ERP phổ biến cho doanh nghiệp
Odoo: Là giải pháp ERP mã nguồn mở, có tính năng quản lý đa năng từ bán hàng, mua hàng, sản xuất, nhân sự đến tài chính. Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Acumatica: Là giải pháp ERP tích hợp toàn diện với tính linh hoạt cao, có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, cung cấp tính năng quản lý sản xuất, tài chính, bán hàng và nhân sự.
SAP ERP: Là một giải pháp ERP phù hợp với các doanh nghiệp lớn với quy mô phức tạp. Cung cấp tính năng quản lý toàn diện từ vật tư, tài chính đến nhân sự và bán hàng.
Oracle ERP: Cung cấp tính năng quản lý đầy đủ cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, có tính năng kết nối và tích hợp với các ứng dụng khác của Oracle.
Microsoft Dynamics 365: Giải pháp ERP tích hợp sẵn với các ứng dụng của Microsoft như Office 365 và Power BI, giúp cho việc quản lý và phân tích dữ liệu dễ dàng hơn. Phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Để chọn được giải pháp ERP phù hợp, doanh nghiệp cần tìm hiểu cẩn thận về tính năng, hiệu suất, tính linh hoạt và giá thành của các giải pháp trên thị trường. Ngoài ra, cũng cần đưa ra các tiêu chí chọn giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp như quy mô, ngành nghề và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Kết luận
Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, việc sử dụng ERP là rất cần thiết để quản lý và tối ưu hoá các quy trình công việc. Doanh nghiệp cần nắm bắt được hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP hiệu quả nhất để tối ưu hóa quá trình trình quản lý. Đồng thời, lựa chọn giải pháp ERP phù hợp cũng là một yếu tố quan trọng. Hãy liên hệ ngay với Onnet Consulting để được tư vấn cách sử dụng ERP, phần mềm ERP hướng dẫn sử dụng để mang lại hiệu suất cao nhất cho doanh nghiệp!
