Cloud ERP là hệ thống được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm giảm chi phí, nâng cao năng suất và doanh thu. Đối với doanh nghiệp dịch vụ, việc ứng dụng hệ thống Cloud ERP vào quy trình cung cấp dịch vụ là giải pháp phù hợp giúp giải quyết nhiều thách thức liên quan.Trong bài viết này, Onnet Consulting sẽ tập trung phân tích rõ hơn về cách thức xây dựng và quản lý quy trình cung cấp dịch vụ sao cho hiệu quả.
Các bước xây dựng quy trình với hệ thống Cloud ERP cho ngành dịch vụ
Bước 1: Phân tích nhu cầu doanh nghiệp
Trước khi chọn hệ thống Cloud ERP, doanh nghiệp cần phân tích và lên kế hoạch nhằm hiểu các yêu cầu triển khai kinh doanh dịch vụ của mình. Bao gồm việc đánh giá lại các quy trình hiện có, xác định những vấn đề hiện hữu, tìm kiếm những cơ hội cải tiến và xác định yêu cầu đối với hệ thống Cloud ERP. Bước này giúp doanh nghiệp tìm kiếm tính năng cần để hoạt động dịch vụ hiệu quả. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần làm rõ kế hoạch công việc sẽ thực hiện, hệ thống Cloud ERP doanh nghiệp sẽ triển khai, những công việc cần Cloud ERP giải quyết.
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp Cloud ERP phù hợp
Sau khi đã xác định rõ yêu cầu kinh doanh, việc lựa chọn nhà cung cấp Cloud ERP đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hiệu quả lâu dài. Bước này đòi hỏi sự nghiên cứu kỹ lưỡng và đánh giá cẩn thận những nhà cung cấp tiềm năng nhằm tìm ra đối tác đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp dịch vụ. Trước chi chọn được nhà cung cấp hợp lý, doanh nghiệp cần dành thời gian tìm hiểu các nhà cung cấp Cloud ERP uy tín trên thị trường. Tham khảo báo cáo ngành, đánh giá của người dùng và so sánh các tính năng, giá cả của từng nhà cung cấp. Việc này giúp doanh nghiệp thu hẹp phạm vi tìm kiếm và tập trung vào đối tác tiềm năng nhất.Tuy nhiên, có nhiều nhà cung cấp Cloud ERP trên thị trường khiến cho việc lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy trở nên khó khăn hơn.
Bước 3: Lập kế hoạch triển khai
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với họ trong quá trình triển khai hệ thống Cloud ERP. Để triển khai Cloud ERP tốt, tiết kiệm thời gian, tiền bạc, tài nguyên, doanh nghiệp nên lên kế hoạch thật chi tiết và rõ ràng. Xây dựng một kế hoạch bài bản nên bao gồm các yếu tố: xác định phạm vi dự án, lập lịch trình thực hiện, xác định ngân sách và mốc thời gian quan trọng, xác định sản phẩm dịch vụ cần phải bàn giao,...và một số yếu tố then chốt khác tuỳ theo từng doanh nghiệp. Bằng cách lập kế hoạch triển khai Cloud ERP toàn diện như vậy, doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình cung cấp dịch vụ, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hiệu quả lâu dài.
Bước 4: Di chuyển dữ liệu
Di chuyển dữ liệu dịch vụ từ hệ thống hiện tại sang hệ thống Cloud ERP là một bước quan trọng và thường phức tạp trong quá trình triển khai. Dữ liệu doanh nghiệp là tài sản quý giá, do đó việc đảm bảo tính chính xác và an toàn của dữ liệu trong suốt quá trình di chuyển là điều tối quan trọng. Để đảm bảo di chuyển thông tin nhằm cài đặt phần mềm Cloud ERP hiệu quả, doanh nghiệp cần tập trung vào những bước dưới đây:
Lập kế hoạch di chuyển dữ liệu, xác định các nguồn dữ liệu cần di chuyển gồm định dạng, dung lượng dữ liệu
Chuẩn bị dữ liệu cho việc di chuyển, gồm dọn dọn, sắp xếp dữ liệu, chuyển đổi dữ liệu sang định dạng phù hợp với hệ thống Cloud ERP và sao lưu dữ liệu trước khi di chuyển.
Làm việc với nhà cung cấp Cloud ERP đám mây để thực hiện di chuyển thông tin theo kế hoạch đã định.
Bước 5: Đào tạo người dùng
Sự thành công của việc triển khai Cloud ERP cho ngành dịch vụ phụ thuộc lớn vào khả năng người dùng trong việc áp dụng và sử dụng hệ thống hiệu quả. Để đạt được mục tiêu nay, việc cung cấp đào tạo toàn diện cho nhân viên và hỗ trợ liên tục trong suốt quá trình chuyển đổi là bước vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần sử dụng nhiều phương pháp đào tạo khác nhau như học trực tiếp, trực tuyến, đào tạo theo hướng dẫn và cung cấp tài liệu đầy đủ để người dùng có thể tự học. Trong quá trình đào tạo người dùng, nhà cung cấp Cloud ERP có nhiệm vụ hỗ trợ kỹ thuật giúp người dùng giải quyết các vấn đề phát sinh. Với bước cung cấp đào tạo, hỗ trợ nhân viên, doanh nghiệp dịch vụ có thể áp dụng thành công và đảm bảo hệ thống Cloud ERP mang lại lợi ích lâu dài cho tổ chức.
Bước 6: Nghiệm thu và đánh giá
Trước khi chính thức đưa hệ thống Cloud ERP vào hoạt động cung cấp dịch vụ, việc kiểm tra và xác nhận toàn diện rất quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động như mong đợi, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kinh doanh và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng. Bước nghiệm thu và đánh gia bao gồm xác định phạm vi kiểm tra, thực hiện các trường hợp kiểm thử theo kế hoạch, khắc phục sự cố nếu có và lập kế hoạch cho quá trình triển khai. Bằng bước thực hiện quy kiểm tra này, doanh nghiệp có thể tự tin hệ thống ERP dựa trên nền tảng đám mây sẽ hoạt động hiệu quả, đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
Bước 7: Đưa vào hoạt động
Sau khi hoàn tất các bước trên, đã đến lúc doanh nghiệp đưa hệ thống Cloud ERP vào hoạt động. Đây là bước đánh dấu sự chuyển đổi từ công nghệ cũ sang hệ thống mới cần được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo quy trình triển khai diễn ra suôn sẻ. Giai đoạn này đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tực từ ban lãnh đạo doanh nghiệp, nhân viên và nhà cung cấp Cloud ERP. Tuy nhiên, tổ chức nên lưu ý việc triển khai hệ thống Cloud ERP là hành trình liên tục chứ không phải là một hành động riêng lẻ. Bằng cách theo dõi hiệu suất của hệ thống, giải quyết vấn đề nhanh chóng, doanh nghiệp dịch vụ hoàn toàn yên tâm rằng Cloud ERP sẽ góp phần thúc đẩy thành công của tổ chức.
3 cách tối ưu hệ thống Cloud ERP để tạo quy trình cung cấp dịch vụ hiệu quả
Đánh giá hệ thống đều đặn
Để quản lý quy trình của hệ thống Cloud ERP, doanh nghiệp dịch vụ cần đánh giá toàn diện hệ thống hiện tại. Mục đích là xác định điểm yếu vấn đề và khâu kém hiệu quả cần phải cải thiện. Với cách đánh giá hệ thống đều đặn này, doanh nghiệp cần sử dụng những phương pháp đánh giá như:
Sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và điểm chuẩn, đánh giá hệ thống dựa trên các chỉ số đo lường cụ thể như tốc độ xử lý dữ liệu, độ chính xác của báo cáo,...So sánh hiệu suất của hệ thống Cloud ERP với các doanh nghiệp tương tự nhằm xác định ưu, nhược điểm.
Thực hiện kiểm tra hệ thống để xác định các lỗi, sự cố hoặc điểm nghẽn. Khảo sát người dùng để thu thập phản hồi về trải nghiệm sử dụng hệ thống dịch vụ.
Đánh giá khả năng sử dụng và tính linh hoạt, đảm bảo Cloud ERP cho ngành dịch vụ có thể mở rộng nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp, có đầy đủ chức năng cần thiết và hiệu chỉnh theo các thay đổi trong môi trường kinh doanh, thích ứng với những công nghệ mới.
Nâng cấp Cloud ERP thường xuyên
Doanh nghiệp cần nâng cấp phần mềm và phần cứng Cloud ERP lên các phiên bản và công nghệ mới nhất nhằm quản lý quy trình dịch vụ hiệu quả hơn. Điều này giúp tổ chức truy cập đầy đủ để sử dụng các tính năng và chức năng mới nhất để có thể cải thiện quy trình và hiệu quả kinh doanh dịch vụ, cũng như sửa các lỗ hổng ảnh hưởng đến hiệu suất. Nâng cấp hệ thống Cloud ERP cũng nhằm nâng cấp khả năng tích hợp và tuỳ chính với các ứng dụng trên đa nền tảng, tăng tốc độ, công suất và giảm chi phí bảo trì, nâng cao hiệu suất kinh doanh. Tuy nhiên, cách này cũng gặp phải một số khó khăn nhất định như chi phí cao, phải di chuyển dữ liệu thường xuyên hay tổ chức đào tạo người dùng liên tục. Do đó, doanh nghiệp nên lập kế hoạch, lập ngân sách cẩn thận cho việc nâng cấp để được lựa chọn những tính năng tương thích nhất với nhu cầu và nguồn lực kinh doanh của mình.
Tối ưu hoá cấu hình Cloud ERP
Không có một hệ thống nào là hoàn chỉnh ngay từ đầu nên việc liên tục cải thiện và tối ưu để cải thiện hiệu suất làm việc. Cách này giúp doanh nghiệp tối đa hoá hiệu quả, khả năng sử dụng và tính linh hoạt. Hãy cân nhắc điều chỉnh các tham số, những tuỳ chọn phù hợp với quy tắc và tiêu chuẩn kinh doanh. Ngoài ra, doanh nghiệp dịch vụ nên tối ưu hoá cấu hình, lưu trữ và quản lý dữ liệu nhằm giảm thiểu rủi ro. Hợp lý hoá quy trình công việc, mô-đun và các chức năng, chỉ tập trung các chức năng cần thiết để giảm chi phí vận hành. Tóm lại, với cách tối ưu hoá cấu hình phần mềm Cloud ERP, doanh nghiệp dịch vụ có thể cải thiện trải nghiệm người dùng, góp phần thúc đẩy thành công chung của tổ chức.
Tổng kết
Cloud ERP cung cấp một giải pháp mạnh mẽ cho các tổ chức dịch vụ muốn chuyển đổi hoạt động, nâng cao hiệu quả và đạt được lợi thế trên thị trường dịch vụ năng động như hiện nay. Qua bài viết này, Onnet Consulting đã đưa ra những bước xây dựng quy trình hệ thống Cloud ERP cho ngành dịch vụ và cách quản lý quy trình cung cấp dịch vụ hiệu quà. Nếu doanh nghiệp bạn có nhu cầu triển khai phần mềm Cloud ERP, hãy liên hệ với Onnet Consulting để được tư vấn miễn phí ngay hôm nay!
