Dù có rất nhiều lợi thế để điều hành doanh nghiệp dịch vụ của riêng bạn, nhưng việc trở thành công ty một-người đôi khi là một thách thức. Một trong những điều khó khăn nhất là bạn phải tự làm: từ quản lý tài khoản đến duy trì danh tiếng trực tuyến, quản lý các cuộc hẹn, phân loại thuế, theo dõi khách hàng tiềm năng và quản lý mạng xã hội – và danh sách này vẫn nối tiếp không ngừng. Kiêm nhiều nhiệm vụ sẽ nhanh chóng trở nên bất khả thi khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
May mắn thay, dù bạn đang quản lý khâu nào trong doanh nghiệp của mình – từ hệ thống CRM (quản lý quan hệ khách hàng) hoàn chỉnh đến những giải pháp trợ giúp các phần cụ thể của chu kỳ bán hàng, Odoo có nhiều công cụ kinh doanh có thể giúp bạn luôn cập nhật các hoạt động của mình. Mỗi doanh nghiệp một-người có quy trình làm việc đôi chút khác nhau, dựa trên các dịch vụ mà họ cung cấp. Quy trình chung gần như giống nhau cho tất cả: tìm kiếm khách hàng tiềm năng, liên hệ ban đầu, cuộc gọi chào bán, làm dự án và theo dõi. Do đó, khi Odoo được triển khai đúng cách, nó có thể giải phóng một phần đáng kể thời gian và công sức.
Tầm quan trọng của việc tổ chức hợp lý hóa doanh nghiệp của bạn?
Chìa khóa thành công của một doanh nhân là tạo ra và duy trì mối liên hệ mật thiết với doanh nghiệp của họ. Mặc dù có thể thuê ngoài và nhận trợ giúp, bạn vẫn cần hiểu rõ về tất cả. Sau tất cả, bạn là ông chủ. Vì vậy, cách dễ nhất là tạo ra một hệ thống đáng tin cậy để đảm bảo công việc chất lượng cao liên tục được vận hành kịp thời; hiệu quả và ấn tượng sâu sắc là rất quan trọng.
Có nhiều lý do tại sao nên tổ chức hợp lý hóa doanh nghiệp; tuy nhiên, sau đây là một số điều cần xem xét:
Giúp giảm việc sử dụng giấy. Dù bạn có thể nghĩ rằng thông tin bạn thường ghi trên giấy là cần thiết, nhưng không phải tất cả đều cần giấy, thay vào đó bạn có thể chuyển sang dạng số.
Đây là bước đầu tiên để tự động hóa tất cả các tác vụ lặp đi lặp lại của bạn.
Sử dụng hệ thống quản lý tập trung lưu giữ tất cả dữ liệu của bạn ở một nơi – từ liên lạc và kế toán nội bộ đến e-mail marketing và lập lịch biểu; luôn có một ứng dụng cho mọi thứ bạn cần.
Odoo có thể trợ giúp như thế nào?
Hợp lý hóa truyền đạt th ông tin
Truyền đạt thông tin là nền tảng của một doanh nghiệp. Giao tiếp hiệu quả là yếu tố thành công quan trọng nhất trong vòng đời dự án. Tính trung bình, có tới 1/5 dự án thất bại do thiếu sự truyền đạt thông tin giữa người quản lý dự án, các thành viên trong nhóm và khách hàng.
Hộp thư đến
Từ nhắn tin trực tiếp, nhắn tin nhóm, trò chuyện trực tuyến, cuộc gọi thoại cá nhân và nhóm, tới thảo luận và chia sẻ tệp, Odoo Inbox giúp bạn giao tiếp minh bạch và hiệu quả trong tổ chức của mình. Nó cho phép giao tiếp liền mạch giữa các thành viên trong nhóm, các phòng ban và toàn bộ công ty. Ngoài ra còn có khả năng sắp xếp và lọc các cuộc trò chuyện thành các kênh khác nhau (cho các dự án cụ thể, hỗ trợ kỹ thuật, trò chuyện chung…). Người dùng có thể tổ chức nhiều dự án, nhóm và các mục khác bằng cách sử dụng thẻ gắn hashtag bắt đầu bằng ký tự #, cũng như chia sẻ tệp bằng cách kéo và thả chúng vào nền tảng.
Trò chuyện trực tiếp
Trò chuyện trực tiếp Live chat tích hợp với trang web Odoo của bạn cho phép nhóm trả lời các câu hỏi, lên lịch cuộc hẹn và bán sản phẩm hoặc dịch vụ trong các cuộc trò chuyện 1:1 với khách hàng
Tin nhắn
Nếu có số điện thoại của khách hàng trong hồ sơ, bạn có thể liên hệ với họ để cập nhật khẩn cấp thông qua tin nhắn văn bản sử dụng Odoo SMS. Odoo VOIP cung cấp giao tiếp hai chiều, nghĩa là khách hàng có thể viết lại bất kỳ tin nhắn nào bạn gửi và bạn có thể trả lời trực tiếp.
Dành ít thời gian hơn cho e-mail
Thư điện tử là thứ tối cần thiết nhưng đồng thời lại gây tốn thời gian đối với bất kỳ ai. Không có cách nào có thể tránh nói chuyện với khách hàng, và bạn cũng không nên làm vậy. Thay vào đó, bạn có thể tìm cách sử dụng ít e-mail hơn và truy cập hộp thư Inbox nhanh hơn. Loại bỏ việc trao đổi qua lại e-mail không cần thiết và quản lý hộp thư Inbox một cách hiệu quả có thể giúp bạn tập trung vào các dự án quan trọng hơn trong danh sách việc cần làm của mình. Dưới đây là một số cách bạn có thể làm:
Sử dụng trả lời tự động
Trước hết, hãy thiết lập trả lời tự động cho các loại e-mail phổ biến mà bạn thường xuyên nhận được, chẳng hạn như:
Câu hỏi từ khách hàng mới
Câu hỏi thường gặp
Gửi biểu mẫu liên hệ
Nếu thấy mình nói nhiều lần cùng một điều với những người khác, bạn nên sử dụng phản hồi tự động cho điều đó. Ngay cả khi bạn cần nhấc điện thoại hoặc cung cấp thêm thông tin trực tiếp sau đó, e-mail tự động này sẽ cung cấp cho mọi người thêm thông tin và bạn có thêm thời gian trả lời!
Ví dụ, bạn có thể tạo phản hồi tự động cho biểu mẫu yêu cầu của khách hàng bao gồm thông tin và liên kết về bạn cũng như về những gì sẽ xảy ra tiếp theo. Bằng cách sử dụng ứng dụng Marketing Automation, bạn có thể tạo một chiến dịch marketing mới. Sau đó, tạo một mẫu e-mail với phần giới thiệu và liên kết với chiến dịch đó. Ở cuối e-mail, hãy sử dụng ứng dụng Appointments và thêm một liên kết để hướng các khách hàng tiềm năng đến Cuộc gọi/Cuộc họp/Đặt lịch hẹn trực tuyến của bạn. Vậy là mỗi khi một khách hàng tiềm năng mới điền vào và gửi biểu mẫu, một e-mail với phần giới thiệu của bạn sẽ được gửi đi tự động. Bạn vẫn cần xem xét yêu cầu của họ, nhưng sẽ không phải vội vàng trả lời ngay lập tức vì e-mail sẽ tự động gửi.
Tạo mẫu câu trả lời soạn trước
Đối với những phản hồi lặp lại nhưng yêu cầu nhiều tùy chỉnh, để tự động hóa thư trả lời, bạn có thể thực hiện một cách tiếp cận khác và tạo một mẫu e-mail mà bạn có thể chỉnh sửa và gửi. Hãy nghĩ về các e-mail giống như tính khả dụng hoặc giá trị của bạn cho khách hàng tiềm năng – nó sẽ phụ thuộc vào dự án, thời gian và tình huống, nhưng với một mẫu đã có sẵn, điều duy nhất bạn sẽ phải làm là thay đổi ngày và giá thực tế cho từng người.
Gửi cập nhật tự động
Cập nhật thông tin dự án cho khách hàng là điều cần thiết, nhưng đồng thời cũng tẻ nhạt, đặc biệt là với những khách hàng luôn yêu cầu chúng. Một cách tuyệt vời để bắt đầu là sử dụng Project Management và tất cả công cụ cộng tác đi kèm. Sau đó, tạo và cấp cho khách hàng quyền truy cập vào cổng thông tin khách hàng của bạn. Khi bạn làm điều này, họ không chỉ có một bức tranh thời gian thực, cập nhật về dự án, mà còn có các tính năng như thông báo e-mail và thông báo tự động cho họ biết khi bạn đang kiểm tra các mục, chuyển nhiệm vụ và những “công việc hoàn thành” khác. Bằng cách này, bạn sẽ không phải gửi e-mail sau khi mọi công việc bị gạch bỏ khỏi danh sách việc cần làm của bạn.
Tự động lọc hộp thư Inbox
Trong hộp thư đến Odoo Inbox, tạo và sử dụng các kênh khác nhau như các bộ lọc hiện có hoặc tạo các kênh tùy chỉnh để thêm những quy tắc bổ sung vào e-mail của bạn. Bằng cách này, hộp thư đến Inbox của bạn sẽ chỉ hiển thị những e-mail cần thiết mà bạn phải xem, do đó khi cần kiểm tra e-mail, bạn sẽ chỉ tập trung vào những e-mail quan trọng nhất.
Người lên lịch cuộc hẹn
Hãy nghĩ đến tất cả những gì liên quan đến việc thiết lập các cuộc gặp và cuộc gọi với khách hàng. Việc muốn đồng bộ hóa lịch trình của mọi người và điều phối những ai có mặt, thời gian cũng như điều chỉnh lịch trình phù hợp với các cuộc hẹn khác của bạn có thể trở thành vấn đề đau đầu, đặc biệt nếu các bạn ở những địa điểm và múi giờ khác nhau. Đây là những nhiệm vụ không đáng để bạn mất thời gian. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng Odoo Appointments và để khách hàng của bạn thực hiện việc này.
Hợp lý hóa quy trình “Tìm và giới thiệu khách hàng mới”
Tìm kiếm khách hàng mới là mạch máu của doanh nghiệp. Bạn không thể có được khách hàng mới nếu không có chương trình marketing (dù không phải lúc nào cũng vậy). Tuy nhiên, bạn có thể tối ưu hóa trang web và cho phép doanh nghiệp của bạn tự tiếp thị. Có một hệ thống CRM (quản lý quan hệ khách hàng) chức năng không chỉ hữu ích, mà còn giúp bạn có thể đi một chặng đường dài để thể hiện sự chuyên nghiệp đối với khách hàng.
Sử dụng Biểu mẫu liên hệ thông minh
Với những người đã sẵn sàng truy cập thẳng vào trang “Làm việc với chúng tôi” trên website của bạn, bạn sẽ muốn đây là bước đầu tiên trong quy trình giới thiệu khách hàng liền mạch. Bằng cách sử dụng trình tạo biểu mẫu trang web Website Form Builder, bạn có thể tạo biểu mẫu liên hệ chi tiết hỏi khách hàng tiềm năng những câu hỏi quan trọng để cung cấp cho bạn thông tin cần thiết nhằm chuyển họ sang bước tiếp theo trong quy trình bán hàng mà không khiến họ bị choáng ngợp. Theo thời gian, khi đã có một khách hàng làm quen và biết cách làm, bạn có thể cải thiện nó tốt hơn nữa bằng cách tự động hóa quy trình!
Hợp lý hóa E-mail Marketing và tạo chuỗi E-mail Marketing
Bạn nên sử dụng e-mail marketing cho công việc kinh doanh dịch vụ của mình.
Nếu làm vậy, bạn có thể gửi bản tin e-mail hàng tuần hoặc hàng tháng và có thể có ưu đãi chọn tham gia miễn phí trên trang web của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn chưa có, hãy xem xét ứng dụng Email Marketing của chúng tôi và bắt đầu triển khai ngay bây giờ. Bạn có thể tiến xa hơn nữa và biến bất kỳ người theo dõi nào chưa điền vào mẫu “Làm việc với chúng tôi” của bạn thành một khách hàng tiềm năng đầy thông tin và thú vị. Sau đó, dùng ứng dụng Marketing Automation và tạo một chuỗi chào mừng để đào tạo, cho họ biết cách thức mà bạn có thể giúp họ và cuối cùng đẩy lại biểu mẫu/trang “Làm việc với chúng tôi” của bạn.
Tự động hóa hoặc quảng cáo hàng loạt qua phương tiện truyền thông xã hội
Hiện diện trên mạng xã hội giúp tăng sự nhận biết, kết nối bạn với khách hàng, tăng khách hàng tiềm năng và thu nhập. Tuy nhiên, việc quảng bá trên Facebook, Twitter hoặc LinkedIn có thể sẽ rất mất thời gian.
Ứng dụng Social Marketing cho phép bạn kiểm soát các kênh truyền thông xã hội và tương tác trong hệ thống quản lý. Với ứng dụng này, bạn có thể dễ dàng tự động chia sẻ nội dung của mình – lên lịch cho các bài đăng trên mạng xã hội, bài đăng trên blog, các lead magnet thu hút và chuyển đổi khách hàng, thậm chí cho mọi người biết về tính khả dụng của khách hàng của bạn. Hoặc bạn có thể nhận được danh sách chính xác khách truy cập trang web của mình và tiếp cận họ qua E-mail, SMS hoặc Live Chat. Với điều này, bạn có thể theo dõi hành trình của một liên kết từ một bài đăng và nhận thông tin về doanh thu mà liên kết tạo ra, cũng như bao nhiêu khách hàng tiềm năng mới.
Hợp lý hóa tài liệu
Quy trình kinh doanh của bạn chắc chắn sẽ bao gồm rất nhiều thủ tục giấy tờ, dự án và các loại tài liệu khách hàng khác. Ngoài ra còn có các công việc quản trị – các đề xuất ban đầu, hợp đồng với các khách hàng khác nhau, các hóa đơn, biểu mẫu để ký phê duyệt và mọi việc khác. Mọi thứ đều cần thiết, bạn không thể bỏ qua bất kỳ việc nào trong số chúng.
Documents là ứng dụng giúp kiểm soát mọi thứ – Chào mừng bạn đến với việc không dùng giấy tờ! Nó giúp hợp lý hóa quy trình làm việc bằng cách cho phép bạn chia sẻ, gửi, phân loại và lưu trữ các tài liệu đã tải lên và quét, cũng như xử lý tài liệu hàng loạt bằng cách yêu cầu phê duyệt, thay đổi thư mục, gắn thẻ và gán nhiều tệp cùng một lúc thay vì từng tệp một. Bạn cũng có thể tạo các tài liệu kinh doanh như hóa đơn của nhà cung cấp và bảng kỹ thuật, chỉ định chúng cho những người cụ thể, để họ ký điện tử và gửi trực tiếp lại cho bạn. Ứng dụng này giúp bạn dễ dàng theo dõi mọi việc đang diễn ra.
Quản lý công việc
Khi quản lý công việc kinh doanh của riêng mình, bạn không có quyền được yêu cầu làm gì và khi nào. Bạn đang kiểm soát dòng công việc hàng ngày của mình mà không cần bất kỳ ai thúc đẩy bạn hoàn thành thời hạn, việc quản lý công việc trở nên quan trọng hơn tất cả. Ứng dụng Project của Odoo có toàn quyền kiểm soát các dự án của bạn, trong khi các ứng dụng quản lý Tasks và Notes management có thể nhắc bạn về một số nội dung quan trọng cần chú ý. Nó duyệt qua các thời hạn, dự án, điều khoản hợp đồng và đầu vào liên quan khác của bạn rồi tạo ra các nhiệm vụ cần bạn chú ý. Nó giống như một trợ lý riêng không bao giờ ngủ, thường xuyên cảnh giác theo dõi công việc kinh doanh của bạn và thông báo cho bạn những việc cần hoàn thành.
Theo dõi chi phí
Là doanh nghiệp một-người, quản lý tài chính là điều cần thiết và theo dõi tất cả các khoản chi tiêu là điều bắt buộc. Điều này cần một lượng thời gian đáng kể để hoàn thành và không bao giờ thực sự hoàn thành. Sử dụng ứng dụng Expenses của Odoo sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu quả. Các giao dịch thẻ tín dụng và tài khoản ngân hàng của bạn sẽ tự động được nhập và phân loại. Biên lai số được chuyển trực tiếp đến ứng dụng và biên lai giấy được nhập chỉ bằng một cái bấm máy ảnh trên thiết bị di động của bạn. Dù là chi phí đi lại, văn phòng phẩm hay bất kỳ khoản chi nào khác của nhân viên, bạn có thể truy cập tất cả các khoản thu và chi từ trang tổng quan Expenses của mình và tạo, xác nhận hoặc từ chối chúng chỉ bằng một cú nhấp chuột. Không cần tải xuống phần mềm chuyên dụng để duy trì hồ sơ chi phí – mọi thứ có thể thực hiện trực tiếp thông qua ứng dụng!
Khi doanh nghiệp phát triển và bạn thuê thêm nhân viên, họ có thể dễ dàng đính kèm trực tiếp các bản sao biên lai vào hồ sơ chi phí để tránh bị mất. Có thể thêm tệp đính kèm khi đang di chuyển với bất kỳ thiết bị di động nào bằng cách chụp ảnh biên nhận và gửi đến địa chỉ e-mail được chỉ định.
Theo dõi thời gian làm việc tự động
Tự động hóa theo dõi thời gian cho phép bạn biết chính xác cách doanh nghiệp của mình sử dụng thời gian mà không lãng phí. Với tổng quan chính xác về mọi hoạt động, từ thời gian dành cho những cuộc gọi của khách hàng để bán hàng hoặc chỉnh sửa đề xuất, bạn sẽ biết được lượng thời gian dành cho từng dự án, khách hàng và quản trị nội bộ. Bạn có thể phát hiện ra các quy trình sai hoặc không hiệu quả và sửa chúng để tối ưu hóa hoạt động. Ứng dụng Timesheet và Timesheet Mobile của Odoo theo dõi thời gian bạn dành cho các dự án và nhiệm vụ khác nhau, đồng thời ghi lại số tiền bạn kiếm được sau mỗi dự án.
Hợp lý hóa tài chính
Cuối cùng, bạn có thể sử dụng tự động hóa như một người ghi sổ và quản lý rất nhiều “quản trị viên tài chính” trong doanh nghiệp của bạn.
Lập hóa đơn
Tiếp theo, sử dụng ứng dụng Invoicing sẽ giúp bạn quản lý và tự động hóa các hóa đơn, quản lý hợp đồng, tạo hóa đơn định kỳ, bảng hóa đơn, giúp bạn được thanh toán nhanh hơn. Việc lập hóa đơn được hưởng lợi từ quá trình tự động hóa vì việc thu tiền từ khách hàng không hề dễ chịu đối với một số người. Ứng dụng Invoicing của Odoo giúp việc ghi sổ kế toán trở nên thông minh hơn. Bạn có thể tạo hóa đơn trực tiếp từ bảng chấm công của mình. Tất cả những gì bạn phải làm là theo dõi thời gian của mình thông qua ứng dụng và khi đến thời điểm lập hóa đơn, bạn sẽ thấy từng nhiệm vụ của mình được liệt kê dựa trên khách hàng hoặc dự án. Hóa đơn cũng có thể tạo tự động từ các đề xuất và hợp đồng của bạn.
Nhấn “gửi” là tất cả những gì bạn phải làm. Thanh toán an toàn có thể được chấp nhận qua Paypal, Ingenico, Buckaroo, Stripe, Authorize.net, Atos Worldline hoặc Adyen ngay từ hóa đơn. Nó thậm chí còn tự động hóa việc theo dõi hóa đơn và giảm thiểu vấn đề rắc rối khi gửi lời nhắc về các khoản thanh toán trễ hoặc chưa thanh toán. Việc định cấu hình theo dõi tự động rất đơn giản và giúp hợp lý hóa việc thanh toán nhanh chóng và dễ dàng.
Kế toán
Và giờ, hãy đến với Odoo Accounting. Trừ khi bạn điều hành một công ty kế toán, nếu không, bạn sẽ không phải là một kế toán viên. Nhưng để mắt đến sổ sách cẩn thận là điều bạn luôn phải quan tâm. Ứng dụng The Accounting có tất cả công cụ tiết kiệm thời gian mà bạn cần để phát triển doanh nghiệp của mình. Nó giống một nhân viên kế toán cá nhân của bạn. Trong giao diện người dùng, bạn có thể:
Tự động đồng bộ hóa bảng sao kê với ngân hàng của bạn,
Tạo hóa đơn sắc nét và chuyên nghiệp, quản lý các hóa đơn định kỳ và dễ dàng theo dõi các khoản thanh toán,
Kiểm soát hóa đơn của nhà cung cấp và nhận dự báo về các hóa đơn phải trả trong tương lai của bạn,
Tiết kiệm thời gian và tự động hóa 95% quá trình đối chiếu với công cụ đối chiếu thông minh của chúng tôi.
Từ quản lý các khoản phải thu, khoản phải trả, bảng tóm tắt các dịch vụ cung cấp, tạo báo cáo và nhiều tác vụ khác – đây là ứng dụng tuyệt vời cung cấp mọi thứ bạn cần để duy trì hoạt động kinh doanh. Quan trọng nhất, ứng dụng có trên thiết bị di động, điều này đồng nghĩa với việc bạn có thể truy cập tức thì vào các tính năng kế toán, dù bạn dùng máy tính bảng hay điện thoại thông minh.
