Mọi công việc đều có một quy trình để hoàn thành tuy nhiên nhiều quy trình làm việc không hiệu quả bởi các tác vụ thủ công tốn thời gian, dễ xảy ra lỗi và tốn kém. Tự động hóa quy trình làm việc loại bỏ những trở ngại kể trên đem đến hiệu quả vượt trội, nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí.
Tự động hóa quy trình làm việc là gì?
Tự động hóa quy trình làm việc là quá trình thiết kế, sắp xếp hợp lý, thực thi và tự động hóa một tập hợp các tác vụ được định tuyến tự động giữa con người, công nghệ và dữ liệu theo các quy tắc kinh doanh được xác định trước.
Những lợi ích của tự động hóa quy trình làm việc là gì?
Tự động hóa quy trình làm việc có thể giải phóng tất cả các phòng ban khỏi gánh nặng của quy trình thủ công, từ quản trị đến tài chính và CNTT đến tiếp thị. Dưới đây là cách một phần mềm tự động hóa quy trình làm việc có thể giúp mọi bộ phận trong công ty của bạn:
- Nguồn nhân lực
Giảm mạnh thủ tục giấy tờ
Tìm nguồn, xác minh và tuyển dụng ứng viên nhanh hơn với phê duyệt tự động
Đảm bảo tuân thủ tất cả các quy trình
Cải thiện khả năng hiển thị quy trình làm việc
Cung cấp trải nghiệm gia nhập / giới thiệu nhanh hơn
- Tài chánh
Đơn giản hóa việc quản lý tài liệu
Tiết kiệm thời gian xử lý phê duyệt
Lập lịch thanh toán tự động cho các hóa đơn định kỳ
Tạo một hệ thống quản lý bảng lương thông minh
Tích hợp dữ liệu với các phần mềm kế toán khác
- Marketing
Ủy quyền các tác vụ lặp đi lặp lại, nhiều lần cho hệ thống
Cộng tác trên quy trình công việc với các thành viên trong nhóm ở nhiều vị trí
Đảm bảo tất cả nội dung được người dùng phù hợp phê duyệt
Thiết lập một quy trình nhất quán để nuôi dưỡng và theo dõi các khách hàng tiềm năng chất lượng
Tự động chạy nhiều chiến dịch và giám sát chúng từ một trang tổng quan thống nhất
- Bán hàng
Đơn giản hóa việc xây dựng danh sách bằng cách chuẩn hóa quy trình
Đảm bảo rằng tất cả các khách hàng tiềm năng đều được chăm sóc tốt như nhau
Nhận báo cáo và phân tích sâu về các quy trình đang diễn ra
Gửi email chào mừng, cảm ơn hoặc quảng cáo theo ngữ cảnh
- Công nghệ thông tin
Chỉ yêu cầu và bảng báo cáo cho các thành viên có sẵn trong nhóm
Tránh các yêu cầu hỗ trợ trùng lặp
Xác nhận cập nhật theo lịch trình với các bên liên quan
Tìm hiểu về Shadow IT
Quản lý nội dung và theo dõi xu hướng sử dụng
Thống kê về tự động hóa quy trình làm việc
Số liệu thống kê cung cấp nhiều thông tin chi tiết về cách các ngành khác nhau đang hưởng lợi từ việc tự động hóa quy trình làm việc. Đây là những con số cụ thể:
- Tự động hóa quy trình và tiếp thị mang lại doanh thu tăng 417%. (Annuitas Group)
- Cisco Systems đã tự động hóa quy trình CRM của họ và loại bỏ 75.000 cuộc gọi của khách hàng / tháng và tiết kiệm hơn 270 triệu đô la hàng năm trong chi phí hoạt động (Business Process Management Journal)
- Các doanh nghiệp dự đoán tự động hóa quy trình làm việc trong ba lĩnh vực: quản lý chi phí hiệu quả, cải thiện thời gian đưa ra thị trường và tối ưu hóa dịch vụ tự phục vụ của khách hàng. (Nghiên cứu Capgemini)
Một phần mềm tự động hóa quy trình làm việc tốt cần có những gì?
Trên thị trường hiện tại có rất nhiều phần mềm giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình làm việc. Một số có thể được áp dụng trong bất kỳ tổ chức nào trong khi những một số phần mềm khác đáp ứng theo từng yêu cầu cụ thể.
Dưới đây là danh sách những điểm mà một phần mềm tự động hoá quy trình làm việc tốt cần phải có:
Sự đơn giản: Tự động hóa có nghĩa là làm cho mọi thứ đơn giản hơn vì vậy đó là yêu cầu số một đối với một phần mềm. Sự đơn giản sẽ đến từ giao diện người dùng thân thiện, không đòi hỏi code phức tạp, thiết kế bằng phương pháp kéo và thả.
Khả năng hoạt động trên đám mây: Các công cụ tự động hóa quy trình làm việc dựa trên đám mây thường dễ bảo trì và chạy hơn các phiên bản tại chỗ. Chúng cũng cung cấp khả năng truy cập dễ dàng, bảo mật đáng tin cậy và khả năng mở rộng dữ liệu.
Tích hợp nhiều hệ thống: Hầu hết các phần mềm dựa trên đám mây đều có khả năng tích hợp với các ứng dụng đám mây khác. Cần xem xét xem phần mềm tự động hóa quy trình làm việc của bạn để biết khả năng tương thích API và các công cụ như Zapier.
Các tính năng có thể tùy chỉnh: Khả năng tuỳ chỉnh là điều không thể thiếu đối với một phần mềm tự động hoá quy trình làm việc với mỗi công ty sẽ có một quy trình làm việc độc nhất.
Báo cáo và phân tích: Bạn không thể cải thiện quy trình mà không xem xét quy trình đó có hiệu quả hay không. Các phần mềm tự động hóa quy trình làm việc tốt nhất cung cấp báo cáo tích hợp sẵn để kiểm tra độ trễ, giám sát nhiệm vụ và thực hiện các cải tiến.
Khả năng di động: Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc trong thế giới ngày nay phải hoạt động từ mọi vị trí và mọi thiết bị. Từ thông báo đến phê duyệt, hãy đảm bảo công cụ hoạt động cho mọi người khi di chuyển.
Giá cả hợp lý: Nhiều nhà cung cấp tính phí hàng chục nghìn đô la để cài đặt một phần mềm tự động hóa quy trình làm việc - chưa bao gồm việc triển khai và tư vấn.
Cách tự động hóa các quy trình
Quy trình tự động hóa quy trình làm việc bắt đầu với một mục tiêu rõ ràng và kết thúc khi đánh giá quy trình. Dưới đây là 5 bước liên quan đến việc thực hiện kế hoạch tự động hóa quy trình làm việc:
Xác định một quy trình lặp đi lặp lại
Đặt những câu hỏi như "Nó đã đủ cần thiết để được tự động hóa chưa?" Hoặc "Đội ngũ có chấp thuận hay đòi hỏi vào tự động hóa không?".
Xác định mục tiêu
Các lợi ích của tự động hóa có thể rất đa dạng - ROI tăng, thời gian đưa ra thị trường nhanh hơn, tăng năng suất của nhóm. Trình bày rõ ràng những kỳ vọng của bạn từ quá trình tự động hóa.
Đào tạo
Sự thành công của tự động hóa quy trình làm việc phụ thuộc vào sự sẵn lòng của các bên liên quan. Truyền đạt lợi ích của nó cho những người thực hiện quy trình và khuyến khích phản hồi của họ.
Thiết kế quy trình làm việc
Xây dựng quy trình trong công cụ quản lý quy trình làm việc. Tạo biểu mẫu, xác định quy trình làm việc và chỉ định quyền và quy tắc cho từng bước và các bên liên quan.
Đo lường KPI và ROI
Mục đích của tự động hóa sẽ không đạt được cho đến khi doanh nghiệp của bạn so sánh sự khác biệt mà nó đã tạo ra so với quy trình đã có từ trước, được đo lường thông qua các báo cáo và phân tích dữ liệu.
Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc phù hợp
Kissflow Workflow là một phần mềm tự động hóa quy trình làm việc phù hợp với tất cả các doanh nghiệp. Nó có một giao diện trực quan đơn giản cho phép mọi người xây dựng và tự động hóa quy trình làm việc của họ một cách dễ dàng. Bạn có thể tùy chỉnh quy trình của mình theo nhu cầu của mình và chạy các quy trình làm việc liền mạch.
Để được tư vấn, vui lòng liên hệ hotline: +84 24 666 39523
