CMS là gì?
CMS được viết tắt từ Content Management System tức là hệ thống quản trị nội dung.
CMS là ứng dụng được sử dụng để quản lý nội dung, cho phép nhiều người đóng góp tạo, chỉnh sửa và xuất bản nội dung. Nội dung trong hệ thống CMS thường được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và được hiển thị trong một template dựa trên một bộ mẫu như một trang web.
Dưới đây là những chức năng thông thường của một hệ thống CMS:
- Tạo nội dung cho phép người dùng dễ dàng tạo và định dạng nội dung.
- Lưu trữ nội dung: lưu trữ nội dung tại một nơi, theo một cách thức thống nhất.
- Quy trình làm việc: gán quyền cho việc quản lý nội dung dựa trên các vai trò như tác giả, biên tập viên và quản trị viên.
- Xuất bản: cho phép phần mềm biết khi nào và nơi nào nội dung sẽ được công bố.
- Tối ưu hóa: giúp bạn cải thiện trải nghiệm số hóa và học hỏi từ nội dung của mình.
Sự khác biệt giữa một trang web và CMS là gì?
Nhiều người có thể nhầm lẫnh giữa trang web và CMS tuy nhiên dù có nhiều điểm giống nhau nhưng về bản chất chúng hoàn toàn khác nhau.
Wikipedia mô tả khá rõ ràng: "Một trang web là một tập hợp các web pages và nội dung liên quan được xác định bằng tên miền chung và được xuất bản trên ít nhất một máy chủ web."
Trong khi đó một hệ thống CMS là một phần mềm cho phép bạn lưu trữ, quản lý và xuất bản các trang web đó. Hầu hết các trang web sử dụng một hệ thống quản lý nội dung, nhưng bạn có thể tạo một trang web mà không cần một CMS, viết trực tiếp bằng ngôn ngữ lập trình như HTML và CSS. Tuy nhiên, thường thì việc sử dụng một CMS để quản lý nội dung dễ hơn cho biên tập viên hơn là xây dựng một trang web từ mã nguồn.
Tổng hợp 04 loại CMS phổ biến hiện nay
Gần như mọi hệ thống quản lý nội dung (CMS) đều bao gồm hai phần - phần giao diện và phần quản trị. Phần giao diện (front end) là phần mà người dùng tương tác với nó. Đó là cách trang web được xây dựng và được thiết kế một cách trực quan. Phần giao diện kết hợp HTML, CSS và JavaScript để cung cấp nội dung đa dạng và tương tác được thiết kế để phù hợp với thương hiệu của doanh nghiệp.
Phần quản trị (back end) của một CMS là ứng dụng được sử dụng để đăng nội dung mới lên trang web. Quá trình bắt đầu bằng việc truy cập giao diện web để dễ dàng thêm, tạo và xuất bản nội dung lên phần giao diện của CMS. Thay vì cần hiểu HTML, CSS và JavaScript, bạn tạo nội dung trong một giao diện tương tự như Microsoft Word. Phần quản trị sau đó lưu trữ nội dung này trong cơ sở dữ liệu và xuất bản nó lên phần giao diện của trang web.
Cùng với nhau, hai hệ thống này tạo nên hệ thống CMS. Chúng cho phép bạn xuất bản nội dung mà không cần hiểu về công nghệ web hoặc xây dựng ứng dụng web của riêng bạn từ đầu.
Dưới đây là mô tả về một số loại hệ thống quản lý nội dung khác nhau mà hiện nay có sẵn.
Coupled CMS
Hệ thống quản lý nội dung kết hợp (Coupled CMS) thường được gọi là một CMS truyền thống. Nó cung cấp một phần quản trị hoàn toàn, kết nối với và thay đổi cơ sở dữ liệu của trang web và xuất bản nội dung lên phần giao diện đã được thiết kế.
Mặc dù hệ thống CMS kết hợp là một giải pháp toàn diện, điểm chính khác biệt giữa nó và một SaaS CMS là CMS kết hợp yêu cầu một máy chủ web cụ thể để chạy. Mặc dù việc sử dụng máy chủ web thường không quá tốn kém, nhưng quan trọng phải nhớ rằng một CMS đòi hỏi việc cài đặt và duy trì các công nghệ cụ thể để làm cho phần mềm hoạt động.
Ngoài ra, một hệ thống CMS kết hợp có thể yêu cầu một quản trị viên thiết lập và cấu hình cài đặt hệ thống cho việc sử dụng liên tục. WordPress là một ví dụ về CMS kết hợp, vì nó cung cấp một gói hoàn chỉnh để người dùng cài đặt, khởi động một trang web và xuất bản nội dung trong tương lai.
SaaS CMS
Hệ thống quản lý nội dung dựa trên dịch vụ (SaaS CMS) cũng là một giải pháp toàn diện, nhưng khác với hệ thống CMS kết hợp, SaaS CMS được lưu trữ trên đám mây (cloud). Điều này có nghĩa là nó không yêu cầu cài đặt thực tế, việc thiết lập trước hoặc sử dụng máy chủ web.
Hệ thống CMS dựa trên SaaS là một giải pháp tốt cho các công ty cần có một sự hiện diện trên web đơn giản, vì nó cung cấp tất cả các khả năng mà không cần phải quan tâm đến việc quản lý máy chủ hoặc hosting web. Nó cho phép tất cả các loại người dùng tạo trang web nhanh chóng, quản lý nội dung và phân phối nó qua các kênh số hóa.
Decoupled CMS
Trong một hệ thống quản lý nội dung tách biệt (decoupled CMS), phần trình bày của trang web được "tách biệt" hoàn toàn với phần quản trị. Hệ thống giao diện nằm ở giữa phần trình bày của trang web và truy cập vào phần quản trị thông qua một giao diện lập trình ứng dụng (API).
Một hệ thống CMS tách biệt là một giải pháp tiên tiến, mang lại tính linh hoạt lớn hơn để tương tác với nội dung được tạo ra ở phía phần quản trị. Ví dụ, nếu một tổ chức muốn sử dụng thư viện nội dung của mình cho một mục đích mới, chẳng hạn như ứng dụng di động, thì hệ thống CMS tách biệt là một giải pháp hấp dẫn, vì nó hỗ trợ nhiều ứng dụng đa dạng trên phần trình bày trong khi duy trì tính nhất quán của nội dung và thông tin ở phía phần quản trị.
Headless CMS
Headless CMS chỉ có hệ thống phía phần quản trị truy cập vào cơ sở dữ liệu và lưu trữ nội dung với một ứng dụng web phía phần trình bày được xây dựng tùy chỉnh. Nó cung cấp tính linh hoạt lớn hơn so với một hệ thống CMS tách biệt, nhưng cũng đòi hỏi công việc đáng kể hơn so với các tùy chọn khác. Một hệ thống headless CMS thường cũng yêu cầu một nhà phát triển để thiết kế, tạo và kết nối một ứng dụng phía phần trình bày.
Hệ thống headless CMS là một giải pháp tốt cho các tổ chức cần kiểm soát hoàn toàn và tính linh hoạt về cách nội dung của họ được truy cập. Nó cung cấp khả năng lưu trữ và tổ chức nội dung trong khi cho phép sử dụng một ứng dụng tùy chỉnh ở phần trình bày - có thể là trang web, ứng dụng di động hoặc một phần trình bày khác.
Một số phần mềm CMS nổi bật
Hiện tại trên thị trường có khá nhiều nền tảng CMS khác nhau, tuy nhiên nổi tiếng và phổ biến nhất là những nền tảng dưới đây:
WordPress
Wordpress là một loại phần mềm CMS mã nguồn mở miễn phí viết bằng ngôn ngữ lập trình PHP với hệ cơ sở dữ liệu MySQL và MariaDB. Nó xuất bản lần đầu vào năm 2003 và đến nay trở thành một trong những phần mềm CMS được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.
Ưu điểm:
+ Giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng cho người dùng
+ Thích hợp xây dựng nhiều loại website khác nhau
+ Kho plugin và theme đa dạng
+ Đặc biệt hỗ trợ tối ưu SEO hiệu quả
+ Cộng đồng hỗ trợ lớn
+ Dễ dàng lưu trữ và sao lưu nội dung dưới dạng xml
Nhược điểm:
+ Dễ gặp các vấn đề liên quan đến bảo mật
+ Người dùng phải tự thiết lập dịch vụ lưu trữ và tên miền
Drupal
Drupal là phần mềm quản trị nội dung mã nguồn mở miễn phí, sử dụng ngôn ngữ lập trình PHP. Nó được sử dụng đa dạng từ blog cá nhân đến các website chính phủ.
Ưu điểm:
+ Khả năng tùy chỉnh cao, dễ dàng trong việc xử lý kho dữ liệu lớn
+ Có mạng lưới cộng đồng hỗ trợ lớn
Nhược điểm:
+ Đòi hỏi người phát triển phải có kỹ năng chuyên môn cao
Optimizely CMS
Optimizely CMS hay còn tên gọi khác là Episerver. Nền tảng này cung cấp tính năng quản lý nội dung, tối ưu trang web mạnh mẽ. Được công ty lớn sử dụng như: IBM, eBay, Nike...
Ưu điểm:
+ Hỗ trợ quản trị nội dung đa kênh
Nhược điểm:
+ Giá thành cao
+ Đòi hỏi trình độ chuyên môn kỹ thuật cao để phát triển
Contentful
Contenful là phần mềm CMS không đầu. Nó cung cấp giao diện dễ dàng sử dụng và tùy chỉnh chuyên sâu.
Ưu điểm:
+ Khả năng tùy chỉnh linh hoạt, ứng dụng đa nền tảng
+ Dễ dàng truy cập dữ liệu thông qua API
Nhược điểm:
+ Giá thành tương đối cao
Squarespace
Là nền tảng CMS chất lượng cao không đòi hỏi trình độ chuyên môn kỹ thuật quá lớn từ phía nhà phát triển.
Ưu điểm:
+ Tích hợp hosting và tên miền giúp giảm bớt sự phức tạp trong quản lý hosting
+ Đơn giản, dễ sử dụng và điều chỉnh
+ Tích hợp các công cụ hỗ trợ SEO hiệu quả
Nhược điểm:
+ Tính năng tùy chỉnh còn nhiều giới hạn
+ Chưa thích hợp với các dự án phức tạp
Wix
Wix là nền tảng CMS phổ biến trên toàn cầu, chỉ đứng sau Wordpress (theo thống kê của Builtwith). Đặc biệt, Wix cung cấp sẵn gói miễn phí cho người dùng sử dụng.
Ưu điểm:
+ Dễ dàng kéo thả, tùy chỉnh theo nhu cầu
+ Có sẵn nhiều template
Nhược điểm:
+ Khó khăn trong việc thay đổi template sau khi đã sử dụng template ban đầu
+ Người dùng phải trả phí nếu muốn phát triển cửa hàng E-commerce
+ Gói miễn phí còn nhiều hạn chế như tiền quảng cáo trên website của bạn sẽ phải trả cho Wix
TYPO3
TYPO3 là một CMS mã nguồn mở có tuổi thọ hơn 30 năm. Thời gian đầu ra mắt, phần mềm này được ứng dụng cho các website nội bộ. Tuy nhiên, nó cũng phù hợp với tất cả các website khác.
Ưu điểm:
+ Có thể xử lý dữ liệu lớn
+ Dễ dàng mở rộng
+ Kho extension và ứng dụng khổng lồ với hơn 6000 extension khác nhau
+ Tính năng bảo mật cao
Nhược điểm:
+ Không có kho theme sẵn
+ Yêu cầu nhà phát triển có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao
Ghost
Ghost được biết đến là headless cms phổ biến của giới blogger chuyên nghiệp.
Ưu điểm:
+ Sở hữu trình chỉnh sửa nội dung dạng thẻ - block tương tự wordpress, giúp người dùng thuận tiện hơn trong thao tác kéo thả và chỉnh sửa
+ Hỗ trợ SEO hiệu quả
Nhược điểm:
+ Tính linh hoạt chưa cao
+ Chưa được hỗ trợ bởi nhiều web hosting, web server
Joomla
Đây là nền tảng quản trị nội dung mã nguồn mở tương tự wordpress với template, tính năng đa dạng, phù hợp với nhiều loại ngôn ngữ lập trình khác nhau.
Ưu điểm:
+ Cung cấp cho người dùng một không gian tùy chỉnh rộng lớn, đa dạng
+ Dễ dàng chỉnh sửa và đăng tải nội dung mà không cần biết về code
Nhược điểm:
+ Tính năng tùy biến đôi khi phức tạp, đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật cao
+ Kho extension còn nhiều hạn chế
+ Dễ gặp các vấn đề liên quan đến sự tương thích khi tích hợp extension và module khác nhau
Hubspot CMS
Đây là phần mềm CMS nổi tiếng, dành riêng cho các maketer và doanh nghiệp.
Với xuất phát điểm là nền tảng CRM, CMS Hub thích hợp cho doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp quản lý website tất cả trong một. Đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn.
Ưu điểm:
+ Trình quản lý và tạo website thân thiện, dễ sử dụng
+ Tích hợp tính năng bảo mật cao, bao gồm: CDN & WFA
Nhược điểm:
+ Không phù hợp với doanh nghiệp muốn phát triển website ecommerce
+ Không có bản miễn phí
Đặc biệt đối với cửa hàng trực tuyến, mặc dù Optimizely Monetize, Adobe Magento và Shopify cũng quản lý nội dung giống như một hệ thống CMS nhưng thường không được xem là một CMS thuần túy mà là một nền tảng thương mại điện tử với một số chức năng bổ sung.
Các tính năng cốt lõi của hệ thống CMS
Để xác định những tính năng quan trọng của một hệ thống quản lý nội dung (CMS) phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không, có thể bắt đầu bằng việc tìm hiểu những tính năng cốt lõi của một hệ thống quản lý nội dung. So sánh trực tiếp các giải pháp và sản phẩm quản lý nội dung có thể giúp quá trình ra quyết định của bạn.
Phân quyền người dùng và quản lý dựa trên vai trò
Hệ thống quản lý nội dung cung cấp nhiều loại vai trò khác nhau. Hiểu cách chúng hoạt động cùng nhau là quan trọng để cung cấp cho người dùng quyền truy cập để thực hiện nhiệm vụ của họ và truy cập nội dung số phù hợp.
Quản lý tài sản số (Digital Asset Management)
Hệ thống quản lý nội dung cung cấp khả năng quản lý tất cả tài sản số của bạn để sử dụng trong các kênh tiếp thị khác nhau, bao gồm trang web, tài liệu tiếp thị, chiến dịch email, cửa hàng trực tuyến, tìm kiếm trả phí và blog. Nó cung cấp một trung tâm nội dung tập trung cho tất cả tài sản của bạn, nơi bạn có thể tổ chức chúng thành kho và bộ sưu tập và tạo luật và quy trình làm việc để xác định cách nội dung có thể được sử dụng và ở đâu.
Quản lý nội dung trên đám mây (Cloud)
Chuyển quản lý nội dung của bạn lên đám mây là rất quan trọng để tập trung nội dung của bạn tại một nơi và giúp nó truy cập từ bất kỳ đâu.
Cộng tác trên nội dung (Content Collaboration)
Với tất cả nội dung của tổ chức bạn lưu trữ trên đám mây, dễ dàng chia sẻ tài sản hoặc thư mục để cộng tác với người khác cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Mọi người bạn chia sẻ nội dung sẽ có quyền truy cập thông tin mới nhất - bất kỳ khi nào họ cần. Chia sẻ và ghi lại hợp tác trên nội dung cho phép người dùng theo dõi cách và khi nào mỗi mục đã được truy cập.
Xây dựng trang web (Build websites)
Với các giải pháp quản lý nội dung, bạn có thể xây dựng và xuất bản trang web một cách đơn giản. Quá trình xây dựng trang web hoàn toàn tích hợp qua nội dung, cộng tác và thiết kế thông qua một môi trường viết và xuất bản duy nhất.
Lợi ích mà một hệ thống CMS là gì?
Một trong những ưu điểm quan trọng của một hệ thống quản lý nội dung (CMS) là tính cộng tác. Nhiều biên tập viên có thể tạo, lên lịch hoặc quản lý nội dung để xuất bản. Vì giao diện người dùng thường được xây dựng dựa trên trình duyệt, nên một CMS có thể truy cập từ bất kỳ đâu bởi bất kỳ số lượng người dùng nào.
Ưu điểm thứ hai quan trọng của một CMS là nó cho phép những người không rành về về công nghệ, không biết lập trình, dễ dàng tạo và quản lý nội dung của họ. Các trình biên tập kéo và thả của một CMS cho phép người dùng nhập văn bản và tải lên hình ảnh mà không cần biết bất kỳ ngôn ngữ lập trình HTML hoặc CSS nào.
Khi một công ty sử dụng một CMS để xuất bản trang web của mình, nó giảm sự phụ thuộc vào các lập trình viên front-end để thực hiện thay đổi trên trang web, làm cho việc xuất bản trang web mới trở nên nhanh chóng và dễ dàng, cải thiện trải nghiệm số hóa cho người dùng và khách truy cập.
Khi một công ty sử dụng một CMS để xuất bản nội dung đến các kênh khác - như mạng xã hội, ứng dụng di động và thương mại điện tử, nó có thể giảm đáng kể lượng công việc phát triển cần thực hiện và làm cho việc phân phối nội dung đến các kênh khác nhau trở nên dễ dàng hơn và có thể thực hiện đồng thời.
Bên cạnh đó đòi hỏi về trải nghiệm số đang tăng và không có dấu hiệu giảm sút. Người tiêu dùng hiện đại ngày nay đòi hỏi giải pháp đa kênh và trải nghiệm liền mạch. Công nghệ ngày nay cung cấp vô số cách giúp các công ty tương tác với khách hàng và duy trì sự kết nối. Chính vì vậy, theo dự đoán, thị trường CMS sẽ tăng từ 36 tỷ USD vào năm 2018 lên 123,5 tỷ USD vào năm 2026.
Các công ty nhận ra là một hệ thống CMS có thể giúp họ tận dụng toàn bộ giá trị của nội dung bằng cách tối ưu hóa quá trình tạo và phân phối nội dung. Các đội marketing và bán hàng đầu tư vào một CMS có thể mong đợi đạt được bốn lợi ích chính trong quá trình đưa thông điệp của họ ra thị trường và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
Cộng tác và tổ chức mạnh mẽ hơn
Với một hệ thống quản lý nội dung (CMS), nhiều thành viên trong đội content marketing có thể đóng góp và giúp xuất bản nội dung. Với tính năng quản lý quy trình làm việc, lưu trữ nội dung và lên lịch, hệ thống giúp họ duy trì tất cả mọi thứ một cách liền mạch. Hệ thống dựa trên trình duyệt có thể truy cập từ bất kỳ đâu, và các thành viên đội marketing ở các địa điểm khác nhau có thể hợp tác vào các nội dung trong cùng một hệ thống và trên phiên bản mới nhất. Tất cả các thành viên trong đội có thể truy cập cùng một nội dung vì nó được lưu trữ ở cùng một nơi. Không cần gửi nhiều tệp cho nhiều người - và không cần phải đối mặt với sự phức tạp từ việc kiểm soát nhiều phiên bản.
Dễ dàng cho người sử dụng
Với một CMS, người dùng không cần phải học HTML hoặc CSS. Bất kể trình độ kỹ thuật nào, người dùng trong toàn bộ tổ chức có thể tạo và xuất bản nội dung. Hệ thống quản lý nội dung giúp dễ dàng tải nội dung lên trang web và cập nhật nó thông qua một trình soạn thảo nội dung.
Công cụ, plugin tối ưu hóa SEO và nội dung
Muốn cải thiện tối ưu hóa SEO và tăng lượng truy cập với? Với một CMS, bạn có thể thêm các plugin và công cụ để tăng xếp hạng tìm kiếm của bạn. Những công cụ này có thể bao gồm tùy chọn trong giao diện front-end để thêm titles, meta descriptions và alt tags.
Nhiều thời gian để tối ưu nội dung hơn
Với một hệ thống CMS đơn giản, sắp xếp tốt hơn, các công cụ và plugin giúp SEO, người tạo nội dung có thể tập trung vào việc sản xuất nội dung chất lượng. Đội marketing không cần phải làm việc với nhiều tệp hoặc code. Họ có thể chia sẻ công việc với đồng nghiệp dễ dàng, ngay cả khi những đồng nghiệp đó ở xa. Họ có thêm nhiều thời gian để tinh chỉnh văn bản, điều chỉnh hình ảnh, sản xuất thêm nội dung video hoặc tiến hành kiểm tra A/B trên các dòng tiêu đề, CTAs và định dạng khác.
Sự phát triển từ CMS đến DXP
CMS theo truyền thống gắn liền với trải nghiệm kỹ thuật số, hỗ trợ các trang web, ứng dụng của tổ chức. Tuy nhiên, với phạm vi trải nghiệm kỹ thuật số ngày càng mở rộng và kỳ vọng ngày càng tăng, CMS thông thường không được trang bị đầy đủ các tính năng cần thiết.
Do những hạn chế của CMS, chúng ta đang chứng kiến sự gia tăng của DXP. DXP là viết tắt của Digital Experience Platform, có nghĩa là nền tảng trải nghiệm kỹ thuật số. Theo Grand View Research, quy mô thị trường DXP toàn cầu được định giá 11,17 tỷ USD vào năm 2022 và dự kiến sẽ mở rộng với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) là 11,9% từ năm 2023 đến năm 2030.
Khách hàng hiện đại muốn tương tác được cá nhân hóa, dịch vụ chủ động và trải nghiệm được kết nối trên nhiều kênh và không giống như CMS, DXP cho phép bạn giải quyết toàn bộ hành trình của khách hàng từ trước đến sau chuyển đổi. Nói cách khác, DXP là một CMS đã phát triển để đáp ứng nhu cầu của các nhóm nội dung hiện đại.
Để hiểu thêm DXP là gì, lợi ích mà DXP mang lại bạn có thể tìm hiểu qua bài viết bên dưới của chúng tôi.
>>> Nền tảng trải nghiệm kỹ thuật số - DXP là gì?
Kết luận
Tóm lại, CMS đóng vai trò quan trọng trong quá trình tạo và quản lý trang web. CMS làm cho việc xây dựng trang web trở nên đơn giản hơn và không cần phải có kiến thức kỹ thuật sâu. Người dùng CMS cũng không cần phải là chuyên gia về lập trình web.
Onnet Consulting tin rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin CMS là gì, những thông tin bổ ích và thú vị về hệ thống quản lý nội dung (CMS), công cụ giúp tạo, chỉnh sửa và quản lý nội dung trên trang web của bạn.
