ERP đang ngày càng phổ biến và trở nên không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn phát triển. Vậy phần mềm ERP là gì và khi nào công ty cần sử dụng hệ thống ERP.
Cùng Onnet Consulting tìm hiểu các khái niệm về phần mềm ERP thông qua bài viết dưới đây.
Phần mềm ERP doanh nghiệp là gì?
Phần mềm ERP là gì?
ERP được viết tắt từ Enterprise Resource Planning nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP là loại phần mềm được phát triển và triển khai để quản lý toàn bộ các hoạt động kinh doanh của một tổ chức hoặc doanh nghiệp.
ERP được thiết kế để tích hợp và tối ưu hóa quy trình và tài nguyên của tổ chức, từ quản lý tài chính, sản xuất, quản lý khách hàng, nguồn nhân lực, đến quản lý chuỗi cung ứng và nhiều khía cạnh khác của hoạt động kinh doanh.
Các thành phần của phần mềm ERP là gì?
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn tận dụng hết tiềm năng của hệ thống ERP để đáp ứng mục tiêu của mình và thúc đẩy hiệu suất kinh doanh cần phải hiểu rõ về các thành phần của ERP. Dưới đây là một cái nhìn về 8 thành phần cốt lõi của một hệ thống phần mềm ERP và cách chúng hỗ trợ doanh nghiệp thông qua việc đơn giản hóa quy trình và cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực.
Quản lý tài chính và kế toán
Là một nền tảng trung tâm để quản lý tất cả các hoạt động tài chính, quản lý kế toán và tài chính thường được xem là thành phần quan trọng nhất của một hệ thống ERP. Trong thành phần này, có các công cụ mà doanh nghiệp có thể sử dụng để theo dõi, lưu trữ và phân tích các yếu tố tài chính khác nhau, bao gồm tài khoản phải trả (AP), tài khoản phải thu (AR), sổ cái chung (GL), ngân sách và dự báo. Trong một số trường hợp, một module quản lý kế toán và tài chính cũng có thể thực hiện các nhiệm vụ nâng cao, như quản lý thuế, quản lý tài sản cố định và cân đối nhiều loại tiền tệ.
Do tính nối kết của hệ thống ERP, thành phần quản lý kế toán và tài chính có thể tích hợp với các thành phần phần mềm ERP cốt lõi khác để cung cấp thông tin tài chính chính xác cho toàn doanh nghiệp - một yếu tố quan trọng bởi vì các nhà lãnh đạo tài chính cần theo dõi và sử dụng dữ liệu từ các phòng ban khác nhau để đưa ra quyết định thông thái về quản lý tiền mặt, nguồn tài trợ và kiểm soát tài chính.
Hệ thống ERP cũng đơn giản hóa quy trình phức tạp của việc quản lý, tổ chức và lập kế hoạch tài chính bằng cách xử lý các nhiệm vụ như lập hóa đơn và thanh toán, công nhận doanh thu và báo cáo tài chính. Khi đó, việc nhập dữ liệu thủ công được giảm thiểu, giảm nguy cơ sai sót và giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ khác - chẳng hạn như kết thúc sổ sách đúng thời hạn. Ngoài ra, các nhóm lập kế hoạch tài chính và phân tích sẽ có dữ liệu tài chính cập nhật để chuẩn bị các báo cáo quan trọng và báo cáo tài chính.
Nhân sự (HR)
Nhân sự (HR), hoặc quản lý vốn nhân loại (HCM), là một phần thiết yếu để quản lý lực lượng lao động của một doanh nghiệp. Phần HR của một hệ thống ERP cung cấp các công cụ giúp tối ưu hóa các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự, chẳng hạn như tuyển dụng, quản lý nhân viên, đánh giá hiệu suất và xử lý lương - phần cuối cùng cũng có thể là một phần của thành phần quản lý tài chính, tùy thuộc vào nhà cung cấp phần mềm ERP.
Cụ thể hơn, các module HR đóng một vai trò quan trọng trong việc tập trung và duy trì thông tin nhân viên và thông tin về các quyền lợi, cũng như theo dõi giờ làm việc, thời gian nghỉ có trả lương và số ngày nghỉ ốm đã sử dụng, cùng với các chi tiết quan trọng khác về nhân viên. Việc tập hợp dữ liệu này loại bỏ rủi ro của việc trùng lặp hoặc sai sót thường gặp trong các bảng tính và phần mềm không liên quan.
Một thành phần HR đa dạng cũng giúp doanh nghiệp tổ chức và tối ưu hóa lực lượng lao động của họ bằng cách cho phép phòng nhân sự chuyển từ việc tập trung chỉ vào các nhiệm vụ hành chính sang vai trò đối tác chiến lược của doanh nghiệp. Ví dụ, một doanh nghiệp có thể sử dụng số liệu hiệu suất của nhân viên để xác định cơ hội cải thiện sự tham gia hoặc năng suất và thậm chí thúc đẩy sự phát triển của nhân viên. Các chức năng chiến lược HR bổ sung có thể bao gồm kế hoạch lực lượng và kế hoạch kế thừa, hai quy trình kinh doanh đảm bảo rằng người lao động phù hợp đúng vị trí vào bất kỳ thời điểm nào. Cả hai dựa trên việc phân tích dữ liệu HR, từ số lượng nhân viên hiện tại đến nhu cầu dự đoán về nhân sự - tất cả được thu thập dễ dàng với dữ liệu thời gian thực và lịch sử trong hệ thống ERP.
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
Thành phần CRM (Customer Relationship Management) của một hệ thống ERP có vai trò thu thập, tổ chức và phân tích thông tin về khách hàng và tiềm năng, chẳng hạn như chi tiết liên hệ, lịch sử bán hàng và hồ sơ dịch vụ, trong một kho dữ liệu trung tâm. Dữ liệu này sau đó có thể được sử dụng để tăng cường tương tác với khách hàng, cải thiện mối quan hệ, tự động hóa các quy trình chính và cung cấp những thông tin quan trọng. Nó cũng có thể được truyền vào các thành phần phần mềm ERP khác, chẳng hạn như quản lý tài chính và kế toán, hoặc kết hợp với các tính năng bổ sung khác, như quản lý đơn đặt hàng và quản lý tiếp thị.
Ví dụ, các nhóm bán hàng và marketing có thể sử dụng thành phần CRM để truy cập thông tin khách hàng thời gian thực để hiểu rõ hơn về hành vi của người tiêu dùng hoặc mô hình bán hàng. Thành phần này cũng có thể nêu bật những lĩnh vực cần cải thiện - ví dụ, nếu có sự tăng đột ngột của các đánh giá tiêu cực hoặc các yêu cầu hỗ trợ. Sự nhận thức về khách hàng gia tăng này hỗ trợ mối quan hệ từ doanh nghiệp tới khách hàng, tạo niềm tin, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và cuối cùng dẫn đến lợi nhuận cao hơn. Giống như một hệ thống CRM độc lập, thành phần CRM này cũng có thể tự động hóa các nhiệm vụ, chẳng hạn như quản lý cơ hội và theo dõi quy trình bán hàng.
Trong khi đó, người phụ trách dịch vụ khách hàng có thể sử dụng thành phần CRM để truy cập lịch sử đầy đủ của từng khách hàng, giúp họ phản hồi tốt hơn cho các yêu cầu dịch vụ. Các yêu cầu hỗ trợ có thể được giao tự động cho các người phụ trách sẵn có, với việc theo dõi tiến độ và thời gian giải quyết tự động. Khía cạnh này của module CRM có thể đảm bảo doanh nghiệp giải quyết các mối quan tâm của khách hàng một cách nhanh chóng, một lần nữa dẫn đến sự hài lòng của khách hàng cao hơn và sự trung thành với thương hiệu tăng lên.
Trí tuệ doanh nghiệp (BI)
Trí tuệ doanh nghiệp - Business Intelligence (BI) giúp cho doanh nghiệp dễ dàng phân tích các lượng dữ liệu lớn từ các nguồn khác nhau trong hệ thống ERP, từ quản lý tài chính đến quản lý kho và mọi thứ ở giữa. Góc nhìn rộng này cho phép doanh nghiệp theo dõi mối tương quan và phụ thuộc giữa các khía cạnh khác nhau của tổ chức để hỗ trợ việc điều chỉnh tổ chức. Những người quyết định sau đó có thể dựa vào thông tin tài chính và hoạt động thời gian thực và xu hướng để đưa ra quyết định nhanh chóng và thông minh hơn.
Lý tưởng nhất, BI nên vượt xa việc báo cáo lịch sử bằng cách kết hợp các mô hình và phân tích dự đoán để doanh nghiệp có cái nhìn đầy đủ về hiệu suất trong quá khứ, hiện tại và tiềm năng trong tương lai. Dữ liệu kết quả sau đó được tự động xử lý và trình bày theo cách có ý nghĩa và dễ tiếp cận. Ví dụ: bằng cách sử dụng hệ thống ERP hỗ trợ BI dashboards, những người ra quyết định có thể nhanh chóng truy cập các biểu đồ trực quan về các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cũng như các số liệu và dữ liệu liên quan khác cần thiết để điều hành doanh nghiệp. Phân tích dữ liệu được đơn giản hóa kết hợp với những thông tin rõ ràng, rõ ràng giúp phát hiện các lĩnh vực cần quan tâm dễ dàng hơn, mở đường cho các công ty chủ động thích ứng với những thay đổi tiềm ẩn và duy trì lợi thế cạnh tranh.
BI cũng có thể cung cấp thông tin quý báu về hành vi của khách hàng, xu hướng thị trường và hiệu suất của đối thủ. Thông tin này sau đó có thể được sử dụng để định hình chiến lược tiếp thị và phát triển sản phẩm - với mục tiêu cuối cùng là cải thiện sự hài lòng của khách hàng và sự phát triển của doanh nghiệp.
Quản lý chuỗi cung ứng (SCM)
Quản lý chuỗi cung ứng bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc biến đổi nguyên liệu thành sản phẩm hoàn thiện và giao hàng chúng cho đối tác hoặc khách hàng. Trong một hệ thống phần mềm ERP, thành phần SCM (Supply Chain Management) theo dõi việc di chuyển của nguyên liệu và hàng hóa trong chuỗi cung ứng, từ việc mua hàng đến giao hàng tận nơi. Thành phần SCM cũng có thể quản lý việc trả lại sản phẩm, hoàn trả và thay thế sản phẩm.
Bởi vì quản lý chuỗi cung ứng là một lĩnh vực rất rộng, các hệ thống ERP có thể chia thành từng thành phần cụ thể hơn để doanh nghiệp có thể kiểm soát chi tiết hơn. Ví dụ, thành phần SCM của một hệ thống ERP có thể bao gồm các công cụ chuyên biệt cho việc mua hàng, quản lý sản xuất và logistics, quản lý tồn kho, quản lý kho hàng và thậm chí quản lý đơn hàng.
Trong môi trường mô-đun, các doanh nghiệp có thể kích hoạt các thành phần phù hợp nhất với nhu cầu của họ về chuỗi cung ứng. Các doanh nghiệp có bộ phận mua hàng riêng, ví dụ, có thể sử dụng một mô-đun mua hàng để theo dõi hiệu suất nhà cung cấp, xử lý hóa đơn tự động và quản lý các yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng - tất cả trong một hệ thống được quản lý tập trung.
Quản lý sản xuất và logistics
Mặc dù quản lý sản xuất và quản lý logistics có thể thuộc lĩnh vực rộng hơn của quản lý chuỗi cung ứng, đó là một thành phần phổ biến của hệ thống ERP. Ví dụ, hệ thống ERP thường cung cấp một loại phần mềm quản lý hoạt động sản xuất, chẳng hạn như hệ thống quản lý sản xuất, khả năng lập kế hoạch theo nhu cầu hoặc quản lý logistics của bên thứ ba. Các công cụ này giúp các nhóm sản xuất lập kế hoạch và theo dõi các chuỗi sản xuất dựa trên yêu cầu được dự đoán, quản lý việc lắp ráp sản phẩm và đảm bảo chất lượng, lập kế hoạch và theo dõi phân phối, và theo dõi quá trình hoàn thành thông qua quá trình giao hàng.
Đối với các nhà sản xuất, một trường hợp sử dụng cho một thành phần như vậy là để đơn giản hóa việc tạo ra một danh mục vật liệu (BOM) - về cơ bản là "công thức" để sản xuất một sản phẩm. Việc chuẩn bị và quản lý BOM thủ công dễ gây ra lỗi, đặc biệt là đối với các sản phẩm được tạo thành từ hàng trăm bộ phận hoặc đối với các công ty sản xuất hàng trăm sản phẩm. Tuy nhiên, thành phần sản xuất của một hệ thống ERP có thể tự động tạo ra BOM dựa trên thiết kế sản phẩm, giảm thiểu lỗi và thời gian để chuyển từ giai đoạn thiết kế sang giai đoạn sản xuất. Các công ty có thể tạo ra các mẫu BOM tiêu chuẩn tuân theo cùng cấu trúc và định dạng, làm cho chúng dễ hiểu và làm việc. Và bất kỳ thay đổi nào trong BOM có thể được theo dõi theo thời gian thực - với kiểm soát phiên bản.
Quản lý hàng tồn kho
Thành phần quản lý tồn kho của hệ thống ERP cũng thuộc lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng, nhưng với sự tập trung vào việc giúp các công ty tối ưu hóa mức tồn kho và giảm thiểu sự dư thừa. Dữ liệu tồn kho thời gian thực được sử dụng để cung cấp khả năng nhìn thấy và kiểm soát lớn hơn đối với số lượng mặt hàng, vị trí và thậm chí lịch sử hiệu suất của các nguyên liệu thô hoặc các đơn vị quản lý hàng tồn kho (SKUs) khác nhau. Nhận thức cao hơn thông báo quyết định về mua sắm và đặt hàng lại, có thể giảm chi phí lưu kho và ngăn chặn tình trạng hết hàng.
Bằng cách tích hợp dữ liệu tài chính và dữ liệu từ các nhà cung cấp, hoạt động kho hàng và quy trình sản xuất, các module quản lý tồn kho cung cấp cho người quyết định cái nhìn tổng thể hơn về các chỉ số như chi phí hàng bán (COGS), tỷ lệ quay vòng tồn kho và tỷ lệ thu hẹp. Các phân tích này có thể hỗ trợ quyết định về cách cải thiện hiệu suất tồn kho để tăng lợi nhuận.
Ngoài ra, các module quản lý tồn kho thường có thể tự động hóa việc tái cung cấp, kiểm kê chu kỳ và dự đoán nhu cầu - tất cả đều có thể làm chặt chẽ kiểm soát tồn kho trong khi giảm thiểu sai sót của con người.
Quản lý kho
Tương tự quản lý tồn kho, quản lý kho hàng bao gồm các quy trình liên quan đến việc lưu trữ, đặt hàng lại và quản lý hàng tồn kho. Sự khác biệt là quản lý kho hàng tập trung vào việc di chuyển hàng tồn kho, trong khi quản lý tồn kho xem xét hàng tồn kho ở một cấp độ cao hơn. Trong một hệ thống ERP, thành phần quản lý kho hàng nhằm tối ưu hóa việc tổ chức, lưu trữ và di chuyển sản phẩm trong kho của một công ty. Các yếu tố quan trọng được xem xét bởi các module quản lý kho hàng bao gồm bố trí kho, xử lý vật liệu và năng suất lao động.
Việc tích hợp một module quản lý kho hàng trong bộ ứng dụng ERP giúp doanh nghiệp vận hành kho hàng của họ hiệu quả hơn, giảm chi phí và thực hiện đơn hàng nhanh hơn. Cụ thể, các module liên quan đến kho hàng có thể phân tích dữ liệu hoạt động kho để xác định các chỗ kẹt và các quy trình không hiệu quả, chẳng hạn như cấu trúc kho hàng kém hoặc không gọn gàng dẫn đến thời gian di chuyển của công nhân tăng lên. Những điểm dữ liệu này có thể giúp các công ty nảy ra ý tưởng về cách tối ưu hóa quy trình kho hàng và giảm thiểu lãng phí.
Các module quản lý kho hàng cũng có thể thông tin cho các hoạt động lưu trữ cốt lõi như việc nhận hàng, sắp xếp, chọn lựa và đóng gói. Kết quả là, nhân viên kho hàng có thể tìm kiếm, di chuyển và theo dõi hàng hóa trong kho hàng một cách tốt hơn. Hàng hóa sau đó được đóng gói và giao hàng, tăng cường năng suất kho hàng và cho phép khách hàng nhận được hàng hóa của họ nhanh hơn.
Một số thành phần khác
Mặc dù tám thành phần trước đó thường có trong hầu hết các hệ thống ERP, các tính năng bổ sung của ERP như quản lý rủi ro, quản lý tiếp thị và khả năng lập kế hoạch, eCommerce, dự báo có thể tăng cường đáng kể hoạt động của doanh nghiệp và khả năng đưa ra quyết định.
Tổng hợp các hệ thống quản trị ERP tại Việt Nam
Phần mềm quản lý ERP trong nước
Có thể kể tên một số phần mềm ERP nổi tiếng trong nước như:
- Phần mềm ERP Việt Nam – Misa
- Phần mềm Bravo
- Phần mềm Ecount
- Phần mềm Fast Business Online
Ưu điểm có các phần mềm ERP trong chính là có hệ thống biểu mẫu báo cáo theo chuẩn mực kế toán Việt Nam và khả năng tùy biến cao, đáp ứng được mọi yêu cầu quản trị tổng thể và đa ngành nghề. Ngoài ra, xét về chi phí triển khai, các phần mềm ERP nội địa cũng có chi phí thấp hơn.
Bên cạnh ưu điểm, các phần mềm ERP nội địa cũng có một số nhược điểm như chưa ổn định, chưa xây dựng thương hiệu tốt nên chưa chiếm được lòng tin của chính khách hàng trong nước.
Phần mềm quản lý ERP nước ngoài
Hiện nay, rất phần mềm ERP nước ngoài nổi tiếng đã có mặt tại Việt Nam dưới sự tư vấn triển khai của chính các đối tác trong nước. Có thể kể ra một số cái tên nổi bật như:
- Odoo
- Acumatica
- SAP
- Netsuite
- Oracle
- Microsoft Dynamics
Ưu điểm của các phần mềm ERP nước ngoài đó chính là sự ổn định, có quy trình chẩn quốc tế được chứng thực từ thành công của vô số doanh nghiệp trên thế giới. Bên cạnh đó, các giải pháp ERP này có hệ thống đối tác tư vấn triển khai giàu kinh nghiệm trong nước, ví dụ như Onnet Consulting (Odoo và Acumatica), có thể đảm bảm thành công cho dự án ERP của doanh nghiệp.
Tuy nhiên nếu xét về nhược điểm, các phần mềm ERP nước ngoài có chi phí triển khai khá cao. Bên cạnh đó, việc hó tương thích với hệ thống kế toán của Việt Nam đòi hỏi phải tích hợp, tuỳ chỉnh nhiều cũng là điểm đáng cân nhắc.
Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống ERP là gì?
Doanh nghiệp đang sử dụng quá nhiều phần mềm riêng lẻ
Trong một doanh nghiệp có rất nhiều phòng ban để quản lý những mảng công việc khác nhau. Như trước đây, mỗi phòng ban sẽ sử dụng từ một đến nhiều phần mềm để hỗ trợ hỗ trợ giải quyết công việc cũng như và xử lý dữ liệu riêng. Rắc rối cũng bắt nguồn từ chính đặc điểm đó.
Một ví dụ cụ thể là trong trong một tổ chức mà nhân viên kế toán sử dụng một hệ thống để lưu trữ thông tin thu chi nhưng nhân viên bán hàng thì có hệ thống riêng để nhập đơn hàng, theo dõi bán hàng...Rắc rối sẽ tăng lên theo cấp số nhân nếu như doanh nghiệp đó có nhiều chi nhanh hơn và các chi nhánh lại không đồng nhất trong việc sử dụng phần mềm.
Việc có quá nhiều phần mềm tham gia vào việc quản lý là kẽ hở cho nhưng sai lệch xuất hiện. Thiếu tính thống nhất, tính nhất quán có thể gây nên những hậu quả không nghiêm trọng. Ngoài ra nó còn làm giảm năng suất công việc, nhà quản lý không nắm được chính xác tình hình công việc để đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời.
Khi dấu hiệu kể trên xuất hiện thì chứng tỏ đã đến lúc doanh nghiệp của bạn cần đến một hệ thống ERP. Một hệ thống ERP tốt, chẳng hạn như Odoo sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn đó. Với ERP, tất cả dữ liệu ở mọi phòng ban sẽ được quản lý trên một hệ thống duy nhất. Mọi dữ liệu được cập nhật liên tục, liên kết chặt chẽ và chia sẻ dễ dàng.
Dữ liệu khó truy cập, thông tin không được cung cấp kịp thời
Dữ liệu là một tài sản quan trọng của mọi doanh nghiệp vì vậy vệc quản lý chúng an toàn, khoa học rất quan trọng. Doanh nghiệp càng lớn thường tỉ lệ thuận với khối lượng dữ liệu vì vậu nếu quản lý không tốt sẽ dẫn đến khó khăn trong việc phân loại, tìm kiếm và sử dụng.
Dữ liệu không quản lý tốt sẽ khiến nhân viên gặp khó khăn, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Nhân viên bán hàng sẽ mất nhiều thời gian để thống kê lượng đơn hàng trong ngày, nhân viên kho gặp khó khăn trong việc xác định lượng hàng còn lại trong khi nhân viên kế toán vất vả để xem doanh thu...Những điều này dẫn sẽ làm tiêu tốn thời gian, tổn hại đến năng suất, hiệu quả của toàn thể doanh nghiệp.
Với ERP mọi dữ liệu sẽ được liên kết và chia sẽ ngay lập tức, tính đúng đắn của dữ liệu gần như là tuyệt đối bất cứ khi nào cần tới. Từ đó giúp cho các quyết định của doanh nghiệp sẽ kịp thời và đạt hiệu quả cao hơn
Bộ phận kế toán tốn quá nhiều thời gian cho giấy tờ và excel
Ngày nay vẫn còn nhiều công ty sử dụng các bảng tính excel để quản lý thông tin kế toán, sổ sách của mình. Điều đó buộc nhân viên kế toán của họ tiêu tốn nhiều thời gian nhập tay những hóa đơn, đơn đặt hàng và củng cố thông tin tài chính thông qua vô số bảng tính Excel. Công việc này không những gây lãng phí thời gian mà còn dễ dẫn đến những sai sót không đáng có.
Triển khai giải pháp ERP giảm tải công việc của bộ phận kế toán. Các bài báo cáo được tạo ra nhanh chóng dễ dàng hơn mà không có chỗ cho sau sót. Với việc cho phép truy cập vào các bản báo cáo nhanh chóng giúp nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn, nhanh chóng hơn rất nhiều.
Số lượng khách hàng không hài lòng ngày càng nhiều
Một trong những công việc quan trọng đối với doanh nghiệp đó chính là quản lý kho hành. Quy mô càng lớn thì công việc này càng quan trọng và khó khăn hơn. Nếu như các số liệu bán hàng, số liệu hàng tồn trong kho, hàng đang nhập và hàng đang giao cho khách không được tổ chức đồng bộ dễ gây ra những trục trặc cho quá trình kinh doanh.
Ví dụ một khách hàng đặt mua một sản phẩm A tuy nhiên do quản lý thông tin không tốt dẫn đến việc hết hàng mà không biết. Từ đó đánh mất cơ hội bán hàng của doanh nghiệp.
Với hệ thống ERP, nhân viên của mọi bộ phận đều có quyền truy cập thông tin cập nhật, trả lời nhanh chóng các câu hỏi của khách hàng đặt ra, đồng thời dữ liệu trong hệ thống sẽ được đảm bảo độ chính xác, hạn chế tối đa sai số. Bài toán khó của doanh nghiệp đã được giải quyết triệt để với phần mềm quản trị ERP.
Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản trị ERP phù hợp
Việc lựa chọn giải pháp ERP phù hợp đóng vai trò vô cùng quan trọng trong thành-bại của một dự án ERP.
Nhưng như thế nào là phù hợp, để trả lời cho câu hỏi đó bạn cần xem xét 10 tiêu chí đã được chúng tôi trình bài chi tiết trong bài viết bên dưới:
>>> Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản trị ERP phù hợp
Lưu ý khi triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp
Triển khai ERP rõ ràng là một dự án trọng điểm đối với các doanh nghiệp bởi vì không chỉ tiêu tốn của doanh nghiệp nhiều thời gian, nguồn lực mà còn cả chi phí. Một dự án ERP thành công sẽ trở thành bàn đạp đưa doanh nghiệp đến thành công, ngược lại nó sẽ là một gánh nặng.
Để hạn chế rủi ro cho một dự án ERP, doanh nghiệp cần theo dõi các lưu ý sau đây:
- Lập kế hoạch chi tiết: Đầu tiên nhưng cũng quan trọng nhất trong bất kỳ dự án nào đó chính là việc lập kế hoạch. Bạn cần biết rõ mình cần gì, muốn đạt được điều gì từ dự án này. Cũng cần xác định rõ phạm vi dự án, nguồn lực, chi phí và thời gian cần tiêu tốn.
- Đảm bảo sự phù hợp: Các xem xét liệu hệ thống mới có thật sự tương thích với những cái đang có tại doanh nghiệp không như quy trình, khả năng tích hợp với ứng dụn, hệ thống.
- Đào tạo: Đào tạo là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thành công của một dự án ERP nói riêng và dự án CNTT nói chung. Nếu bạn để nhân viên của mình "lạc lõng" với một hệ thống ERP mới, họ sẽ không hiểu được mối quan hệ, sự phụ thuộc và quy trình làm việc. Như vậy, chúng có thể sẽ bắt đầu gây ra các lỗi gây tốn kém và mất thời gian để sửa. Tất cả những điều đó có thể tránh được nếu được đào tạo kỹ lưỡng.
>>> Tại sao đào tạo lại quan trọng để triển khai ERP thành công?
- Quản lý dự án: Việc này giúp bạn kiểm soát được được dự án của mình đang đi đúng hướng theo ngân sách và thời gian đã đề ra trong kế hoạch.
- Tích hợp dữ liệu: Đảm bảo tích hợp dữ liệu đúng cách giữa các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp để đảm bảo thông tin là thống nhất và chính xác.
- Quản lý thay đổi: Chuẩn bị kiến thức và tâm lý nhân viên trước sự thay đổi trong quy trình công việc và văn hóa tổ chức khi triển khai hệ thống ERP. Nhân viên chính là những người sử dụng hệ thống chính, nếu họ phản đối thì dự án không thể về đích an toàn.
Trên đây là một số lưu ý chính mà doanh nghiệp cần quan tâm khi triển khai dự án ERP. Ngoài những lưu ý ở trên, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến việc đánh giá liên tục, hỗ trợ kỹ thuật từ đối tác triển khai cũng như nhà cung cấp giải pháp,...
Giải pháp tích hợp phần mềm ERP với bên thứ ba để tối ưu vận hành
Không có hệ thống ERP nào là hoàn hảo và có để đáp ứng được nhu cầu của mọi doanh nghiệp, chính vì vậy việc tích hợp với giải pháp của bên thứ ba chính là các tối ưu vận hành tốt nhất.
Việc tích hợp hệ thống ERP với bên thứ 3 có thể giải quyết được các nhu cầu đặc thù trong lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tích hợp thêm các tiện ích mở rộng vào ERP cũng góp phần tạo nên một bộ công cụ linh hoạt và có thể tùy chỉnh với chức năng mang đến giá trị gia tăng cho doanh nghiệp.
Với Onnet Consulting, đối tác của các giải pháp ERP hàng đầu như Odoo, Acumatica hay OpenEduCat, chúng tôi có mối quan hệ đối tác với hơn 100 giải pháp nội địa để phục vụ yêu cầu tích hợp của khách hàng như:
Kết luận
Trên đây, Onnet Consulting đã chia sẻ có các bạn những thông tin cần thiết về phần mềm ERP là gì cũng như các lưu ý quan trọng trong việc chọn lựa cũng như triển khai một hệ thống ERP cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên mỗi doanh nghiệp thuộc mỗi ngày nghề đều có những đặc thù riêng nên sẽ không có chuẩn mực nào chung phù hợp với tất cả. Chính vì vậy để biết được giải pháp ERP nào thực sự phù hợp với doanh nghiệp, phạm vi triển khai như thế nào là phù hợp bạn cần có một chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong ngành để đưa ra tư vấn.
Nếu bạn đang cần một đơn vị như vậy, hãy liên hệ với chuyên gia tư vấn của Onnet Consulting, chúng tôi sẵn sàng giúp đỡ bạn trong hành trình chuyển đổi số của mình.
